Was wäre denn eine gute Art von Pause?
Mittagspause sollte man auf jeden Fall machen und auch in Ruhe essen. Am besten geht man noch kurz an die frische Luft und bewegt sich. Natürlich ist man oft aber lieber faul und geht schnell in die Kantine und dann gleich wieder an die Arbeit.
Gerade, wenn man viel zu tun hat.
Ja, man denkt: Ich habe keine Zeit für solche Sperenzchen. Aber aus persönlicher Erfahrung weiß ich, dass es total viel bringt, wenn man noch mal ein paar Schritte geht, ein bisschen Frischluft schnappt und die Gedanken schweifen lässt.
Sie schreiben in Ihrem Buch auch, morgens mal nicht die Mails zu lesen, sondern sich direkt den wichtigen Aufgaben zu widmen.
Ich würde nicht sagen, dass man die Mails gar nicht lesen soll. Man sollte sie auf jeden Fall überfliegen und die wirklich Wichtigen schnell erledigen. Doch darum geht es gar nicht.
Sondern?
Mir geht es darum, dass ich mich nicht den ganzen Vormittag damit beschäftige, Mails zu beantworten, die teilweise einfach banal sind. Auch, wenn ich es gerne mache, weil Mails schreiben nicht so anstrengend ist. Aber die Gefahr besteht, dass ich deswegen nicht mehr dazu komme, meine richtig wichtigen Projekte in Angriff zu nehmen.
Das kann ich doch auch nachmittags machen …
Aber nachmittags bin ich schon müde. Deswegen kann ich den Rest der Mails eher dann beantworten oder in einer Ruhepause.
Nun stören ja nicht nur Mails den Arbeitsfluss, sondern auch mal der Kollege. Wie kann ich damit am besten umgehen?
Optimal ist es, wenn es in einem Büro Rückzugsmöglichkeiten gibt, also Räume, in denen sich ungestört arbeiten lässt. Den netten Kollegen kann man höflich fragen, ob es total dringend ist oder ob er noch mal in einer Stunde wiederkommen kann.
Und wenn der Chef neben mir steht?
Da hilft es nichts. Da muss die Arbeit eben warten.
Mails, Kollegen, das piepende Handy – das alles erfordert auch Multitasking. Kann sich mein Gehirn da überhaupt auf eine Sache fokussieren?
Solche Muster haben sich inzwischen eingeschlichen: Ich fange an, eine Mail zu schreiben, telefoniere, schaue dabei noch schnell etwas nach und dann fällt mir ein, dass ich eigentlich vorhatte, einen anderen Vorgang zu bearbeiten.
Und wie ändere ich solche Muster wieder?
Ich habe eine Technik für mich gefunden, nämlich die Pomodoro-Technik.
Davon habe ich noch nie gehört.
Das ist eine Zeitmanagement-Technik. Ich stelle meinen Timer auf dem Smartphone auf 25 Minuten und nehme mir vor, mich nicht ablenken zu lassen und konzentriert an meinem Projekt zu arbeiten.
Und das funktioniert?
Ja. 25 Minuten sind eine super Zeitspanne. Das Gehirn bleibt ganz entspannt und ist noch nicht genervt, sich länger zu konzentrieren. Und wenn der Wecker klingelt, darf man schon wieder eine kleine Pause machen und kurz bewusst prokrastinieren.
Was, wenn mir in den 25 Minuten einfällt, dass ich eigentlich auch noch ganz dringend etwas anderes machen müsste?
Falls ein solcher Gedanke auftaucht und ich mich nicht mehr konzentrieren kann, weil mein Gehirn die ganze Zeit an die Tür klopft und sagt: „Ey, da ist noch etwas ganz Wichtiges!“, dann ist es natürlich sinnvoller, mich der anderen Aufgabe zuzuwenden. Wenn ich mir aber klar mache, dass ich das andere Projekt auch in 25 Minuten erledigen kann, mache ich mir eine entsprechende Notiz und arbeite an dem begonnenen Projekt weiter.
Manchmal liest man ja auch gar nicht bewusst Mails, sondern sieht nur ein kleines Fenster aufpoppen, das einem den Betreff anzeigt – und klickt dann auf die Mail.
Es macht Sinn, solche Funktionen auszustellen. Diese Fenster lenken einfach ab, da unser Gehirn unfassbar neugierig, aber auch faul ist, denn es will Energie sparen, denn man weiß ja nie, was noch kommt. Und wenn man eine Mail mal eine halbe Stunde später beantwortet, ist auch nichts verloren. Wenn etwas wirklich dringend ist, rufen die Leute sowieso an.
Sie schreiben, dass es meine Leistungsfähigkeit reduziert, wenn ich mich unterbreche oder unterbrochen werde.
Ja, Studien gehen davon aus, dass wir mehrere Minuten brauchen, um wieder ins Thema zu finden, vor allem, wenn es kompliziert ist.
Wie kann ich mein Gehirn dazu bringen, schneller wieder zum Thema zurückzukommen?
Das ist schwierig. Manchmal hilft da Papier und Stift: Man versucht sich zumindest an die letzten Gedanken zu erinnern und sie zu notieren.
Auch, wenn der Kollege mich unterbricht?
Man kann ja mal ausprobieren, wie er reagiert. Aber drei, vier Wörter sind ja schnell hingekritzelt. Und dafür hat sicher jeder Verständnis. In solchen Momenten muss man einfach egoistisch sein.
