Produktivität im Job: So massiv lenken uns E-Mails ab

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Produktivität im Job: So massiv lenken uns E-Mails ab

Quelle:CIO

Im Schnitt dauert es 15 Minuten, bis man sich nach einer eingegangenen Mail oder einem Anruf wieder auf die ursprüngliche Aufgabe konzentrieren kann. Mit simplen Tricks lässt sich gegensteuern.

Eigentlich sollte man meinen, dass Kommunikationstechnologien wie E-Mails und Online-Tools wie Wikis Angestellte viel effizienter arbeiten lassen als früher. Doch eine Umfrage des amerikanischen Coaching-Unternehmens Apex Performance zeigt, dass sich viele Arbeitnehmer durch die zahlreichen Unterbrechungen am Arbeitsplatz von ihren anderen Aufgaben ablenken lassen.

So werden Sie der E-Mail-Flut Herr

  • Gefühlt versus real

    Susanne Wagner und Günter Weick von SofTrust Consulting zeigen in ihrem Buch „Management by E-Mail“ auf, wie Führungskräfte sich aus der E-Mail-Falle befreien können. Gemäß dem „Management-By-E-Mail“-Methode sollten sich Führungskräfte im ersten Schritt darüber klar werden, wie stark E-Mail sie wirklich belastet. SofTrusts E-Mail-Effizienzprojekte zeigen, dass sich die gefühlte und reale Belastung durch E-Mail meist deutlich unterscheiden. Meist ist die Belastung deutlich höher als subjektiv wahrgenommen.

  • Die optimale Anzahl

    Es gibt kaum eine Zahl in der Unternehmenswelt, über die man trefflicher streiten kann, als die „richtige“ Anzahl an E-Mails, die ein Manager pro Tag bewältigen sollte. Einige finden 300 völlig normal, andere regional aktive Angestellte schreiben 20 und erhalten 30 E-Mails pro Tag. Natürlich ist es vom Einzelfall abhängig.

  • Der Grenzwert

    Wer 100 E-Mails oder mehr pro Tag bekommt, liegt aus Sicht der Autoren „auf jeden Fall jenseits einer akzeptablen Grenze“. Es gäbe keinen relevanten Managerjob, in dem er über täglich 100 Sachverhalte informiert werden muss. Wenn doch, macht er irgendetwas falsch.

  • Verteiler

    Lassen Sie sich aus jedem Verteiler löschen, den Sie nicht zwingend brauchen. Falls Sie ein Kollege unerwünscht in (s)einen Verteiler aufnimmt, sprechen Sie mit darüber.

  • Automatisch löschen

    Wenn Sie E-Mails von bestimmten Personen bekommen oder mit bestimmten Schlüsselwörtern, können Sie ihren Email-Client so programmieren, dass sie entweder sofort gelöscht oder in einen bestimmten Ordner verfrachtet werden.

  • Umgang mit Newslettern und Co

    Überprüfen Sie die Informations-E-Mails wie Newsletter, die Sie bekommen. Filtern Sie die, die sie nicht (mehr) brauchen, hinaus. Lassen Sie diese E-Mails in einen bestimmten Ordner einlaufen. Wenn Sie an einem Tag keine Zeit haben, sie zu lesen, stören Sie Ihren Alltag nicht.

  • Empfangs- und Lesebestätigung

    Es gibt Unternehmen, bei den machen Empfangs- und Lesebestätigungen 30 Prozent des E-Mail-Aufkommens aus. Schalten Sie diese Tools ab. Zum einen sind sie ohnehin unzuverlässig und zum anderen nerven sie viele Empfänger massiv.

  • Spam

    Wenn Sie noch Spam bekommen, informieren Sie dringend Ihre IT-Abteilung. Es ist heutzutage absolut möglich, völlig frei von Spams zu leben.

  • Kernaufgaben

    Nicht nur, aber besonders leitende Angestellte müssen sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren. Und das gilt auch für ihr E-Mail-Postfach. Wer mal nachzählt, kommt auf maximal 40 Prozent. Also weniger als die Hälfte der E-Mails eines Managers haben mit seinen Kernaufgaben zu tun.

  • CC-Last

    Ein besonderes Problem ist das in CC-Setzen. Doch eine E-Mail, in der ein Vorgesetzter in Kopie gesetzt wird, zählt keineswegs zu „Personal führen“ oder „Fortschritte kontrollieren“. Also reduzieren sie jede überflüssige E-Mail und sagen Sie es auch den Kollegen, dass sie nicht mehr zwingend in CC gesetzt werden wollen. Von Ausnahmen abgesehen sollte keine E-Mail mehr als zwei Empfänger haben.

  • CC-Emails drehen Hierarchie um

    Früher mussten Mitarbeiter Zeit investieren, um Informationen so aufzubereiten, dass sie für den Vorgesetzten nutzbar waren. Eine CC-Kopie dreht den Arbeitsaufwand um: null für den Mitarbeiter, viel für den Chef. Da Kopien ja für den Empfänger und nicht den in CC-Gesetzten gedacht sind, braucht Letzterer überdurchschnittlich viel Zeit, um sie zu lesen.

  • CC-Emails erzeugen Illusion

    Wenn jemand eine E-Mail in Kopie erhalten hat, hat er deren Inhalt nicht automatisch gelesen und voll verstanden. Das scheint eine triviale Wahrheit zu sein, doch die Anspruchshaltung in Unternehmen ist oft eine andere. Bedenken Sie also, dass ihr Chef oder Ihr Kollege nicht jede CC-Email auswendig kennt.

  • CC-Email generieren neue Emails

    Kopiert ein Mitarbeiter seinen Chef bzw. ein Kollege den anderen auf seine E-Mail, werden die Empfänger der E-Mail ihn auch wieder mit hinein nehmen.

  • Die Lösung des Problems

    Legen Sie fest, wie Sie informiert werden möchten. Wenn Sie keine CC-Kopie wollen, heißt das ja nicht, dass Sie auf Informationen verzichten möchten. Etablieren Sie ein Berichtswesen, verlangen Sie kommentierte Info-Kopien, demotivieren Sie externe CC-Setzer und verweisen Sie konsequent auf die Kompetenz der zuständigen Mitarbeiter. 

  • Notwendige-Übel-Emails

    Nun muss ein leitender Angestellter auch solche Aufgaben lösen, die nicht zu seinem Kernbereich gehören und man notwendiges Übel nennen könnte. Diese Dinge kommen in aller Regel per E-Mail. Gänzlich vermeiden lässt sich das nicht, wohl aber reduzieren. Differenzieren Sie zwischen Notwendige-Übel-E-Mails und solchen, die tatsächlich unnötige Zeitverschwendung sind. Der Anteil ist höher als Sie denken.

  • Belästigung durch Untergebene

    Viele Mitarbeiter ziehen ihre Führungskräfte mit E-Mails viel zu sehr in das Tagesgeschäft hinein. Das ist oft ein Anzeichen dafür, dass sie überfordert sind, ihnen wichtige Informationen fehlen oder sie sich absichern wollen. All dies kann ein guter Chef anders lösen, so dass täglich Dutzende E-Mails ausbleiben.

Gut 70 Prozent der 300 Befragten erhalten mindestens 21 E-Mails am Tag. Mehr als die Hälfte der Befragten kontrolliert ihren Posteingang mehr als elf Mal täglich, jeder Dritte prüft das Postfach sofort nach einer Benachrichtigung über neue Mails. Oft sind es deutlich mehr als 21 Mails. Laut einer Umfrage des Data-Governance-Anbieters Varonis bekommt jeder dritte Top-Entscheider 100 bis 300 neue Nachrichten am Tag.

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Was bei der Arbeit stresst

  • Verantwortung

    Was sorgt im Büro für Stress? Der Personaldienstleister Robert Half hat im höheren Management nach den wichtigsten Gründen gefragt. Dabei gaben 18 Prozent der Befragten zu viel Verantwortung oder ständiges an die-Arbeit-denken auch in der Freizeit als Grund für Stress bei der Arbeit an. Nur in Tschechien können die Beschäftigten außerhalb des Arbeitsplatzes schwerer abschalten - dort gaben 28 Prozent an, dauernd an die Arbeit denken zu müssen. Auf der anderen Seite der Skala ist Luxemburg: nur fünf Prozent haben dort dieses Problem.

  • Nur wenige Menschen arbeiten stressfrei

    Keinen Stress haben dagegen nur sieben Prozent der deutschen Befragten. Genauso niedrig ist der Anteil derer, die ihren aktuellen Job nicht mögen.

  • Druck von oben

    Unangemessener Druck vom Chef nannten 27 Prozent der Befragten hierzulande als Stressgrund. In Brasilien sind es dagegen 44 Prozent.

  • Chefqualitäten

    Wenn der Chef sich eher um sein Handicap kümmert, statt ordentlich zu führen: 28 Prozent der Befragten sind mit der Managementfähigkeit des Chefs unglücklich. Das Unvermögen des führenden Managers, das zu Stress führt, scheint in Luxemburg relativ unbekannt zu sein - nur 11 Prozent der Befragten sind dort mit den Befragten unglücklich, in Dubai sind es gar neun Prozent.

  • Büroklatsch

    Dass unangenehme Kollegen oder fieser Büroklatsch zu Stress führen kann, ist allgemein bekannt. Dementsprechend führen auch 31 Prozent der Befragten das als Stressgrund an - der Anteil derer, die das ähnlich sehen, liegen in allen anderen Ländern fast gleich hoch - außer in Brasilien: 60 Prozent der Befragten geben unangenehme Kollegen und fiesen Büroklatsch als Stressgrund an.

  • Unterbesetzung

    Ein weitere Stressgrund: personelle Unterbesetzung. 41 Prozent der Befragten sehen das als wichtigen Grund für Stress bei der Arbeit an - ein Wert, der fast in allen Ländern ähnlich ist.

  • Arbeitsbelastung

    Doch am problematischsten, laut der Studie: die hohe Arbeitsbelastung. 51 Prozent der Befragten gaben dies als Stressgrund an. Deutschland liegt damit im Schnitt, auch in den anderen elf Ländern ist ein ähnlich hoher Anteil der gleichen Meinung.

21 neue Mitteilungen täglich – das klingt auf den ersten Blick nach wenig. Doch wer bei jeder dieser Mails seine Arbeit liegen lässt und die neue Nachricht liest, unterbricht 21 Mal am Tag seine Arbeit. Zwei Drittel der Umfrageteilnehmer gaben an, dass sie mindestens alle 20 Minuten unterbrochen werden.

Diese ständigen Pausen wirken sich massiv auf die Produktivität von Arbeitnehmern aus, wie die Ergebnisse einer anderen Umfrage zeigen. Eric Horvitz hat bei Microsoft untersucht, wie lange Angestellte brauchen, bis sie sich nach einer Mail, einem Anruf oder einer Chat-Nachricht wieder auf ihre ursprüngliche Aufgabe konzentrieren können. Im Durchschnitt dauert das 15 Minuten. Wer also mehrere E-Mails, Anrufe, Chat-Nachrichten pro Stunde liest, ist zeitraubenden Ablenkungen ausgesetzt.

Stress vermeiden mit wenigen Klicks

Bei diesen Ablenkungen ist noch nicht eingerechnet, dass die Angestellten die E-Mail bereits beantwortet haben, wenn dies notwendig ist. Die meisten männlichen Umfrageteilnehmer beantworten berufliche E-Mails nach ein bis vier Stunden. Die Mehrheit der weiblichen Befragten reagiert innerhalb einer Stunde, so die Umfrage-Ergebnisse von Apex Performance.

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Die ständigen Mails lenken nicht nur ab, sie verursachen auch Stress. Forscher der University of California und der US-Armee haben Angestellte von ihrem Mail-Account abgeschnitten. Sie arbeiteten in dieser Zeit fokussierter und produktiver und ihre Herzfrequenz war natürlicher.

Bereits mit einfachen Tricks lässt sich die Produktivität am PC steigern. Dazu zählt zum Beispiel, die Benachrichtigung über neue Mails zu deaktivieren oder mit speziellen Tools wie JediConcentrate nachzuhelfen.

An der Umfrage des amerikanischen Coaching-Unternehmens Apex Performance haben 300 Angestellte aus den USA teilgenommen. Die Ergebnisse wurden unter dem Titel „Attention in the 21st Century“ veröffentlicht.

Quelle:  CIO
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