Produktivität: Zeitfresser E-Mail

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Produktivität: Zeitfresser E-Mail

von Kristin Schmidt

Dutzende E-Mails, die Sie nicht interessieren? Stundenlange Konferenzen, bei denen nichts herauskommt? Zeitverschwendung im Arbeitsalltag ist ärgerlich. Was Unternehmen und Mitarbeiter dagegen tun können.

Irgendwann sind Sie auf diesem Verteiler gelandet. Doch 90 Prozent der E-Mails betreffen Sie überhaupt nicht. Das Postfach läuft voll, das am Bildschirmrand auftauchende Kästchen zeigt eine neue E-Mail an, Sie werden zwangsläufig aus Ihrem Arbeitsfluss gerissen. Diese Probleme kennen viele Angestellte und thematisieren sie auch zunehmend.

Das zeigt eine aktuelle Umfrage des Personaldienstleisters Robert Half unter 250 Personalmanagern aus Deutschland und der Schweiz. In der Bundesrepublik waren schon fast ein Drittel der Befragten mit Bedenken der Mitarbeiter in Bezug auf die zahlreichen E-Mails konfrontiert. Am häufigsten beklagten die Mitarbeiter zu viele irrelevante Informationen und die ständige Unterbrechung der Arbeit. Außerdem würde ihnen der persönliche Kontakt fehlen, sowie ihre Produktivität sinken.

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Die Uhr tickt gnadenlos - nicht nur für Jackie Chan und Owen Wilson im Film "Shanghai Knights". Quelle: dpa

Ähnlich zeitraubend können Besprechungen sein. Von den befragten Personalberatern aus Deutschland halten 20 Prozent jedes vierte bis zweite Meeting für unnötig. Vor allem wenn daraus keine Ergebnisse resultieren, seien die Treffen überflüssig. Desweitern mangele es häufig an eindeutigen Zielsetzungen und die Teilnehmer seien schlecht vorbereitet.

Um beide Zeitfresser auszuschalten, können sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeiter ihren Beitrag leisten.

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Zum Beispiel sollten die Angestellten feste Zeiträume zum Bearbeiten von E-Mails reservieren. Dafür sei besonders der Nachmittag geeignet, sagen Experten, da man den leistungsfähigen Vormittag für andere Aufgaben nutzen sollte. Außerdem hilft es, die E-Mails nicht permanent zu aktualisieren. Bei vielen Jobs reicht es absolut, alle zwei Stunden die neusten Mails zu checken. Und selbst dann können unwichtige E-Mails erst einmal bei Seite gelassen werden. Vorausgesetzt die Betreffzeile ist so präzise formuliert, dass der Inhalt deutlich daraus hervorgeht.

Um Besprechungen knapp und erfolgsversprechend zu gestalten, sollte der Kreis der Teilnehmer klein gehalten werden. Die Initiatoren sollten laut Robert Half eine Agenda vorbereiten und an die Beteiligten verschicken. Smartphones und Tablets sollten grundsätzlich verbannt werden, damit die Teilnehmer nicht abgelenkt werden.

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