Die negativen Folgen permanenter Erreichbarkeit haben sich inzwischen herumgesprochen. Immer mehr Unternehmen werden aktiv und selbst die Politik denkt über eine Anti-Stress Verordnung nach. Pausen und Auszeiten sind notwendig für die geistige und körperliche Gesundheit, das bestätigt neben der Medizin inzwischen auch die Gehirnforschung.
Und aus der Geschichte großer Erfindungen weiß man, dass Geistesblitze oft in den Momenten des Nichtstuns entstehen – als illustres Beispiel sei die Entdeckung der Gravitationstheorie durch Isaac Newton beim Betrachten eines Apfels im Obstgarten genannt.
Zur Person
Kathrin Saheb ist Betriebswirtin, langjährige Organisationsberaterin und Buchautorin. Sie kommt aus der Consultingbranche und beschäftigt sich mit dem Themen Dauererreichbarkeit und Lean Management.
Die bisherigen Maßnahmen konzentrieren sich in den meisten Fällen auf das zeitweilige Unterbrechen der Kommunikationsverbindungen. Da werden nachts Server abgeschaltet oder Emails während der Urlaubszeiten gelöscht.
Die Frage nach den eigentlichen Ursachen der Dauererreichbarkeit wird aber nicht gestellt. Und eines ist sicher: Nicht die Kommunikationsmedien lösen Überlastung und Stress aus, sondern fehlende Planung und Organisation. So hilft es auch keinem Mitarbeiter, wenn er zwar nachts keine Mails bekommt, diese sich aber bei Arbeitsantritt im Postfach stapeln.
Fünf Tipps zur Stressbewältigung
Sagen Sie auch mal „Nein“. Haben Sie gerade keine Kapazitäten für eine neue Aufgabe oder ein Projekt, sagen Sie frühzeitig Bescheid. Selbstverständlich gibt es Situationen, in denen Sie mit „Ja“ antworten müssen. Aber vielleicht hat ein Kollege gerade mehr Zeit oder die Aufgabe ist doch nicht ganz so dringend.
Niemand ist perfekt, stellen Sie daher keine zu hohen und unrealistischen Erwartungen an sich selbst. Damit blockieren Sie sich nur.
Identifizieren Sie die Auslöser. Jeder Mensch gerät durch andere Dinge unter Druck. Um einen Überblick zu behalten, hilft es, sich eine Liste mit seinen persönlichen Stressfaktoren anzulegen. Stört Sie zum Beispiel das ständige „Pling“ eingehender E-Mails, stellen Sie den Computer auf lautlos und bestimmen Sie einen festen Zeitraum, in dem Sie Mails beantworten.
Stress zu unterdrücken, ist auf lange Sicht keine Lösung. Früher oder später wird er wieder hochkommen. Um das zu vermeiden, sprechen Sie darüber mit einem Kollegen und beziehen Sie auch ihren Chef mit ein. Allein das Gefühl, aktiv etwas gegen den Stress zu tun, hilft bei der Bewältigung.
Machen Sie Sport – Bewegung ist eine gute Methode, um Stress entgegenzuwirken, denn durch Sport werden Glückshormone wie Dopamin ausgeschüttet.
Im Alltag hilft schon ein kurzer Spaziergang zur Kantine oder morgens eine Station früher auszusteigen und den restlichen Weg zur Arbeit zu laufen. Nehmen Sie die Treppe statt den Aufzug und laufen Sie zum übernächsten Drucker statt zum nächstgelegenen.
Unbestritten gibt es Fälle, in denen Mitarbeiter auch während der Freizeit und im Urlaub erreichbar sein müssen. Das Problem ist nicht die Erreichbarkeit an sich, sondern die oft fehlenden eindeutigen Vorgaben und die entsprechende Organisation.
Bei Ärzten, Feuerwehrleuten und Polizisten gehört die zeitweilige Erreichbarkeit traditionell zum Berufsbild. In der Regel wird diese aber gesteuert und organisiert mit eindeutigen Vorgaben, Vertretungsregelungen und festgelegten Auszeiten, so dass Mitarbeiter viele Jahre in diesen Berufen arbeiten können, ohne gesundheitlichen Schaden zu nehmen.
In vielen Unternehmen bewegt man sich mit diesem Thema in einer absoluten Grauzone. Der reale Belastungsgrad ist unbekannt, die Vorgaben sind vage oder nicht vorhanden und unter Umständen spielen auch individuelle Ängste und Verhaltensmuster mit eine Rolle.
Andere Variante: ständige Erreichbarkeit
Eine andere Variante ist die ständige Erreichbarkeit während der Arbeitszeit. Jeder kennt das: Kaum hat man sich in ein Thema eingearbeitet, schon wird man unterbrochen durch Emails, Rückfragen, Telefonate und vieles mehr. Es ist immer wieder erstaunlich zu sehen, wie selbstverständlich diese Situation in den meisten Unternehmen geduldet wird, besonders in den nicht produzierenden Bereichen. Dazu interessante Forschungsergebnisse:
Am Londoner King’s College hat man nachgewiesen, dass Mitarbeiter, die mehrfach gestört wurden, bei mittelschweren Aufgaben schlechtere Ergebnisse liefern als eine Kontrollgruppe, die Marihuana konsumierte.
Auch die bekannten Erkenntnisse von Gloria Marx seien hier nochmal zitiert: Im Schnitt dauert es 25 Minuten, bis man nach einer Unterbrechung wieder an der ursprünglichen Aufgabe weiterarbeitet. Wie können Unternehmen nun das Problem zufriedenstellend lösen?
Aufgrund der Vielschichtigkeit der Thematik ist eine mehrdimensionale Vorgehensweise notwendig, in der strategische und organisatorische Aspekte gleichermaßen berücksichtigt werden.
Die drei Dimensionen der Dauererreichbarkeit
Die Gründe für die Probleme durch Dauererreichbarkeit variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Für eine langfristig zufriedenstellende Lösung ist es deshalb eine genaue Analyse der Ausgangsituation und der Problemursachen notwendig. Bewährt hat sich hier als Vorgehensweis der sogenannte Erreichbarkeitscheck:
Mit dem Erreichbarkeitscheck erfolgt die Anbindung an die strategischen Unternehmensziele und es werden die organisatorischen Rahmenbedingungen der Erreichbarkeit festgelegt.
Neben strategischen und organisatorischen Dimensionen müssen auch individuelle Verhaltensmuster berücksichtigt werden. Es gibt immer wieder Mitarbeiter, die nicht abschalten können - und das sind oft hoch engagierte Fach- oder Führungskräfte. Sicherlich sind die Einwirkungsmöglichkeiten hier begrenzt, Unternehmen können aber mit Aufklärung und Information zur Prävention beitragen und in schwierigeren Fällen auch Coaching anbieten.
Zu empfehlen ist, den Erreichbarkeitscheck immer mit den betroffenen Mitarbeitern durchzuführen und die Sozialpartner von Anfang an einzubinden. Außerdem sollten verantwortliche Mitarbeiter – sogenannte ‚Erreichbarkeitsbeauftragte‘ - benannt werden für die Durchführung.
Fazit: Durch Einschränkungen des Telefon- und Mailverkehrs lässt sich das Problem der Dauererreichbarkeit nicht lösen. Im Rahmen eines nachhaltigen Lösungsansatzes müssen strategische, organisatorische und psychologische Aspekte gleichermaßen berücksichtigt werden.
Es wird empfohlen, Mitarbeiter als „Erreichbarkeitsbeauftrage“ zu qualifizieren mit der Aufgabe, Konzepte im Unternehmen zu entwickeln. Ein weiterer Nebeneffekt: Unternehmen, die hier eine Vorreiterrolle übernehmen, können sicherlich auch ihre Attraktivität als Arbeitgeber erheblich steigern.
