Business English: How to write a Geschäftsbrief

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Business English: How to write a Geschäftsbrief

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Bei manch einem sind die Englischkenntnisse ähnlich verstaubt, wie dieses Arbeitsgerät.

von Carina KontioQuelle:Handelsblatt Online

Englische Bürokorrespondenz gehört immer häufiger zum Job-Alltag. Doch mit Schulenglisch kommen Sie im Berufsleben meist nicht weit. Mit diesen Tipps meistern auch unsichere Englischsprecher E-Mails und Briefe souverän.

Gute Vorsätze zum neuen Jahr und zur Fastenzeit müssen nicht immer nur mit dem Verzicht auf kalorienhaltige Schokoriegel und Alkohol einhergehen. Man könnte sich doch zur Abwechslung auch mal damit beschäftigen, sein Geschäftsenglisch wieder ein bisschen aufzupeppen, oder? Statt weiter Lebenslaufkosmetik zu betreiben, indem man sich immer besserer Sprachkenntnisse rühmt, als man tatsächlich hat...

Klar, niemand gibt gerne zu, dass er mit seinen Grundkenntnissen über „Good evening ladies and gentlemen. My name is Max Mustermann ...“ nicht hinauskommt. So tragen 25 Prozent der Bewerber im Lebenslauf wohl regelmäßig dicker auf, als gut wäre, wie Umfragen verschiedener Meinungsforschungsinstitute zeigen. Schaden tut man sich damit letztlich nur selbst. Denn spätestens wenn man im Kontakt mit einem angloamerikanischen Geschäftspartner den richtigen Ton treffen will, treibt es vielen die Schweißperlen auf die Stirn.

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Klassische Fragen in englischsprachigen Vorstellungsgesprächen

  • "What attracted you to this company?"

    Hierbei will der Personaler wissen, ob sich der Bewerber überhaupt mit dem Unternehmen beschäftigt hat. Bewerber sollten also aufzählen können, was das Unternehmen besonders gut macht, oder was es von den Mitbewerbern abhebt.
    "You are the leading company for ... and you don't just offer XYZ as your competitor does.“

  • "Tell us about your career so far"

    Alternativ auch: "Why should we give you the job?", "Describe yourself", "What made you apply for this job?": Wie auch in deutschsprachigen Vorstellungsgesprächen sollen Bewerber ihren beruflichen Werdegang beschreiben: Was hat er bislang gemacht, was ihn für die ausgeschriebene Stelle qualifiziert. Insofern lassen sich solche Fragen beantworten mit: "When I finished my apprenticeship/study/degree program I stayed with the company ABC for five years, then I moved over to the company 123. At the moment I’m responsible for QRS at the company XYZ. Important aspects of my work are..."

  • "What can you do to take our company forward"

    Zu deutsch: Was können Sie, was kein anderer kann beziehungsweise: Warum sollten wir ausgerechnet Sie einstellen? Hier kann der Bewerber also erzählen, was ihn ausmacht und was er bisher großartiges geleistet hat. Also zum Beispiel: "I successfully introduced a new product to international markets".

  • "How do you motivate yourself in your daily work?"

    Hier geht es darum, herauszufinden, wie motiviert der Bewerber ist. Die Frage kann sich auch hinter "What challenges are you looking for?", "How do you deal with setbacks?" verstecken. Hören will der Personaler, welche Ziele sich der Kandidat steckt, wie er sie erreicht und was er macht, wenn es mal nicht so klappt wie gewünscht. Wer hier mit: "If I've accomplished a task successfully, that motivates me to set new goals" antwortet, liegt zumindest nicht ganz falsch. Besser wäre jedoch, die Phrase mit Inhalt aus dem aktuellen oder einem vorherigen Job zu füllen und auch Hürden zu erwähnen und wie sie überwunden wurden.

  • "What is your greatest weakness?" oder "What is your greatest strength?"

    Hier geht es um die Einschätzung der eigenen Persönlichkeit und darum, wie man mit schwierigen Kunden, Kollegen oder Vorgesetzten umgeht. Eine Antwort wie: "I’ve always been able to find a compromise that everybody could accept" wäre eine mögliche Antwort auf die Frage nach den Stärken. Als größte Schwäche sollte übrigens auch im Englischen niemand angeben, dass er zu hart arbeitet.

  • "Are you a leader or a follower?"

    Anders gefragt: Welche Sorte Chef sind Sie? Gerne wird auch gefragt, wie eine Führungskraft ihren Angestellten die Kündigung erklären würde. Hier wollen die Personaler wissen, wie man mit Konflikten umgeht. Wer einfach nur "A leader" antwortet, sollte das also gut begründen können.

  • "How would you deal with an angry customer?"

    Der Kunde am Telefon brüllt, der Besucher im Shop tobt und droht, die Regale umzukippen, so sauer ist er. Und jetzt? Hier soll festgestellt werden, wie der zukünftige Mitarbeiter mit Stress umgeht und wie kundenorientiert er ist. Zurückbrüllen oder sich weinend auf der Toilette einschließen sind also die falsche Strategie.

  • "How do you handle pressure?"

    In die gleiche Richtung geht diese Frage: Wie kommt der Mitarbeiter mit Druck und Veränderung klar und wie zukunftsorientiert denkt er.

  • "What are your salary expectations?"

    Und wie auch in jedem deutschen Vorstellungsgespräch kommt irgendwann die Frage nach dem gewünschten Gehalt. Und wie auch im Deutschen sollten Bewerber hier zeigen, dass sie ihren Marktwert kennen ("my salary request is in line with the usual remuneration for the position"). Wer mehr als den durchschnittlichen Lohn möchte, sollte das begründen können: "I have experience in ..."

Viele Manager, so heißt es in einer Mitteilung der Carl Duisberg Centren, formulieren dann zu umständlich. Daran sind auch auswendig gelernte Phrasen schuld. Eine altbewährte Methode, Geschäftskorrespondenz zu lernen, denn um Grammatik und Wortwahl braucht sich der Sprecher bei der Anwendung keine Gedanken zu machen.

Doch häufig, so der Sprachkurs- und Reiseanbieter, sind diese Phrasen zu langatmig, formal, gestelzt oder einfach längst überholt. Oder man tappt mit seinem gefährlichen Halbwissen gleich richtig ins Fettnäpfchen, wie folgendes Beispiel zeigt, das doch eigentlich nach lupenreinem Oxford-Englisch klingt, oder? „You can find additional information on the backside.“ Übersetzt heißt das allerdings so viel wie „Mehr Informationen finden Sie auf dem Hintern“. Ja ja, eine Fremdsprache ist manchmal kniffliger, als man denkt. Was man beim Smalltalk vielleicht noch ganz elegant überspielen kann, wenn man nicht gerade Günter Oettinger heißt und auch da noch pauken muss, wird hingegen bei der elektronischen Kommunikation schnell peinlich.

Zehn Tipps für englische Korrespondenz

  • Anrede personalisieren

    Anreden wie „Dear Sir or Madam“ oder „To Whom it May Concern“ fallen in den meisten Fällen negativ auf, da sie oft sofort als Werbung angesehen werden – und landen als Spam im Papierkorb. Machen Sie sich die Mühe, die Namen der Adressaten zu recherchieren. Nur wenn das Gegenüber unbekannt ist, findet die formale Anrede Verwendung.

  • Kurzformen sind erlaubt

    Früher in schriftlicher Form verboten und heute der Normalfall: „I'll, I'm, can't, we're“. Kurzformen aus dem Sprachgebrauch sind in der aktuellen Business-Korrespondenz Gang und Gebe, es sei denn, es handelt sich um ein sehr formales Dokument. Als Faustregel gilt: Wenn Sie es so sagen würden, schreiben Sie es. So wirken Sie auch im Schriftlichen freundlich, ohne unseriös rüberzukommen.

  • Aktiv ist Trumpf

    Verwenden Sie aktive statt passive Verben, wann immer es möglich ist. Aktive Verben machen Ihre Texte verständlicher und anschaulicher. Zudem verleihen sie dem Gesagten mehr Nachdruck. Statt “The meeting was led by Tom” schreiben Sie “Tom led the meeting”. Eine einfache Satzstruktur nach dem Muster Subjekt, Verb, Objekt liest sich besser.

  • Pronomen benutzen

    Es lohnt sich immer, Pronomen wie „I“, „you“ and „we“ zu benutzen und aktiv zu formulieren – Botschaften wirken gleich individueller und persönlicher. Deshalb statt etwa „As per your request” zum „As we discussed“ greifen.

  • Floskeln vermeiden

    „Please do not hesitate to contact me should you have any questions.“ Die meisten Muttersprachler werden bei dieser Aufforderung dennoch zögern, Sie zu kontaktieren. Da, wo bereits ein guter Kontakt besteht oder gewünscht wird, entsteht durch solche Phrasen unnötige Distanz. Der Leser muss sich fragen: „Soll ich mich wirklich melden?“ Besser wäre: „Please feel free to contact me if you have any questions“ oder „If there is anything I can do to help, please let me know”. Das ist eine echte Einladung, Kontakt aufzunehmen.

  • Fragewörter nach vorn

    Die Allgegenwart von E-Mail hat unsere tägliche Kommunikation verändert. Was früher Korrespondenz war, wird heute auch im Schriftlichen vielfach zur Konversation. Formal gesehen ist folgender Satz korrekt: „With whom would you like to meet?” Empfehlenswert und weniger formell wirken Fragen, wenn sie direkt mit „who“, „where“, „what“ oder „when“ beginnen. „Who would you like to meet with?“ kann Ihr Gegenüber schneller erfassen und ist daher die bessere Lösung.

  • Nicht zu kompliziert

    Verwenden Sie kein kompliziertes Vokabular und formulieren Sie einfaches Englisch. Gewollt anspruchsvolle Ausdrücke im Text wirken schnell überheblich. Vermeiden Sie lange und komplizierte Wörter, wo ein kurzes dasselbe meint. Statt etwa „utilize“ tut es ein einfaches „use“.

  • Klar und spezifisch schreiben

    „Thank you in advance for your prompt attention to this matter.” Worauf bezieht sich „this matter“? „Thank you for checking the report“ oder ein allgemeines „Thank you for your help“ ist verständlicher, konkreter und vor allem freundlicher. Es bedeutet genau das Gleiche und wirkt ehrlicher und authentischer.

  • Dopplungen vermeiden

    Ausdrücke wie „We are now in the process of producing...“ klingen zunächst professionell und kompetent. Der Muttersprachler sieht darin allerdings eher eine nichtssagende und zudem überflüssige Worthülse. Im Englischen lassen sich Prozesse, die im Gang sind, präzise allein mit der ing-Form ausdrücken: „We are now producing...“. Auch „It’s important to note“ lässt sich einfacher durch ein schlichtes, höfliches, aber trotzdem bestimmtes „Please note“ ausdrücken. Die Aussage bleibt die Gleiche.

  • Weniger ist mehr

    „I confirm herewith the receipt of“ ist vielleicht die perfekte Übersetzung von „hiermit“. Auf Englisch klingt sie steif, hyper-bürokratisch und nach Amtssprache. Ein einfaches „Thank you for sending...“ reicht aus. Formulieren Sie kurze, aussagekräftige Sätze. Und seien Sie konsequent im Kürzen: ist ein Wort überflüssig, einfach weglassen!

Nur ein Klick und die E-Mail mit der falschen Formulierung oder einer sprachlichen Dummheit ist bei Businesspartnern in aller Welt.

Wer auch schriftlich eine gute Beziehung zu Kunden und Geschäftspartnern aufbauen möchte, für den halten die Carl Duisberg Centren zehn Tipps bereit. Das Ziel: Einfaches und klares Schreiben. Die Devise: Keep it simple.

Quelle:  Handelsblatt Online
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