Arbeitserleichterung: Wie Virtuelle Persönliche Assistenten das Sekretariat ersetzen

Arbeitserleichterung: Wie Virtuelle Persönliche Assistenten das Sekretariat ersetzen

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Persönliche Assistentin

Auch ohne Sekretariat lassen sich leidige Aufgaben delegieren – an sogenannte Virtuelle Persönliche Assistenten. Die nutzten bisher vor allem Amerikaner – jetzt gibt es den Service auch für Deutsche. Und die Arbeitserleichterung ist sogar erschwinglich.

Konferenzen koordinieren, Präsentationen vorbereiten, Arzttermine machen – ob beruflich oder privat: Es sind vor allem die repetitiven Routineaufgaben, die den Alltag vieler Manager fragmentieren, unproduktiv machen und, verglichen mit ihren Gehältern, unverhältnismäßig hohe Kosten verursachen.

Dabei wäre die Lösung so einfach: unwichtige Aufgaben werden weitergereicht, um sich mehr auf die kritischen Dinge konzentrieren zu können.

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Das Konzept dahinter ist auch als Pareto-Prinzip bekannt, nach dem wir mit 20 Prozent unserer Aktivitäten in der Regel 80 Prozent der Ergebnisse erzielen. Und das lässt sich wesentlich leichter umsetzen, wenn wir jemanden haben, der die restlichen 80 Prozent Kleinkram für uns erledigt.

Zeitersparnis durch VPAs

Sicher, manch einer hat dafür Assistenten. Aber selbst die murren heute schon, wenn sie sich mit Nebensächlichkeiten herumplagen müssen oder Privates erledigen sollen. Und wer genauer hinschaut, kommt auch nicht umhin, festzustellen: Selbst dafür sind die hiesigen Helfer eigentlich schon zu teuer. Genau das Problem könnte sich bald lösen: durch sogenannte Virtuelle Persönliche Assistenten, kurz VPA.

Diese emsigen Gehilfen erledigen unangenehme oder zeitfressende Jobs für jedermann – recherchieren im Internet, organisieren Meetings, buchen Reisen oder Tische für Geschäftsessen.

Seinen Hauptvorteil zieht das Modell der VPA aus der sogenannten Geoarbitrage. Dabei profitieren die Kunden von weltweit unterschiedlichen Währungskursen, Lohnniveaus und Zeitzonen. Die Idee dahinter: Man nutzt die eigenen Ressourcen und die eigene Zeit intelligenter und effizienter, während der Rest ausgelagert und zeitversetzt bearbeitet wird – dort, wo es am günstigsten ist.

Weil die virtuellen Assistenten meist im Ausland und in Niedriglohnländern sitzen, kommen die Auftraggeber so fast durchweg günstiger weg, als wenn sie all die lästigen Jobs selbst erledigen würden. Und das gilt für Arbeitnehmer aller Ebenen. Breitband-Internet, Filesharing und IP-Telefonie machen es möglich.

Attraktive Alternative für Freiberufler

Hinzu kommt: Die zunehmend mobile und flexible Arbeitskultur, die uns mit dem Laptop ins Heimbüro oder ins Café entlässt, statt an den Schreibtisch zu ketten, macht es für Festangestellte, mehr aber noch für Freiberufler attraktiv, ihre persönliche Produktivität mittels Assistenten zu optimieren.

In den USA werden solche VPA schon seit einiger Zeit genutzt – Thomas Friedman schrieb darüber bereits in seinem Bestseller „Die Welt ist flach“ ebenso wie Timothy Ferriss im Buch „Die 4-Stunden-Woche“.

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