Wenn Unternehmen papierlose Sitzungen einführen, müssen sie nicht nur die technologischen Aspekte beachten, sondern auch die menschliche Komponente im Rahmen der Veränderung. Das erfordert einen gut geplanten Übergang, dessen Grundlage ein eindeutiges Verständnis darüber ist, wie Informationen verteilt und vom jeweiligen Gremium genutzt werden. Nur mit einem nutzerorientierten Ansatz und einem gut geplanten Übergang kommen Lösungen wie papierlose Board Portale von Anfang an gut an. Diligent hat für Vorstände und Aufsichtsräte jeder Art und Größe weltweit mehrere Tausend Implementierungen vorgenommen und konnte Best Practices eruieren, durch die sichergestellt wird, dass Vorstandsportale den Zweck der Papierlosigkeit erfüllen.
1. Verpflichten Sie sich
Das Eingehen der Verpflichtung papierlos zu arbeiten, ist unumgänglich. Der Erfolg eines Wechsels zur Papierlosigkeit hängt nicht von der Technologie ab, sondern von der Bereitschaft, bisherige Gewohnheiten zu ändern. Von einer Gruppe von Menschen zu erwarten, sich hinsichtlich der Art und Weise, wie sie ihre Unterlagen erhält, umzustellen, erfordert ein eindeutiges Signal seitens der Führungsspitze und der Befürworter, die mit gutem Beispiel voran gehen müssen, indem sie das Portal konsequent nutzen.
2. Evolution statt Revolution
Eine gute Implementierung papierloser Prozesse beginnt mit einem grundlegenden Verständnis darüber, wie Sitzungsunterlagen im Unternehmen zusammengestellt, verteilt und aktualisiert werden. Nachdem die Schritte skizziert wurden, wird die neue papierlose Plattform so entwickelt, dass sie den aktuellen Prozess möglichst exakt repliziert. Das erscheint zunächst gegensätzlich. Ein Grund, weshalb papierlose Systeme häufig nicht funktionieren, liegt darin, dass ein Wechsel möglicherweise eher einer Revolution statt einer Evolution gleicht. Sobald jeder mit dem Vorstandsportal und seiner Funktionsweise vertraut ist, werden die Nutzer auf natürliche Weise Verbesserungen an den Arbeitsabläufen entdecken, die für ihre Organisation sinnvoll sind.
Das Skizzieren des Informationsflusses sorgt auch dafür, dass die papierlose Plattform den richtigen Umfang hat.
3. Nicht am Training sparen
Ein wesentliches Kriterium, ob ein papierloses Portal angenommen wird, ist die Qualität sowie die Gründlichkeit, mit der Trainings für die Administratoren und Nutzer des Portals durchgeführt werden. Ein Training für Endnutzer wie etwa Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder muss unkompliziert sein und wird häufig per Telefon durchgeführt. Das Klischee des Geschäftsführers mit begrenzten Computerkenntnissen ist überholt: Die überwältigende Mehrheit nimmt eine neue Technologie bereitwillig an, wenn sie intuitiv in der Nutzung ist und ein angemessenes Maß an Training bereitgestellt wird. Allerdings sind Führungskräfte hinsichtlich ihrer technischen Erfahrung und Computerkenntnisse sehr verschieden.
Ein angepasstes Training ermöglicht, dass jeder sich in seiner eigenen Geschwindigkeit mit dem Portal vertraut machen kann. Training und Beratung der Administratoren des Portals – üblicherweise die Assistenten der Geschäftsleitung oder das Sekretariatsteam, die den derzeitigen Prozess verwalten – ist für eine reibungslose Implementierung elementar. Schließlich sind es die Administratoren, die die Dokumente hochladen und die unterschiedlichen Funktionen einfügen, anhand derer die digitalen Dokumente so einfach in der Handhabung für die Nutzer sind. Dies sind beispielsweise Unterteilungen und Verlinkungen zwischen Dokumenten, Abstimmungsformulare bei Beschlüssen, oder Sekundärdokumente wie Satzungen, Ausschussstatuten und Sitzungsprotokolle, die zentral bereitgestellt werden.
4. Bestehen Sie auf Support für höchste Ansprüche
Die meisten Portalsysteme sind sehr zuverlässig. Dennoch gibt es gelegentlich Fragen, häufig in den unpassendsten Momenten, beispielsweise wenn ein Geschäftsführer Konnektivitätsprobleme beim Synchronisieren der Dokumente kurz vor einem Flug hat. In solchen Situationen ist es wichtig, dass der Portalanbieter einen 24/7/365-Support mithilfe eines ständig erreichbaren Expertenteams bereitstellt. Ebenso sollten Nachfolge-Trainings angesetzt werden – unabhängig davon, wie reibungslos eine Implementierung erfolgt ist. Dies gilt insbesondere für Administratoren, die die Investition in das Portal nur vollständig ausschöpfen werden, wenn sie zu hundert Prozent mit allen Funktionen vertraut sind.
5. Behandeln Sie nicht alle Informationen gleich
Die große Mehrheit der Vorstandsdokumente ist in Standardgröße formatiert und lässt sich leicht für das Lesen über eine App auf einem Tablet konvertieren. Vorstandsunterlagen können allerdings auch großformatige Dokumente beinhalten, die sich nicht so gut für die Ansicht auf einem Tablet eignen. In diesem Fall ist es sinnvoll, zweigleisig zu fahren. Detaillierte Finanzberichte, Zeichnungen oder etwa Baupläne können auch weiterhin in Papierform verteilt werden. In der eigentlichen Sitzung können diese Dokumente dann beispielsweise auf großen Flachbildmonitoren angezeigt werden. Auf diese Weise wird die Migration zum papierlosen Arbeiten bestärkt, ohne Papierlosigkeit zu erzwingen, wenn dies die Lesbarkeit beeinträchtigen würde.
6. Vermeiden Sie den kalten Entzug
Um die Chance auf Erfolg so hoch wie möglich zu gestalten, sollte der Wechsel von Papier zur papierlosen Lösung nicht völlig abrupt erfolgen. Es hat sich als gute Idee erwiesen, die ausgedruckten Unterlagen wie üblich vor der Sitzung zu verteilen oder sie im Sitzungsraum bereitzuhalten, sodass die Unternehmensführung sie bei Bedarf zur Hand nehmen kann. Wichtig ist auch, dass die Führungskräfte die Gelegenheit haben, das papierlose Portal vor der Sitzung aufzurufen.
Befragen Sie die Nutzer einzeln nach der Sitzung, ob sie weiterhin ausgedruckte Unterlagen erhalten möchten. Wenn das Training gut verlaufen ist, werden die meisten Teilnehmer nach der ersten papierlosen Sitzung erkennen, dass ihnen ausgedruckte Unterlagen keine oder nur wenige Vorteile bieten.
Als ein führender Energieversorger in Großbritannien ein Vorstandsportal implementiert hatte, forderten einige Geschäftsführer vor der ersten Vorstandssitzung noch ausgedruckte Unterlagen an, da sie noch nicht davon überzeugt waren, dass die Lösung den Bedürfnissen entsprach. Tatsächlich blieben die Probleme aus und schon innerhalb einer Woche arbeitete man völlig papierlos.
7. Gruppendynamik ist stärker als ein Erlass
Selbst wenn alles gut läuft, ist es nicht ungewöhnlich, dass ein oder zwei Nutzer weiterhin ausgedruckte Unterlagen nach der ersten papierlosen Sitzung wünschen. Diese können weiterhin Unterlagen in Papierform nutzen. Sie können ganz einfach aus dem Portal heraus generiert werden. Mit der Zeit werden die Portal-Skeptiker feststellen, dass sie länger benötigen, um ihre Notizen in den Unterlagen zu finden und sie bei einer Sitzung zu präsentieren, als die Portalnutzer. Wenn die Sitzungen schneller und effizienter verlaufen, werden Gegner eines Portals nicht für Verzögerungen verantwortlich sein wollen.
Als zum Beispiel eine führende Versicherungsgesellschaft in den Niederlanden ein digitales Vorstandsportal einrichtete, bestanden einige Vorstandsmitglieder darauf, ausgedruckte Unterlagen zu nutzen. Nachdem sie einige Monate lang beobachten konnten, wie alle anderen das Vorstandsportal auf ihren iPads nutzten, gaben sie die Papierform auf, ohne es je zu bereuen. Der Sitzungssaal ist ein kollegialer Ort und Gruppendruck kann einen starken Einfluss haben. Außerdem wird die Tatsache, dass ausgedruckte aktualisierte Unterlagen nicht so schnell bereitstehen wie die Aktualisierungen im Portal, ein subtiler Anreiz dafür sein, ein digitales Vorstandsportal anzunehmen.
Die papierlose Sitzung Wirklichkeit werden lassen.
Die Idee eines papierlosen Arbeitsplatzes besteht fast ebenso lange, wie es Computer in den Büros gibt. Seit Jahrzehnten sorgten Teillösungen, die aber immer zu viele Kompromisse von Anwendern erforderten, dafür, dass dieser Wunsch vorstellbar war, aber letztendlich nicht durchführbar schien. Die Entwicklung von Vorstandsportalen zusammen mit leistungsstarken, benutzerfreundlichen Tablets hat Papierlosigkeit und die aus ihr resultierende Effizienz bei Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen möglich gemacht. Diejenigen, die den Wechsel vollziehen – und den Nutzer im Zentrum des Wechsels sehen – werden die Vorteile papierloser Gremienkommunikation nicht mehr missen wollen.