1. Pünktlich sein
Zugegeben, Pünktlichkeit sollte in jeder Besprechung oberstes Gut sein. Doch in Telefon- und Videokonferenzen sind chronische Verspätungen noch störender – weil die Unruhe entweder am Lautsprecher zu hören ist oder jemand plötzlich durchs Bild huscht.
2. Störungen vermeiden
Die Mikrofone für Konferenzanlagen sind hochsensibel, somit nehmen die Kollegen am anderen Ende der Leitung selbst entfernteste Geräusche wahr – hier klappert ein Bleistift, dort raschelt stoff, da räuspert sich ein Teilnehmer. Selbst kleinste akustische Störquellen sind für konstruktive Gespräche pures Gift. Also: Ruhig sitzen, Fenster und Türen schließen sowie den Vibrationsalarm am Handy ausschalten.
3. Kleidung wählen
Logischerweise gilt das nur für Videokonferenzen. Falls Sie auf Ihre Außenwirkung Wert legen: Streifen machen tendenziell schlank, Karos sorgen hingegen für optische Irritation. Tragen Sie also nichts Auffälliges.
4. Sitzordnung prüfen
Bevor es losgeht, sollten alle prüfen, ob Sie am anderen Ende der Leitung gut zu hören und im Video gut zu sehen sind. Während einer Videokonferenz ist es für die anderen Teilnehmer nämlich irritierend, wenn sie eine Stimme hören, ohne den Sprecher zu sehen.
5. Deutlich sprechen
Auch dahinter steckt letztlich eine triviale Botschaft, die im Alltag aber leider vernachlässigt wird: Jeder Teilnehmer muss die Chance haben, alles mitzubekommen. Das wird allerdings schwierig, wenn Sie undeutlich und leise nuscheln. Tipp: Stellen Sie sich einfach vor, Sie hielten einen öffentlichen Vortrag.
6. Moderator auswählen
Auch Konferenzen brauchen eine Hackordnung – vor allem, wenn sich die Teilnehmer nicht sehen. Bevor es losgeht, sollte ein Moderator bestimmt werden (falls der Chef das nicht ohnehin übernimmt). Der sollte diese Rolle dann auch aktiv interpretieren. Soll heißen: aktiv zuhören, das Wort erteilen und notfalls abschneiden.
7. Höflich bleiben
Konferieren Sie via Video, kommt das Gesagte mit Verzögerung an. Lassen Sie also ein paar Sekunden Zeit verstreichen, bevor Sie Ihrem Gegenüber ins Wort fallen.
8. Hektik vermeiden
Schnelle Bewegungen können aggressiv wirken. Und ein barscher Ton in der Stimme potenziert seine Wirkung in der Videoübertragung. Daher: Ruhig bleiben und durchatmen. Aufregen können Sie sich hinterher immer noch.
9. Witze verkneifen
Was am Stammtisch gut klappt, funktioniert in der Videokonferenz nicht: mit anderen Anwesenden herumscherzen. Selbst wenn Sie sich einen Witz ungern verkneifen: Wenn alle gleichzeitig reden, bekommt ihn kaum einer mit. Schlimmer: Die Kollegen könnten glauben, dass Sie in Wahrheit über Sie herziehen.
10. Stummtaste nutzen
Widerstehen Sie der Verlockung, über Abwesende herzuziehen – ein klassischer Fettnapf. Schalten Sie das Mikrofon des Telefons oder der Videoanlage unbedingt ab, wenn Sie unbedingt lästern müssen!