Vom französischen Schriftsteller Romain Gary stammt der Satz: „Bei der nächsten Sintflut wird Gott nicht Wasser, sondern Papier verwenden.“ Davon können viele Top Manager und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein Lied singen: Bei den Sitzungen geht es um wichtige Entscheidungen, Investitionen und Zukunftsvisionen. Hier werden Arbeitsplätze geschaffen und der Börsengang gestemmt. Doch vor und bei jeder Sitzung heißt es: Rette sich wer kann, die Papierflut kommt.
Nach Angaben des Bundesumweltamtes verbrauchte 2012 jeder Deutsche rund 244 Kilogramm Papier[1] – nur in wenigen Ländern ist der pro Kopf Verbrauch höher. Dabei schreien moderne Technologien, etwa leichte und leistungsstarke Tablets und PCs, geradezu nach der digitalen Revolution im Unternehmen. Die Papierflut belastet nicht nur die Umwelt stark[2], sondern oft die eigenen Nerven. Papier ist geduldig, Geschäftsleute müssen es allerdings auch sein: Denn weder aktualisieren sich die bedruckten Blätter von selbst – noch lassen sich die sperrigen Ordner auf Reisen bequem durcharbeiten.
Vor der Sitzung: Der Papiertiger ist los
Es ist das typische Szenario vor einer Sitzung: Assistenzen und Sekretariate haben alle Hände voll zu tun, die Unterlagen noch rechtzeitig bereitzustellen, Drucker und Kopierer laufen heiß. Berichte aus den verschiedenen Bereichen und Strategiepapiere wollen entlang der straffen Agenda entscheidungsrelevant zusammengefügt werden. Oft kommen mehrere hundert Seiten zusammen. Das Warten auf Freigaben und die unvermeidlichen Änderungen in letzter Minute erhöhen den Stressfaktor. Das Verschicken kostet Zeit und Geld: Neben den Druckkosten fallen auch Portokosten an.
Viele Manager sind Mitglied in mehreren Gremien und häufig unterwegs. Papierunterlagen zu transportieren ist umständlich und beschwerlich. Gerhard Roggemann, stellvertretender Aufsichtsratsvorsitzender bei der Deutschen Börse und Aufsichtsratsmitglied in verschiedenen anderen Unternehmen, hatte oft schwer zu tragen: „Nicht nur das schiere Gewicht der Unterlagen war beim Reisen ein echtes Hindernis, sondern auch die Logistik“, berichtet Roggemann: „Manchmal musste ich die Unterlagen von zwei oder drei Sitzungen mitnehmen. Um die Flugzeit zum Durchlesen nutzen zu können, habe ich sie stets in meinem Handgepäck verstaut.“
Kompromisse bringen Enttäuschungen
Trotz dieser Nachteile: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Jede Technologie, die den bisher praktizierten Arbeitsablauf ändert, muss sich erst beweisen: Die Alternative zum Papier muss in zentralen Bereichen mindestens gleich gut oder besser funktionieren, damit sie in hochsensiblen Bereichen wie der Vorstandssitzung zum Einsatz kommen darf. Die Kernanforderungen heißen höchste Datensicherheit, äußerst simple Bedienbarkeit und unmittelbare Hilfestellung zu jeder Zeit. Das Problem - viele digitale Lösungen können all das nicht vollständig erfüllen: E-Mails werden meist doch wieder ausgedruckt und stellen zudem ein Sicherheitsrisiko dar. E-Reader erleichtern das Lesen, Markieren und Kommentieren von elektronischen Dokumenten. Einige dieser Technologien sind allerdings anfällig für Angriffe. Zudem können aus mehreren Dateien zusammengestellte PDF-Dateien oder Original-Dokumente wahre Speicherfresser sein und erfordern zum Teil hohe Bandbreiten bei der Aktualisierung, was sich für Vielreiser oft als unpraktisch erweist. Unternehmen können auch eine eigene Portal-Lösung entwickeln oder gängige Produkte zum Dokumentenmanagement verwenden. Allerdings müssen die Nutzer sich dann oft erst in das jeweilige interne Netzwerk einloggen, bevor sie auf ihre Unterlagen zugreifen können. Eigenentwicklungen haben den Nachteil, dass eine hohe Benutzerfreundlichkeit, wie sie die gängigen Lösungen am Markt bieten, nur mit viel Aufwand erreicht werden kann. Hinzu kommt: Ein 24/7-Support sowie die Erweiterung und Berücksichtigung neuer Anforderungen an solch ein Portal müssen von den eigenen Mitarbeitern bewerkstelligt werden.
Kompromisse bringen Enttäuschungen und lassen viele Unternehmen dann doch wieder auf Altbekanntes setzen.
Was ein hochwertiges Vorstandsportal leisten muss
Eine bequeme Alternative stellen die Speziallösungen am Markt für diesen Verwendungszweck dar. Anstatt Papierberge mit sich herumzutragen, können Führungskräfte online wie offline von ihrem Tablet, PC oder anderen Geräten mit der App oder einem Webbrowser auf ihre verschlüsselten Sitzungsdokumente zugreifen. Die Oberfläche sollte intuitiv zu bedienen sein, aktualisierte Unterlagen müssen in Sekundenschnelle heruntergeladen und unmittelbar zu finden sein. Nutzer sollten einzelne Passagen markieren, Notizen veröffentlichen oder privat halten können. Auch Abstimmungen oder Fragebögen gehören heute zum Standardrepertoire fortschrittlicher Lösungen. Eine telefonische Kundenbetreuung durch Fachpersonal des Anbieters sollte rund um die Uhr zur Verfügung stehen – direkt, nicht etwa über einen Anrufberater oder lästige Abfragesysteme. Höchste Sicherheitsvorkehrungen wie eine anspruchsvolle Datenverschlüsselung und ein abgestuftes Berechtigungskonzept, die auch den Anforderungen der anspruchsvollsten IT-Abteilungen gerecht werden, helfen die sensiblen Dokumente gegen unerwünschte Zugriffe abzusichern.
Der vielreisende Aufsichtsrat Gerhard Roggemann hat unter anderem die Löung von Diligent getestet und berichtet: „Diese App ist überaus benutzerfreundlich und ermöglicht praktisch alles, was man auf dem Papier machen kann, wie Lesen, Markieren und Notizen hinzufügen. Zudem können Aktualisierungen und Überarbeitungen nun in Echtzeit bereitgestellt werden. Das Beste ist jedoch, dass das Herumschleppen schwerer Dokumentenmappen endlich der Vergangenheit angehört.“
Das Papier wird und soll nicht von heute auf morgen aus den Führungsetagen verschwinden. Doch die Entwicklung von Vorstandsportalen wird helfen, die Papierflut einzudämmen und allen Beteiligten die Arbeit zu erleichtern. Und häufig zeigt sich, dass der Schritt ins digitale Zeitalter eher schneller als langsamer geschieht.