Digitalisierung: So verbessern Sie Ihre Arbeitswelt

GastbeitragDigitalisierung: So verbessern Sie Ihre Arbeitswelt

Dank neuartiger Technologien und der Vernetzung althergebrachter verändert sich der Arbeitsalltag drastisch. Damit diese Veränderung positiv ausfällt, müssen Unternehmen Einiges beachten.

Große Unternehmen arbeiten schon längst mit vernetzten Systemen, um deren Pflege sich ganze IT-Abteilungen kümmern. Dank Cloud-Lösungen erreicht dieser Trend mittlerweile auch kleine und mittelständische Betriebe, für die es bisher wegen mangelnder Ressourcen unmöglich war, daran teilzuhaben. Da dafür jedoch nun kein eigener Server und kein geschultes Fachpersonal mehr benötigt wird, können auch diese von den neuesten Technologien profitieren und ihre Arbeitsabläufe optimieren.

Zum Autor

  • Frank Schneider

    Frank Schneider ist Betriebswirt und selbstständiger Unternehmensberater. Er hat sich auf die Bereiche Marketing, Personal und Controlling sowie Rechnungswesen spezialisiert.

Die Digitalisierung ist wie Customer Relationship Management

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Stellen Sie sich vor: Ein Unternehmen will für sein neues Produkt eine E-Mail-Kampagne starten. Diese soll sich aber nicht an den kompletten Kundenstamm richten, sondern lediglich an diejenigen, für die die Neuerung relevant ist. Wer zu dieser Zielgruppe gehört, soll anhand von Verkaufszahlen aus dem Vertrieb ermittelt werden.

Ohne ein gutes Customer Relationship Management (CRM)-System hat die Marketingabteilung allerdings keinen Zugriff auf diese Daten. Ein Mitarbeiter schreibt also einem Kollegen aus der Vertriebsabteilung eine E-Mail und bittet ihn um die entsprechenden Informationen. Der Empfänger sucht die Daten und überträgt Namen und Adressen nach und nach in ein Word-Dokument, das er dann ans Marketing schickt. Dort muss sein Kollege die Adressen einzeln in sein E-Mail-Programm übertragen. Alles in allem dauert dieser Vorgang mindestens eine Stunde.

Diese Programme und Apps erleichtern den Arbeitsalltag

  • Evernote/Evernote Web Clipper

    Mit diesem digitalen Notizbuch für Tablet und Smartphone können wichtige Gedanken schnell festgehalten und genauso schnell wieder abgerufen werden. Mit dem Browser-Addon Web Clipper kann dieses Notizbuch auch mit Fotos und Texten aus dem Internet befüllt werden.

  • Last Pass

    Das Tool Last Pass übernimmt das Speichern der Passwörter für verschiedene Anwendungen und Websites, so dass der User sich nur noch ein Passwort merken muss. Nämlich das für Last Pass.

  • Google Drive

    Diese Online-Festplatte funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie die Cloud. Sie verfügt über eine sehr wichtige Funktion: Dokumente können auch offline bearbeitet und anschließend synchronisiert werden.

  • Lexware faktura+Auftrag

    Mit diesem Helfer für die Warenwirtschaft können Rechnungen unterwegs erstellt werden. Zusätzlich bietet das Tool auch Auswertungsmöglichkeiten und ein integriertes Online-Banking.

Mit einer CRM-Software hat dagegen jeder Zugriff auf relevante Daten, egal ob er zu der entsprechenden Abteilung gehört oder nicht. So fällt der Mailverkehr schon mal weg. Und da ein gutes System auch über Features verfügt, mit denen sich der Kundenstamm nach seinem Kaufverhalten sortieren lässt, müssen die passenden Adressen nicht mehr manuell gesucht und doppelt übertragen werden. Die E-Mail mit den neuen Produktinformationen an alle passenden Kunden zu verschicken dauert so vielleicht noch zehn Minuten.

Bestehende Prozesse hinterfragen und optimieren

Ein CRM-System ist bei weitem nicht die einzige Möglichkeit, gewohnte Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und dadurch Ressourcen besser zu nutzen. In so gut wie allen Bereichen kann alleine schon dadurch, dass nun mehr Mitarbeiter auf bestimmte Daten zugreifen können, extrem viel Zeit gespart werden.

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