Ein falscher Umgang mit Krisensituationen – seien es Produktrückrufe, unbefriedigende Serviceleistungen, Arbeitskämpfe, Umweltkatastrophen, feindliche Übernahmeangebote oder aufsichtsrechtliche Probleme – kann den Ruf eines Unternehmens dauerhaft schädigen. Eine schnelle und effiziente Krisenbewältigung hingegen stellt Entschlossenheit und die Verpflichtung gegenüber den Werten des Unternehmens unter Beweis.
In Krisenzeiten sind häufig alle Augen auf den CEO oder Geschäftsführer gerichtet. Allerdings ist die erfolgreiche Bewältigung einer Krise in der Regel nur möglich, wenn Unternehmensleitung, Vorstand, Aufsichtsrat und Vorstandssekretariat am gleichen Strang ziehen. Der Aufsichtsrat unterstützt die Geschäftsleitung mit Wissen und Erfahrung und schützt die Interessen der Aktionäre –beziehungsweise bei nichtkommerziellen Organisationen die der Geldgeber, Steuerzahler, Mitglieder, Bürger, Studenten oder Patienten. Diese Rolle hat nicht nur eine symbolische Bedeutung, denn jede Entscheidung des Aufsichtsrats wird von Investoren und anderen Beobachtern bis ins kleinste Detail analysiert. Das Vorstandssekretariat sorgt für die Einhaltung der richtigen Prozesse, die ordnungsgemäße Dokumentierung und den reibungslosen Informationsfluss in Echtzeit zwischen allen Beteiligten.
Diese Aufgaben erfordern eine sorgfältige Planung im Vorfeld. In dieser von Social-Media-Netzwerken geprägten Zeit können Vorstandsvorsitzender und Aufsichtsrat schnell den Überblick verlieren, wenn das Unternehmen nicht über die erforderliche Infrastruktur verfügt. Eine erfolgreiche Planung umfasst zum einen die Ausarbeitung eines Krisenmanagementplanes und zum anderen die Einrichtung einer Kommunikationsinfrastruktur.
KRISENMANAGEMENTPLÄNE
Der Krisenmanagementplan sollte von der Unternehmensführung gemeinsam mit den PR- und Rechtsabteilungen ausgearbeitet werden und die Aufgaben der Unternehmensführung, des Vorstandes und des Aufsichtsrates in einer Krisensituation festlegen. Das Vorstandssekretariat unterstützt die Führungsgremien bei der Umsetzung des Planes und sorgt dafür, dass erforderliche Informationen und Ressourcen zur Krisenbewältigung bereitstehen.
PLATTFORMEN FÜR DIE GEMEINSAME KRISENBEWÄLTIGUNG
Eine Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit muss den sicheren Austausch von Informationen zwischen Vorstand und Aufsichtsrat sowie die schnelle Entscheidungsfindung ermöglichen. Während die Unternehmensführung meist an einem zentralen Standort angesiedelt ist, sind Mitglieder des Vorstands und Aufsichtsrates heutzutage häufig über die ganze Welt verstreut. Darüber hinaus gibt es in der Regel eine wahre Flut von Informationen, die ausgetauscht und überarbeitet werden müssen. Eine Unternehmenskrise ist daher der ideale Zeitpunkt für Hacker, um an vertrauliche Informationen Ihres Unternehmens zu kommen.
Die meisten Unternehmen verfügen über Pläne für die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität und die Wiederherstellung des Normalbetriebs nach einer Krisensituation, die Terroranschläge, Naturkatastrophen und andere Krisen großen Ausmaßes abdecken. Oft wird darin jedoch die Kommunikation innerhalb der Führungsgremien vernachlässigt. Das bedeutet es gibt keine Vorkehrungen für die Kommunikation zwischen CEO und Aufsichtsrat bei einem Ausfall der IT-Systeme des Unternehmens. Ein unabhängig vom Unternehmensnetzwerk gehostetes Board Portal bietet eine effiziente und zuverlässige Kommunikationslösung.
DIE BEDEUTUNG EINES BOARD PORTALS IN KRISENSITUATIONEN
In einer Welt, in der selbst die schnellste Zustellung am nächsten Tag noch zu langsam ist, in der E-Mail-Kommunikation als nicht sicher genug angesehen wird und der Austausch von PDF-Dateien zu umständlich ist, hat ein Board Portal zahlreiche Vorteile:
Sicher und mobil: Die Informationen im Portal werden verschlüsselt und auf einem hochsicheren externen Server gespeichert. Autorisierte Nutzer können über eine Tablet-App oder einen Internetbrowser über jedes beliebige Gerät sicher auf die erforderlichen Informationen zugreifen.
Immer aktuell: Aufgrund der zentralen Datenspeicherung sind umgehend die aktuellsten Informationen und Aktualisierungen verfügbar – ganz ohne umständliche Bereitstellung oder Probleme mit der Versionskontrolle.
Entscheidungsfördernd: Einige Portale ermöglichen schriftliche Zustimmungen anhand von elektronischen Signaturen. Mithilfe intuitiver Abstimmungsfunktionen können Mitglieder schnell auf Beschlüsse und Genehmigungen reagieren und das Abstimmungsergebnis einsehen.
Gut vorbereitet: Krisenmanagementpläne, ältere Sitzungsprotokolle und Informationen zur Unternehmensführung wie Gesellschaftsverträge und Geschäftsordnungen der Ausschüsse können im Portal gespeichert werden.
Informativ: Ein Board Portal kann auch zur zentralen Speicherung von Reporten und Links zu Zeitungsartikeln, Blogeinträgen, Twitter-Feeds und Investorenberichten dienen.
Selbst gut geführte Unternehmen sollten auf unvorhersehbare Ereignisse vorbereitet sein. CEO, Vorstand und Aufsichtsrat können gemeinsam mit dem Vorstandssekretariat den durch Krisensituationen verursachten Schaden eingrenzen oder die Krise gar als eine Chance sehen – alles, was es dafür braucht, ist eine sorgfältige Planung und die Einrichtung einer zuverlässigen digitale Kommunikationsinfrastruktur.