Mit der richtigen Lösung für digitale Gremienkommunikation gehören umfassende, schwere Papierstapel der Vergangenheit an. Das erleichtert die Verteilung der Unterlagen und ermöglicht Aktualisierungen in Echtzeit.
Unternehmen, die sich auf dem Weg befinden ihre Gremienkommunikation zu digitalisieren, können dazu verschiedene Ansätze verfolgen: Viele migrieren direkt auf speziell für Vorstände und Aufsichtsräte entwickelte Portal-Lösungen. Andere nutzen generische Software-Lösungen oder verlassen sich auf intern entwickelte Anwendungen, weil diese eine vermeintlich kostengünstige Alternative bieten.
Als Mittelweg stellt dieser Ansatz zwar zumindest eine gewisse Form der Digitalisierung der Vorstandskommunikation dar. Andererseits können dadurch die eigentlich mit der Digitalisierung verfolgten Ziele wie hohe Sicherheit, besserer Schutz der Daten und die Beschleunigung des Informationsflusses beeinträchtigt werden. Statt eine günstige Alternative zu den gedruckten Vorstandsunterlagen zu erhalten, zahlen viele Unternehmen dabei doppelt und dreifach – und das für eine Lösung, die weit hinter den Erwartungen zurückbleibt. Die Mehrheit der Unternehmen, die eine solche Erfahrung gemacht haben, wendet sich sehr schnell ab von den Standard-Lösungen und Eigenentwicklungen, um stattdessen zu sicheren Vorstandsportalen zu wechseln.
Unverschlüsselte und verschlüsselte E-Mails
Die Zustellung an persönliche E-Mail-Adressen ist in der Regel unsicher und anfällig für Fehler. Natürlich können Unternehmen ihren Vorständen auch verschlüsselte E-Mail-Adressen zur Verfügung stellen. Dadurch können zumindest einige der Sicherheitslücken kostenloser Provider wie beispielsweise Gmail[1] ausgeräumt werden. Wird eine E-Mail an den Vorstand gesendet, verliert das Unternehmen jegliche Kontrolle über die Inhalte – denn es kann nicht verhindert werden, dass der Empfänger die vertraulichen Informationen an unverschlüsselte E-Mail-Adressen weiterleitet oder E-Reader-Apps nutzt. Am Ende stellt die Versendung der Unterlagen per E-Mail ohnehin nur eine scheinbare Digitalisierung dar. Denn ironischerweise führt dieser Ansatz häufig dazu, dass die Unterlagen samt Anhang ausgedruckt werden und die Vorstände schlussendlich wieder gedruckte Unterlagen haben, die aber weder formatiert noch gebunden vorliegen.
Apps für E-Reader
Anwendungen für E-Reader erleichtern zweifellos das Lesen, Markieren und Teilen von PDF-Dokumenten. Um allerdings die vertraulichen Informationen adäquat zu schützen, müssen Anwender meist kostenpflichtige Versionen kaufen, damit sie eine sichere Verschlüsselung bekommen.
Diese beschränkt dann aber den Zugriff zu unsicheren Verbindungen wie beispielsweise auf Cloud-Speicher Dritter sowie auf ungeschützte E-Mail-Anwendungen für andere Nutzer. Zudem basieren PDF-Dokumente auf Adobe, einer Technologie, die sich als anfällig für Sicherheitslücken erwiesen hat[2]. Erst kürzlich wurde der Adobe Source Code auf privaten Servern einer Hacker-Gruppe gefunden. Eine Vorgehensweise wie diese kann daher hohe Folgekosten verursachen, wenn beispielsweise vertrauliche Informationen in falsche Hände geraten und Vorstandsunterlagen nicht korrekt gespeichert werden.
Cloud File Sharing Dienste
Kostenlose Dienste wie beispielsweise Dropbox ermöglichen das Transferieren von Dateien auf beziehungsweise von einem cloudbasierten Speicher. Auch wenn Verschlüsselung und zweifache Authentifizierung ein gewisses Maß an Sicherheit bieten, bleibt das Risiko höher als bei einer privaten Cloud Lösung.[3] Zudem kann es passieren, dass weniger bekannte oder finanziell schwächere Cloud- Speicher-Dienste quasi über Nacht vom Markt verschwinden – und damit auch Ihre Daten. Als beispielsweise Nirvanix die Schließung bekannt gab, mussten tausende Kunden eine neue Speicher-Lösung suchen oder riskieren, ihre Daten für immer zu verlieren[4].
Interne Portal-Lösungen
Unternehmen können eigene Portal-Lösungen entwickeln oder Produkte wie Sharepoint zum Dokumentenmanagement nutzen. Beide Ansätze haben allerdings ein paar Schwächen: Die Vorstände müssen sich eventuell zuerst in das private virtuelle Netzwerk (VPN) des Unternehmens einloggen, bevor sie auf das Portal zugreifen können. Neben dem Aufwand für den Support, der in der Regel in-house erfolgen muss, sind Eigenentwicklungen meist wenig benutzerfreundlich. Nicht selten müssen Sekretariate oder Vorstandsassistenten bei Problemen helfen, zu deren Lösung technisches Know-how nötig wäre. Egal wie dies intern organisiert wird - ein 24/7 Service ist bei in-house Lösungen eigentlich nicht möglich. Gemessen an dem wesentlich höheren Zeitaufwand und den Unannehmlichkeiten, die interne Portal-Lösungen für die Mitarbeiter und Vorstandsmitglieder verursachen, liegen die wahren Kosten einer Eigenentwicklung oft wesentlich höher als bei einem professionellen Vorstandsportal von Drittanbietern.
Spezialisierte Board Portale
Diligent Boardbooks® ist das weltweit meist genutzte Vorstandsportal – weil es genau aus einem einzigen Grund entwickelt wurde: Vorständen und Aufsichtsräten sicheren Zugang zu Informationen zu gewährleisten. Die Lösung ist so einfach und intuitiv zu bedienen wie ein Buch. Über das Portal erhalten Vorstände sofortigen Zugriff zu Aktualisierungen und archivierten Unterlagen sowie den damit zusammenhängenden Materialien. Zudem können die Anwender Notizen mit anderen Nutzern teilen und Abstimmungen über das Portal durchführen. Der Zugang zu dieser sicheren App kann sowohl online als auch offline erfolgen. Die Lösung garantiert dabei auf allen Ebenen die größtmögliche Sicherheit, vom Hosting, der Verschlüsselung bis hin zur Datenübertragung und den Prozessen. Jeder Kunde bekommt einen Account Manager als festen Ansprechpartner zur Seite gestellt, das die Nutzer unterstützt und schult. Hinzu kommt der telefonische 24/7/365 Support durch Experten. Diligent ist ein börsennotiertes Unternehmen und unterstützt seit 2001 erfolgreich Vorstände mit seinem sicheren Portal.
[1] Google: don’t expect privacy when sending to Gmail, The Guardian, 14. August 2013, http://www.theguardian.com/technology/2013/aug/14/google-gmail-usersprivacy-email-lawsuit
[2] Adobe gets hacked, product source code and data for 2.9M customers likely accessed, TechCrunch, 3. Oktober 2013, http://techcrunch.com/2013/10/03/adobe-gets-hackedproduct-source-code-and-data-for-2-9m-customers-likely-accessed/
[3] Security Researchers Prove That Dropbox Can Be Hacked, Business Insider, 28. August 2013, http://www.businessinsider.com/researchers-prove-dropbox-can-be-hacked-2013-8
[4] Cloud storage provider Nirvanix is closing its doors, Infoworld, 13. September 2013, http://www.infoworld.com/d/virtualization/cloud-storage-provider-nirvanix-closingits-doors-227289