Der Kommunikationsflut in Deutschland wirft sich ein neuer Gegner entgegen. Mario Ohoven, Chef des Mittelstandverbands, fordert in der "Bild"-Zeitung einen Handy-Stillstand für die Weihnachtszeit: „Kluge Arbeitgeber gönnen ihren Mitarbeitern im Sinne des Wortes weihnachtliche Stille. Zwischen Weihnachten und Neujahr gehören Handys, außer in Notfällen, abgeschaltet.“
Die Nachrichtenflut durch die neuen Medien, insbesondere die uneingeschränkt erreichbaren Mobiltelefone wird immer häufiger problematisiert. Für Aufsehen sorgt derzeit vor allem der Hirnforscher Manfred Spitzer mit seinem Buch "Digitale Demenz". Er mahnt darin nicht nur die negativen Folgen der neuen Medien für die Lernfähigkeit von Schülern an. Auch bei jeder geistigen Arbeit mindere die dauernde Unterbrechung durch E-Mails die Leistungsfähigkeit. "Der Versuch, mehrere Texte zugleich zu bearbeiten, also das Multitasking, schadet der Produktivität und führt langfristig zusätzlich nachweislich zu Aufmerksamkeitsstörungen", sagt Spitzer im Interview mit dem Handelsblatt.
Auch Henkel-Vorstandschef Kasper Rorsted plädiert laut für weniger E-Mails. Was Ohoven für Angestellte fordert, nimmt Rorsted für sich selbst in Anspruch: Zwischen Weihnachten und Neujahr dürfen ihm selbst seine Vorstandskollegen keine E-Mails schreiben.
Bild: FotoliaKorrekte Signatur
Name, Firma, Position, Adresse und Telefonnummer sind ein absolutes Muss in der digitalen Signatur. So weiß der Empfänger stets mit wem er es zu tun hat und wie er ihn erreichen kann. Achten Sie darauf, dass Ihre Signatur auch mitgeschickt wird, wenn Sie auf Emails antworten oder die elektronische Post weiterleiten. Diese Einstellungen werden oftmals übersehen. Da eine berufliche Email seit 2007 als Geschäftsbrief gilt, müssen die erforderlichen Angaben des Unternehmens mitgesandt werden: Name der Firma, Handelsregisternummer, Rechtsform etc. Das passiert in den meisten Unternehmen automatisch.
Bild: FotoliaKeine Werbung
Vermeiden Sie es unbedingt in die Signatur Werbebotschaften einzubauen. Ein einfacher Link zu einem bestimmten Angebot ist erlaubt, mehrzeilige Werbesprüche lenken vom eigentlichen Inhalt ab und wirken oftmals unübersichtlich. Außerdem sollte die Signatur auch bei kurzen Emails im richtigen Größenverhältnis zum restlichen Text stehen.
Bild: FotoliaIndividuelle Grußformeln
Legen Sie auf keinen Fall eine bestimmte Abschiedsformel in der Signatur fest. So können Sie je nach Verhältnis zum Email-Empfänger variieren. „Mit freundlichen Grüßen“ ist zwar die Standardverabschiedung, sie wirkt allerdings schräg, wenn sie an jemanden gerichtet wird, den man besser kennt, zum Beispiel einen Kollegen oder einen langjährigen Kunden, zu dem man ein gutes Verhältnis hat.
Bild: FotoliaGroße Verteiler meiden
Jeder kennt es, jeden nervt es. Emails werden über einen Verteiler geschickt, obwohl nur ein oder zwei bestimmte Empfänger die Nachricht bekommen sollen. Machen Sie sich die Mühe und suchen Sie die persönlichen Email-Adressen raus. Die anderen auf der Verteilerliste sind sonst schnell genervt. Auch die Option „Allen antworten“ sollte nur genutzt werden, wenn Ihre Antwort wirklich für alle relevant ist.
Bild: FotoliaPostfach pflegen
Achten Sie darauf, dass Ihr digitales Postfach nicht überquillt. Ist nur noch wenig Platz im Posteingang, bekommen Geschäftspartner und Kollegen Fehlermeldungen, wenn sie versuchen Ihnen größere Anhänge zu schicken. Die Email kommt nicht an und der Absender hat mehr Arbeit, weil er Sie anrufen und auf das Problem hinweisen muss.
Bild: FotoliaAbwesenheitsnotiz überprüfen
Vor allem während der Sommerferien und an Weihnachten sind viele Büros nur notbesetzt. In diesen Zeiten ist es besonders wichtig, darauf zu achten, dass in der Abwesenheitsnotiz ein Ersatzansprechpartner angegeben wird, der während des kompletten Urlaubs als Vertretung erreichbar ist. Eine Abwesenheitsnotiz von der Vertretung mit Verweis auf deren Vertretung ist inakzeptable.
Bild: ScreenshotAussagekräftiger Betreff
Bei der täglichen Flut an Emails ist es wichtig den Überblick zu behalten. Hierbei helfen die Betreffzeilen. Emails ohne Betreff oder mit schwammiger Zeile wie „Frage“ oder „Pressemitteilung“ gehen unter oder werden spät beantwortet, weil der Inhalt nicht auf den ersten Blick erkennbar ist und damit auch nicht die Relevanz der Email.
Bild: dpaForm wahren
Auch wenn die berufliche Email weniger formell als ein Geschäftsbrief erscheint, sollten einige Regeln gewahrt werden. Verzichten Sie auf keinen Fall auf die Anrede, wenngleich Sie das Grußwort etwas lockerer als in einem Brief formulieren können. Je nach Beziehung zum Empfänger kann die Email auch mit „Guten Tag“ oder sogar „Hallo“ beginnen. Rechtschreibung und Grammatik sind in der elektronischen Post genauso wichtig wie in traditionellen Brief. Smileys sind bei geschäftlichen Emails meist unangebracht.
Bild: FotoliaAnhang richtig formatieren
Verschicken Sie Anhänge, sollten Sie dabei gängige Dateiformate verwenden. Für den Empfänger ist es ärgerlich, wenn er eine wichtige Information von Ihnen zwar bekommt, diese aber nicht lesen kann. Halten Sie außerdem die Datenmenge gering, weil nicht jeder Internetnutzer Emails mit riesigen Anhängen empfangen kann. Programme zur Komprimierung können dabei helfen.
Bild: FotoliaSparsam mit roten Ausrufezeichen umgehen
Erscheint das rote Ausrufezeichen im Posteingang, schrillen die Alarmglocken des Empfängers. Emails, die Sie mit hoher Priorität versenden, sollten auch wirklich wichtig sein, sonst verwässern Sie ihre Wirkung. Auch Lesebestätigungen sollten Sie nur in absoluten Ausnahmefällen anfordern.
Korrekte Signatur
Name, Firma, Position, Adresse und Telefonnummer sind ein absolutes Muss in der digitalen Signatur. So weiß der Empfänger stets mit wem er es zu tun hat und wie er ihn erreichen kann. Achten Sie darauf, dass Ihre Signatur auch mitgeschickt wird, wenn Sie auf Emails antworten oder die elektronische Post weiterleiten. Diese Einstellungen werden oftmals übersehen. Da eine berufliche Email seit 2007 als Geschäftsbrief gilt, müssen die erforderlichen Angaben des Unternehmens mitgesandt werden: Name der Firma, Handelsregisternummer, Rechtsform etc. Das passiert in den meisten Unternehmen automatisch.
Beim Daimler-Konzern rennt Ohoven offene Türen ein. Ab 2013 haben Daimler-Manager die Möglichkeit, eingehende E-Mails in ihrer Abwesenheit automatisch löschen zu lassen. Dadurch sollen die Mitarbeiter in Ruhepausen auch wirklich abschalten können. Bei Volkswagen ist der Blackberry-Mailserver ab 18.15 Uhr abgeschaltet.
Dass ausgerechnet Ohoven sich nun zu diesem aktuellen Thema äußert passt ins Bild des umtriebigen Verbandschefs. Er hat bereits einige Vorschläge ähnlicher Art gemacht. So sprach er sich für ein totales Rauchverbot am Arbeitsplatz und ein Ende der Raucherpause aus. Auch für zwei Karenztage ohne Lohnzahlung im Krankheitsfall plädierte er. Während der Finanzkrise rief er die Beschäftigten dazu auf, auf einen Urlaubstag zu verzichten.
