Es beginnt harmlos. Die Mitarbeiter betreten nacheinander den Raum, nennen ihren Namen und setzen sich an den Tisch. An dessen Kopf sitzt der Chef und begrüßt die Teilnehmer. Eine klassische Konferenz, wie sie in jedem Unternehmen ständig vorkommt. Zunächst jedenfalls.
Schon bald gleicht die Disziplin einem Haufen wilder Hühner. Der eine fällt dem Kollegen ins Wort, der andere verabschiedet sich geistig, wieder andere körperlich. Im Hintergrund bellt ein Hund, eine Kellnerin serviert Kaffee, Stimmen hallen, niemand versteht mehr ein Wort.
So beginnt ein Videoclip, mit dem die beiden US-Komiker Tripp Crosby und Tyler Stanton derzeit für ein Unternehmen werben. Das Besondere ist nicht nur, dass es den beiden mühelos gelingt, die gelegentlichen Absurditäten einer Telefonkonferenz sichtbar zu machen. Sondern dass sie damit im Internet große Aufmerksamkeit erregen.
Seitdem der Clip am 22. Januar online ging, wurde er beim Videoportal Youtube mehr als 3,7 Millionen abgerufen und knapp 4.000 Mal kommentiert – trotz einer Laufzeit von vier Minuten. Offenbar können sich viele Nutzer mit der Kernaussage identifizieren: Am Ende der Konferenz haben alle viel geredet, aber wenig gesagt. Nicht trotz der modernen Technik – sondern gerade deswegen.
Fakt ist: Konferenzen per Telefon oder via Video sind gefragter denn je. Vor allem, weil sich die Technologie weiterentwickelt hat. Früher konnten sich nur Großkonzerne die teuren Geräte leisten. Heute sind die Übertragungssysteme auch für kleine Mittelständler bezahlbar. Die Verbindungen sind schneller, Bild und Ton kommen besser bei allen Teilnehmern an. Theoretisch zumindest.
Praktisch kennt jeder die Tücken der Technik. In Telefon- und Videokonferenzen kommt es ständig zu kommunikativen Pannen. Mehr noch als traditionelle Besprechungen erfordern die virtuellen Treffen von allen Teilnehmern viel Disziplin.
Aber wie lässt es sich vermeiden, dass das virtuelle Treffen zur unproduktiven Laberei verkommt? Zum Beispiel mit diesen zehn Tipps.
Zehn Tipps für Telefon- und Videokonferenzen
1. Pünktlich sein
Zugegeben, Pünktlichkeit sollte in jeder Besprechung oberstes Gut sein. Doch in Telefon- und Videokonferenzen sind chronische Verspätungen noch störender – weil die Unruhe entweder am Lautsprecher zu hören ist oder jemand plötzlich durchs Bild huscht.
2. Störungen vermeiden
Die Mikrofone für Konferenzanlagen sind hochsensibel, somit nehmen die Kollegen am anderen Ende der Leitung selbst entfernteste Geräusche wahr – hier klappert ein Bleistift, dort raschelt stoff, da räuspert sich ein Teilnehmer. Selbst kleinste akustische Störquellen sind für konstruktive Gespräche pures Gift. Also: Ruhig sitzen, Fenster und Türen schließen sowie den Vibrationsalarm am Handy ausschalten.
3. Kleidung wählen
Logischerweise gilt das nur für Videokonferenzen. Falls Sie auf Ihre Außenwirkung Wert legen: Streifen machen tendenziell schlank, Karos sorgen hingegen für optische Irritation. Tragen Sie also nichts Auffälliges.
4. Sitzordnung prüfen
Bevor es losgeht, sollten alle prüfen, ob Sie am anderen Ende der Leitung gut zu hören und im Video gut zu sehen sind. Während einer Videokonferenz ist es für die anderen Teilnehmer nämlich irritierend, wenn sie eine Stimme hören, ohne den Sprecher zu sehen.
5. Deutlich sprechen
Auch dahinter steckt letztlich eine triviale Botschaft, die im Alltag aber leider vernachlässigt wird: Jeder Teilnehmer muss die Chance haben, alles mitzubekommen. Das wird allerdings schwierig, wenn Sie undeutlich und leise nuscheln. Tipp: Stellen Sie sich einfach vor, Sie hielten einen öffentlichen Vortrag.
6. Moderator auswählen
Auch Konferenzen brauchen eine Hackordnung – vor allem, wenn sich die Teilnehmer nicht sehen. Bevor es losgeht, sollte ein Moderator bestimmt werden (falls der Chef das nicht ohnehin übernimmt). Der sollte diese Rolle dann auch aktiv interpretieren. Soll heißen: aktiv zuhören, das Wort erteilen und notfalls abschneiden.
7. Höflich bleiben
Konferieren Sie via Video, kommt das Gesagte mit Verzögerung an. Lassen Sie also ein paar Sekunden Zeit verstreichen, bevor Sie Ihrem Gegenüber ins Wort fallen.
8. Hektik vermeiden
Schnelle Bewegungen können aggressiv wirken. Und ein barscher Ton in der Stimme potenziert seine Wirkung in der Videoübertragung. Daher: Ruhig bleiben und durchatmen. Aufregen können Sie sich hinterher immer noch.
9. Witze verkneifen
Was am Stammtisch gut klappt, funktioniert in der Videokonferenz nicht: mit anderen Anwesenden herumscherzen. Selbst wenn Sie sich einen Witz ungern verkneifen: Wenn alle gleichzeitig reden, bekommt ihn kaum einer mit. Schlimmer: Die Kollegen könnten glauben, dass Sie in Wahrheit über Sie herziehen.
10. Stummtaste nutzen
Widerstehen Sie der Verlockung, über Abwesende herzuziehen – ein klassischer Fettnapf. Schalten Sie das Mikrofon des Telefons oder der Videoanlage unbedingt ab, wenn Sie unbedingt lästern müssen!