Karriereleiter: Wege aus der E-Mail-Falle

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kolumneKarriereleiter: Wege aus der E-Mail-Falle

Kolumne von Simone Janson

Wer im Job erfolgreich sein will, muss per E-Mail am besten immer erreichbar sein. Manch einer kommt sich dabei schnell vor wie ein Arbeitssklave. Doch es gibt Rezepte, um dem digitalen Sklaventreiber zu entfliehen.

Zum Beispiel der Mythos von der Inbox Zero: Er besagt, dass man sein Postfach möglichst leer hält – und zwar ganz leer. Der Sinn dahinter: ein reines Gewissen, weil man nicht schon beim Öffnen des Mail-Programms von lauter wartenden Nachrichten empfangen wird oder die ganze Zeit über unbeantwortete E-Mails nachdenkt. Und das geht so: Junk-Mails im weiteren Sinne werden umgehend gelöscht. Newsletter oder Benachrichtigungen werden sofort archiviert, da sie in der Regel keine Handlung erfordern. Soweit möglich, sollte man diese Dienste abbestellen – was man nicht sofort liest, liest man erfahrungsgemäß ohnehin nie mehr. Wichtige E-Mails werden in einen speziellen To-Do-Ordner verschoben. Bei jeder neuen E-Mail sollte man sich fragen, ob sie überhaupt wichtig ist, eine Handlung erfordert oder ob man sie gleich löschen kann.

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Ob Inbox Zero nur ein kaum erreichbares Ideal oder tatsächlich umsetzbar ist, hängt stark von der eigenen Entschlossenheit ab. Denn: Man muss einfach löschen können. Denn auch wenn der Geist willig ist, am Ende siegt doch oft der Wankelmut. Genau dagegen hat der Produktivitätsexperte Martin Geiger einen Vorschlag, der praktisch zur Effizienz zwingt: Er empfiehlt, die Zeit für die Bearbeitung von E-Mails von vorneherein zu beschränken – am besten mit Stoppuhr. Laut Geiger sollte man gleich noch der eigenen Neugierde den Kampf ansagen und lediglich zweimal am Tag sein E-Mail-Postfach kontrollieren. Er selbst gönnt sich 45 Minuten pro Tag für die Erledigung seiner Mails. Wer ihm schreibt, erhält eine Auto-Responder-Nachricht, die auf den Umstand des unregelmäßigen E-Mail-Abrufs hinweist.

Fünf Tipps zur Stressbewältigung

  • Auch mal Nein sagen

    Sagen Sie auch mal „Nein“. Haben Sie gerade keine Kapazitäten für eine neue Aufgabe oder ein Projekt, sagen Sie frühzeitig Bescheid. Selbstverständlich gibt es Situationen, in denen Sie mit „Ja“ antworten müssen. Aber vielleicht hat ein Kollege gerade mehr Zeit oder die Aufgabe ist doch nicht ganz so dringend.

  • Niemand ist perfekt

    Niemand ist perfekt, stellen Sie daher keine zu hohen und unrealistischen Erwartungen an sich selbst. Damit blockieren Sie sich nur.

  • Auslöser identifizieren

    Identifizieren Sie die Auslöser. Jeder Mensch gerät durch andere Dinge unter Druck. Um einen Überblick zu behalten, hilft es, sich eine Liste mit seinen persönlichen Stressfaktoren anzulegen. Stört Sie zum Beispiel das ständige „Pling“ eingehender E-Mails, stellen Sie den Computer auf lautlos und bestimmen Sie einen festen Zeitraum, in dem Sie Mails beantworten.

  • Stress nicht unterdrücken

    Stress zu unterdrücken, ist auf lange Sicht keine Lösung. Früher oder später wird er wieder hochkommen. Um das zu vermeiden, sprechen Sie darüber mit einem Kollegen und beziehen Sie auch ihren Chef mit ein. Allein das Gefühl, aktiv etwas gegen den Stress zu tun, hilft bei der Bewältigung.

  • Sport machen

    Machen Sie Sport – Bewegung ist eine gute Methode, um Stress entgegen zu wirken. Ein kurzer Spaziergang zur Kantine oder morgens eine Station früher aussteigen, hilft Ihnen bei der Stressbewältigung. Nehmen Sie die Treppe statt den Aufzug und laufen Sie zum übernächsten Drucker statt zum nächsten.

Ins gleiche Horn stieß 2011 der Betriebsrat von Volkswagen: Er setzte durch, dass eine halbe Stunde nach Feierabend die Weiterleitungen vom E-Mail-Server auf die Handys der Arbeitnehmer abgeschaltet werden. Eine halbe Stunde vor Arbeitsbeginn am nächsten Tag werden die Server dann wieder eingeschaltet. Grund: Die Mitarbeiter sollen nicht noch nach der Arbeit durch Mails und ein schlechtes Gewissen gestresst werden. Die Regelung findet nicht nur Beifall.

Noch radikaler ist VW-Konkurrent Daimler: Die Mitarbeiter haben hier seit 2014 die Möglichkeit, ihre Mails im Urlaub direkt löschen zu lassen. Die Abwesenheitsnotiz verweist den Absender an eine Vertretung – oder man muss sich einfach nach dem Urlaub nochmal melden. Das Ziel: Die Mitarbeiter sollen nach den Ferien einen „sauberen Schreibtisch vorfinden“ und sich nicht mit einem schlechten Gewissen wegen des überquellenden Postfachs den Urlaub verderben oder den Mail-Berg sogar vorzeitig abarbeiten. Entspannung pur – oder doch Stress, weil man sich die ganze Zeit fragt, was man eigentlich verpasst?

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Vielleicht wird ja die Mail wirklich bald durch andere Kommunikationsmittel abgelöst. Bis dahin stellt sich die Frage nach dem richtigen Umgang mit dem digitalen Sklaventreiber. Ob Zwangsmaßnahmen, bei denen man in kürzester Zeit sein Postfach leer räumt oder sich selbst gleich den Zugang zu seinen Mails beschränkt, zielführend sind, darf bezweifelt werden. Ja, sie können sogar zu noch mehr Stress führen, weil man zum Beispiel ständig sortiert oder alle Nachrichten auf einen Schlag bekommt.

Wie wäre es da mit einer fast schon revolutionär anmutenden Idee: Einfach ganz auf das Ordnen und Sortieren verzichten und nur einen einzigen Archivordner anlegen. Denn je mehr Ordner und Tags es gibt, desto aufwändiger ist das Archivieren. Denn heutige Mail-Programme haben oft eine Suchfunktion, die das Auffinden auch von Jahre alten Nachrichten in Sekunden erlauben. Wenn doch auch das Suchen in Papier-Dokumenten so einfach wäre!

Die Autorin betreibt das Blog "Berufebilder". Sie können auch über Twitter mit ihr in Kontakt treten.

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