Kommunikation Die Tücken der Telefonkonferenz - und wie man sie vermeidet

Sitzen die Teilnehmer einer Besprechung nicht in einem Raum, wird die Besprechung zur großen Herausforderung. Wie gelingt die Konferenz via Telefon oder Video?

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Wie gelingt die Konferenz via Telefon oder Video? Quelle: Fotolia

Es beginnt harmlos. Die Mitarbeiter betreten nacheinander den Raum, nennen ihren Namen und setzen sich an den Tisch. An dessen Kopf sitzt der Chef und begrüßt die Teilnehmer. Eine klassische Konferenz, wie sie in jedem Unternehmen ständig vorkommt. Zunächst jedenfalls.

Schon bald gleicht die Disziplin einem Haufen wilder Hühner. Der eine fällt dem Kollegen ins Wort, der andere verabschiedet sich geistig, wieder andere körperlich. Im Hintergrund bellt ein Hund, eine Kellnerin serviert Kaffee, Stimmen hallen, niemand versteht mehr ein Wort.

Knigge für Videokonferenzen
Vermeiden Sie Nebengeräusche! Smartphone stumm stellen, Türe schließen und Finger weg von der Tastatur. Das Knacken beim Tippen stört das Gespräch nur. Quelle: RP Online Quelle: Blumenbüro Holland/dpa/gms
Positionieren Sie die Kamera auf Augenhöhe. So entsteht ein natürlicher Eindruck. Nicht den Video-Laptop auf den Schoß stellen! Sonst filmt die Kamera in die Nasenlöcher.
Achten Sie auf Ihre Umgebung und Ihre Bekleidung. Sie sollte sich vom Hintergrund abheben und hell sein. Die Webcam stellt die Helligkeit oft automatisch ein, mit einem hellen Oberteil fallen Sie so mehr auf. Wichtig ist auch eine gute Beleuchtung des Raumes, damit man Sie deutlich erkennen kann. Quelle: imago / JuNiart
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Achten Sie auf ein gutes Mikrofon. Zwar ist in den meisten Bildschirmen, Laptops oder Webcams ein Mikrofon eingebaut, jedoch haben diese oft keine gute Klangqualität. Besser: Externes Mikrofon benutzen.
Sind Ihre Brillengläser nicht entspiegelt? Dann achten Sie ganz besonders auf den Lichteinfall, damit Sie guten Augenkontakt halten können. Quelle: AP

So beginnt ein Videoclip, mit dem die beiden US-Komiker Tripp Crosby und Tyler Stanton derzeit für ein Unternehmen werben. Das Besondere ist nicht nur, dass es den beiden mühelos gelingt, die gelegentlichen Absurditäten einer Telefonkonferenz sichtbar zu machen. Sondern dass sie damit im Internet große Aufmerksamkeit erregen.

Seitdem der Clip am 22. Januar online ging, wurde er beim Videoportal Youtube mehr als 3,7 Millionen abgerufen und knapp 4.000 Mal kommentiert – trotz einer Laufzeit von vier Minuten. Offenbar können sich viele Nutzer mit der Kernaussage identifizieren: Am Ende der Konferenz haben alle viel geredet, aber wenig gesagt. Nicht trotz der modernen Technik – sondern gerade deswegen.

Fakt ist: Konferenzen per Telefon oder via Video sind gefragter denn je. Vor allem, weil sich die Technologie weiterentwickelt hat. Früher konnten sich nur Großkonzerne die teuren Geräte leisten. Heute sind die Übertragungssysteme auch für kleine Mittelständler bezahlbar. Die Verbindungen sind schneller, Bild und Ton kommen besser bei allen Teilnehmern an. Theoretisch zumindest.

Praktisch kennt jeder die Tücken der Technik. In Telefon- und Videokonferenzen kommt es ständig zu kommunikativen Pannen. Mehr noch als traditionelle Besprechungen erfordern die virtuellen Treffen von allen Teilnehmern viel Disziplin.

Aber wie lässt es sich vermeiden, dass das virtuelle Treffen zur unproduktiven Laberei verkommt? Zum Beispiel mit diesen zehn Tipps.

Zehn Tipps für Telefon- und Videokonferenzen

Die zehn Karrierekiller bei der Kommunikation
Wer beruflich aufsteigen will, muss das auch signalisieren. Denn Talent allein reicht nicht, auch die Kommunikation der Qualitäten und Ambitionen ist zentral. Dies hat eine Umfrage des New Yorker Center for Talent Innovation unter 4.000 Fachkräften mit Hochschulabschluss und 268 Führungspersönlichkeiten ergeben. Die Studie zeigt die zehn größten Kommunikationsfehler für die Karriere auf.Platz 10: Gekicher und Schrillheit Zu viel Gekicher und Lachen, lässt laut den Studienteilnehmern Frauen schlecht da stehen – und eine zu schrille Stimme Männer. Ein angemessenes Lachen und der richtige Tonfall wird von Führungspersonen erwartet. Gerade eine hohe Stimme wirkt zu emotional und lässt Zuhörer den Faden verlieren. Quelle: fotolia.com
Platz 9: GefaselDie Argumente können noch so gut sein – wer sie nicht knapp und prägnant vertreten kann hinterlässt einen schlechten Eindruck. Ausschweifende Erklärungen und Gerede lassen die Standpunkte viel schwächer erscheinen. Wer wiederum knackig überzeugen kann, hat auch das Zeug zum Chef. Mögen die Argumente inhaltlich noch so schwach sein – auf ihre Kommunikation kommt es an. Quelle: fotolia.com
Platz 8: Augenkontakt meidenWer seinem Kollegen oder Geschäftspartner nicht in die Augen schaut, hinterlässt einen schlechten Eindruck. Es zeigt, dass man nicht interessiert, etwas zu verbergen hat oder sogar lügt – alles Eigenschaften, die einem beim Karriereaufstieg nicht weiter bringen. Quelle: fotolia.com
Platz 7: Ablenkungen suchenEine Führungskraft soll Aufmerksamkeit und Interesse zeigen – für sein Projekt, die Konferenz, die Rede oder das Gespräch. Wer jedoch im Meeting auf dem Handy rumspielt, im Gespräch Fussel auf dem Pulli sucht oder seine Nägel begutachtet, gibt der Umwelt den Eindruck, sie nicht ernst zu nehmen. Quelle: fotolia.com
Platz 6: FlirtenEs kann ein Späßchen sein, ein ernster Annäherungsversuch, oder ein Mittel sich beim Vorgesetzten oder Geschäftspartner beliebt machen zu wollen – in jedem Fall ist Flirten in der Wirtschaftswelt unangebracht und untergräbt das professionelle Ansehen des Charmeurs. Quelle: fotolia.com
Platz 5: FluchenZu fluchen, ist generell die falsche Kommunikationsart – doch gerade bei Führungspersönlichkeiten, die ein Unternehmen repräsentieren,  sind Schimpfworte besonders unangebracht.   Quelle: fotolia.com
Platz 4: Keine ManierenChef sein verpflichtet: Führungspersönlichkeiten müssen sich entsprechend zu benehmen wissen. Zu den Erwartungen, die an eine hohe Position geknüpft sind, gehört eine ausgewählte Ausdrucksweise, Intellektualität, Höflichkeit und Würde. Quelle: fotolia.com

1. Pünktlich sein

Zugegeben, Pünktlichkeit sollte in jeder Besprechung oberstes Gut sein. Doch in Telefon- und Videokonferenzen sind chronische Verspätungen noch störender – weil die Unruhe entweder am Lautsprecher zu hören ist oder jemand plötzlich durchs Bild huscht.

2. Störungen vermeiden

Die Mikrofone für Konferenzanlagen sind hochsensibel, somit nehmen die Kollegen am anderen Ende der Leitung selbst entfernteste Geräusche wahr – hier klappert ein Bleistift, dort raschelt stoff, da räuspert sich ein Teilnehmer. Selbst kleinste akustische Störquellen sind für konstruktive Gespräche pures Gift. Also: Ruhig sitzen, Fenster und Türen schließen sowie den Vibrationsalarm am Handy ausschalten.

3. Kleidung wählen

Logischerweise gilt das nur für Videokonferenzen. Falls Sie auf Ihre Außenwirkung Wert legen: Streifen machen tendenziell schlank, Karos sorgen hingegen für optische Irritation. Tragen Sie also nichts Auffälliges.

4. Sitzordnung prüfen

Bevor es losgeht, sollten alle prüfen, ob Sie am anderen Ende der Leitung gut zu hören und im Video gut zu sehen sind. Während einer Videokonferenz ist es für die anderen Teilnehmer nämlich irritierend, wenn sie eine Stimme hören, ohne den Sprecher zu sehen.

5. Deutlich sprechen

Auch dahinter steckt letztlich eine triviale Botschaft, die im Alltag aber leider vernachlässigt wird: Jeder Teilnehmer muss die Chance haben, alles mitzubekommen. Das wird allerdings schwierig, wenn Sie undeutlich und leise nuscheln. Tipp: Stellen Sie sich einfach vor, Sie hielten einen öffentlichen Vortrag.

6. Moderator auswählen

Auch Konferenzen brauchen eine Hackordnung – vor allem, wenn sich die Teilnehmer nicht sehen. Bevor es losgeht, sollte ein Moderator bestimmt werden (falls der Chef das nicht ohnehin übernimmt). Der sollte diese Rolle dann auch aktiv interpretieren. Soll heißen: aktiv zuhören, das Wort erteilen und notfalls abschneiden.

7. Höflich bleiben

Konferieren Sie via Video, kommt das Gesagte mit Verzögerung an. Lassen Sie also ein paar Sekunden Zeit verstreichen, bevor Sie Ihrem Gegenüber ins Wort fallen.

8. Hektik vermeiden

Schnelle Bewegungen können aggressiv wirken. Und ein barscher Ton in der Stimme potenziert seine Wirkung in der Videoübertragung. Daher: Ruhig bleiben und durchatmen. Aufregen können Sie sich hinterher immer noch.

9. Witze verkneifen

Was am Stammtisch gut klappt, funktioniert in der Videokonferenz nicht: mit anderen Anwesenden herumscherzen. Selbst wenn Sie sich einen Witz ungern verkneifen: Wenn alle gleichzeitig reden, bekommt ihn kaum einer mit. Schlimmer: Die Kollegen könnten glauben, dass Sie in Wahrheit über Sie herziehen.

10. Stummtaste nutzen

Widerstehen Sie der Verlockung, über Abwesende herzuziehen – ein klassischer Fettnapf. Schalten Sie das Mikrofon des Telefons oder der Videoanlage unbedingt ab, wenn Sie unbedingt lästern müssen!

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