Mikrokosmos Büro: Peinliche E-Mail-Sünden und wie man sie vermeidet

Es ist und bleibt wohl eins der besten Beispiele für unachtsames E-Mail-Beantworten: Babette, die gerne auch die neue Ausgabe von "Kürschners Handbuch" - ein Nachschlagewerk für Abgeordnete - haben will.

Die Mitarbeiterin einer Grünen-Abgeordneten schrieb 2012 anstatt - wie beabsichtigt - an ihre Kollegin "Britta", versehentlich an circa 4000 Bundestagskontakte. Alles nur weil Sie kurzerhand auf "Allen antworten" geklickt hat. Der Fauxpas legte mit über 200 E-Mails pro Person für längere Zeit den gesamten Mail-Verkehr des Bundestages lahm: Mails kamen mit 30 Minuten Verspätung und der Service der Bundestags-Tabletts musste eingestellt werden.

Aber auch im kleineren Rahmen können an "alle" adressierte Nachrichten für Beteiligte Unannehmlichkeiten enthalten. Deswegen gilt: immer kontrollieren, wer noch CC steht und nicht leichtfertig verschicken.

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Kurzschlusshandlungen vermeiden

E-Mails können sehr schnell falsch verstanden werden, daher sollten sie nicht weniger wohlüberlegt verschickt werden als ein Brief auf Papier. Wer wütend eine Mail schreibt, sollte sich noch mal Zeit nehmen, in wichtigen Fällen sogar eine Nacht darüber schlafen, bevor er sie unwiderruflich abschickt. Tipp: Gewissen Schutz vor zu eiligem Absenden bietet eine leer gelassene Empfängerzeile; wird der Adressat erst nach dem Schreiben der Nachricht eingetragen, wird diese weniger leichtfertig abgeschickt.

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Wer soll wen sehen?

Jemandem in Kopie (Cc) zu setzen ist gängige Praxis im Berufsalltag; auch die Blindkopie (Bcc) wird häufig genutzt. Werden diese beiden aber fälschlicherweise vertauscht, kann das peinliche Probleme verursachen. So sehen zum einen alle Adressaten an wen noch geschrieben wurde - unangenehm bei persönlich formulierten Weihnachts- oder Neujahrsgrüßen - zum anderen werden die E-Mailadressen ohne die Zustimmung der Betroffenen weitergegeben.

Besonders nervig ist der Effekt bei Empfängern auch, wenn die Cc-Liste lang ist, und man vor der eigentlichen Nachricht sich erst durch ellenlange Adressenlisten scrollen muss.

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Frühzeitiges Abschicken durch Vertippen

Im innerbetrieblichen Email-Verkehr ist eine halbfertige Nachricht wohl noch zu verschmerzen. Je wichtiger und persönlicher der Inhalt, desto schwerwiegender der Schaden. Je nach Kontext kann das dann als unprofessionell oder schlampig ausgelegt werden. Bewirbt man sich gerade auf eine neue Stelle und kündigt groß einen Lebenslauf im Anhang an, sollte dieser auch beim ersten mal dran hängen.

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Die Rettung: Verzögertes Abschicken

Egal, ob man aus Versehen auf "Senden" geklickt oder eine wutentbrannte Mail losgeschickt hat: oft fällt einem direkt nach dem Klick ein, dass etwas fehlt oder falsch ist. Für solche Fälle haben Softwareentwickler mittlerweile Programme entwickelt, die das Versenden automatisch verzögern. So kann jede Mail standardmäßig erst einige Minuten später versandt werden - häufig genügt die Zeit, um Fehler noch zu bemerken und die Sendung zu verhindern. Auch Standardprogramme wie Outlook bieten diesen Service an.

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"Wenn Sie diese Mail in den nächsten zehn Minuten...."

Wer so genannte Kettenmails weiterleitet, verbreitet heutzutage wenig Freude und sollte daher lieber darauf verzichten. Nicht nur unseriöse Gewinnversprechen von iPads, Autos oder Millionenerbschaften sind Spam, sondern auch nett formulierte Ich-sage-meinen-Freunden-wie-gern-ich-sie-habe-Mails.

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E-Mail-Verläufe

Wenn sich zwei über einen komplexen Sachverhalt per Mail austauschen, entsteht schnell eine umfangreiche Abfolge (Re:Re:Re:...). Solch eine Korrespondenzkette an einen Dritten weiterzuleiten, tut diesem meist keinen Gefallen, weil er mühsam hin-und her scrollen muss und schnell durcheinander kommt. Um ihm die Mühe zu ersparen und den Arbeitsablauf zu optimieren, lohnt es sich, die Entscheidungsfindung zusammen zu fassen - so geht auch weniger in der Korrespondenz verloren.

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Achtung Abkürzungen

Speziell Smartphone-Nutzer tendieren zu einer verknappten Schreibweise in Abkürzungen. Problematisch wird das, wenn der Chef nach einer längeren Mail-Korrespondenz nur ein "Ja, klar" zurückschickt und - ganz im Gegenteil - gar nicht klar ist, worauf sich das bezieht. Handelt es sich um wichtige Entscheidungen, sollten diese auch ausformuliert werden - so können unnötige Missverständnisse verhindert werden.

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Keine Spitznamen als Absenderkennung

Wer eine E-Mail an mehrere Empfänger verschickt, sollte daran denken, dass die vergebenen Namen auch angezeigt werden. Schreibt man also an die Kunden Frau Müller und Herr Schmidt, sollte man seinen Kollegen nicht mit "Michi" anzeigen lassen. Zur Sicherheit sollte man im beruflich genutzten Mail-Postfach einfach von Anfang an alle Kontakte mit präsentierfähigen Namen eintragen.

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