Arbeitswelt: Meetings machen krank

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Arbeitswelt: Meetings machen krank

Allzu viele, schlecht geplante Besprechungsrunden unter Kollegen sind nicht nur nerv- und zeitraubend. Sie machen krank, behaupten drei Arbeitspsychologinnen. Aber sie raten auch, wie man es besser machen kann.

Meeting. So unnötig wie der englische Begriff sind auch viele der damit bezeichneten Treffen. Während man eigentlich wichtige und interessante Aufgaben zu erledigen hat, rauben einem die Kollegen mit lähmend langweiligen Erörterungen ihrer Probleme und ziellosen Diskussionen Zeit, Nerven und Konzentrationsfähigkeit.

Wenn Besprechungen nicht gut gestaltet werden, wenn die Teilnehmer schlecht kommunizieren und wenn zu viel Zeit dabei drauf geht, können sie sogar psychisch krank machen. Das ist die These der Arbeitspsychologinnen Eva-Maria Schulte, Tatjana Fenner und Simone Kauffeld. In der neuen Ausgabe der Fachzeitschrift Personal quarterly haben sie die Ergebnisse einer Studie veröffentlicht, für die sie 60 Mitarbeiter eines Energieunternehmens zu ihren wöchentlichen Meetings befragten.

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Jammern macht krank

Die Befragten sitzen nach eigenen Angaben pro Woche durchschnittlich in vier Meetings, die zusammen fast sechs Stunden dauern. Für rund 58 Prozent der Befragten waren die Meetings größtenteils unproduktiv. Der Grund: Meist wurde schlecht kommuniziert. Konkret bedeutet das vor allem Jammern, Seitengespräche und Abschieben von Verantwortung. Wer sehr viel Zeit in Meetings verbrachte, litt besonders unter dieser „schlechten Kommunikation“. Jammern, lästern, Zeit vertrödeln machte erwartungsgemäß vor allem jene krank, die besonders häufig in Meetings sitzen.

Tipps für gute Meetings

  • Meetings gut planen

    Dazu gehört vor allem ein Themenplan und dass Besprechungen pünktlich begonnen und beendet werden.

  • Steuerungskarten

    Auf diesen Kärtchen steht zum Beispiel „Jammern“ oder „Wortbeitrag unterbrochen“. Man hebt sie hoch, wenn jemand klagt oder einen anderen unterbricht. Vorher wurde mit allen Teilnehmern abgesprochen, dass mit den Karten wenig zielführendes Verhalten eingeschränkt werden kann. Dann braucht man sie nur noch hochzuheben ohne etwas zu sagen.

  • Zeitmanagement

    Neben einen Meetingleiter oder Protokollführer  könnte auch jemand aus dem Team dazu bestimmt werden, auf die Einhaltung des Zeitplans zu achten.

  • Struktur geben

    Das bedeutet, das Ziel der Besprechung nicht aus den Augen zu verlieren, ein Vorgehen zu schildern oder Handlungen zu priorisieren.

  • Themenspeicher

    In einer gemeinsamen Datei können Themen für künftige Meetings gesammelt werden. So haben alle einen Überblick über anstehende Besprechungspunkte. Außerdem kann ein Meeting so geplant werden, dass es erst ab einer bestimmten Anzahl von Punkten zustande kommt.

Schlechte Kommunikation

Typische Verhaltensweisen schlechter Kommunikation, die in Meetings immer wieder gezeigt werden, sind nach Ansicht der Autorinnen:

Jammern: Der Ist-Zustand wird ausgiebig beklagt, andere stimmen ein. Zum Beispiel: „Bei uns funktioniert gar nichts.“

Schuldigensuche: Für ein Problem wird ein Teammitglied als Schuldiger ausgemacht. „Da hat Max versagt.“

Seitengespräche: Die Teilnehmer eröffnen neben der Hauptdiskussion andere Gespräche. Mehrere reden durcheinander oder das Telefon klingelt währen der Besprechung.

Verantwortung abschieben: Auf andere Zuständigkeit wird verwiesen. „Da ist Abteilung XY für zuständig.“

Abwertung: Über andere wird gelästert oder hergezogen. „Die sitzen doch eh nur die ganze Zeit in der Küche.“

Verlieren in Details: Jemand spricht ausführlich im Monolog zu einem unwichtigen Thema: „Gestern im Fernsehen haben sie auch über XY diskutiert.“

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