Produktivitätskiller: Warum wir uns von der E-Mail verabschieden sollten

Produktivitätskiller: Warum wir uns von der E-Mail verabschieden sollten

"Die E-Mail ist tot", heißt es stets, sobald ein neues Kommunikationstool verfügbar ist. Doch kein Messenger hat es bisher geschafft, die E-Mail zu verdrängen. Woran liegt das?

Die E-Mail hat keinen guten Ruf: Je nachdem, welcher Studie man glauben mag, bekommt der normale Büromensch pro Tag zwischen 18 und 37 E-Mails, die tatsächlich auch an ihn gerichtet sind. 60 Prozent der Menschen sind davon genervt und lesen sie oft gar nicht mehr. Zumindest nicht gründlich. Laut einer Umfrage wird nur jeder dritte E-Mail-Anhang vom Empfänger geöffnet.

Die größten Fehler beim Einsatz von E-Mails

  • Verlust von Arbeitszeit

    „Welche negativen Auswirkungen ergeben sich aus einem unreflektierten Umgang mit dem Medium E-Mail?“ Der E-Mail-Spezialist Günter Weick, der mit seinen Kollegen von SofTrust Consulting seit 2001 die E-Mail-Kultur internationaler Unternehmen gestaltet, nennt in seinem Buch „Wenn E-Mails nerven“ zwölf potentielle negative Nebenwirkungen.

    Eine davon ist die Verschwendung von Arbeitszeit. Beratungsgesellschaften beziffern den Wert der verlorenen Arbeitszeit auf mehrere Milliarden Euro jährlich.

  • Gefahr der Selbstausbeutung

    E-Mails haben Suchtpotenzial. Auf lange Sicht leisten die Mitarbeiter so in der regulären Arbeitszeit weniger.

  • Mentale Ermüdung

    Wer sich von E-Mails treiben lässt, ermüdet schneller, wie Studien belegen. Die ständigen Unterbrechungen durch Emails erhöhen das Bournout-Risiko.

  • Fehler und Missverständnisse

    Jeder dürfte es schon mal erlebt haben, dass der Text einer E-Mail falsch verstanden wird. Missverständnisse passieren einfach sehr viel häufiger als in direkten Gesprächen. Zudem treten auch fachliche Fehler leichter auf.

  • Prozesse werden umgangen

    Hierarchien haben sich ja nicht aus Zufall gebildet. Wer berichtet was an wen – das umgeht die E-Mail-Kommunikation viel häufiger, als es alle Beteiligten wahr haben wollen. Vielleicht geht der „kleine Dienstweg“ per Email manchmal schneller, aber das geht zu Lasten von Zuverlässigkeit und Qualität.

  • Einzelfälle statt Organisation

    Anstatt richtig in Prozessen organisiert zu sein, wird vieles immer wieder als Einzelfall betrachtet. Das ist nicht nur aufwendiger, sondern es passieren auch mehr Fehler.

  • Soziale Kompetenz nimmt ab

    Soziologen und Psychologen sagen, dass jene Menschen, die vor allem elektronisch kommunizieren, die Fähigkeit und das Interesse verlieren, sich mit Menschen direkt auseinanderzusetzen.

  • Vieles dauert länger

    Es gibt viele Themen, in den E-Mails einfach die uneffektivere Kommunikationsform sind (siehe Seite 2). Die Geschäftsvorfälle dauern länger als notwendig und erfordern mehr Aufwand. So manches Thema, das sich per E-Mail über Wochen hinzieht, ist in einer Zehn-Minuten-Besprechung vom Tisch.

  • Prioritäten gehen verloren

    Das dringende Kleine im Posteingang wird wichtiger als das wirklich wichtige Große. Auch das ist ein Nachteil der E-Mail-Kommunikation. Umso wichtiger ist es, sich da gut zu organisieren.

  • Emailen ist nicht Arbeiten

    Es kommt schnell zu einem Realitätsverlust: Mitarbeiter schicken Dutzende E-Mails durch die Gegend und glauben, sie hätten wirklich gearbeitet. Doch wie produktiv sind die meisten E-Mails wirklich? Hat man  für das Unternehmen tatsächlich so viel bewegt, wie man in derselben Zeit hätte können?

  • Reagieren statt Agieren

    Wer über weitere Strecken des Tages auf eingehende E-Mails reagiert, hat folglich weniger Zeit zum Agieren. Das frustriert den Einzelnen und bringt dem Unternehmen wenig.

  • Weiterschieben statt Erledigen

    Jeder will E-Mails schnell vom Tisch haben. Also wo immer möglich gilt da die Devise: weiterleiten statt erledigen.

Laut einer Umfrage des Personaldienstleisters Robert Half unter 250 Personalmanagern beklagen die Mitarbeiter zu viele irrelevante Informationen und die ständige Unterbrechung ihrer Arbeit. Außerdem würde ihnen der persönliche Kontakt fehlen. Auch ihre Produktivität leidet.

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So werden Sie der E-Mail-Flut Herr

  • Gefühlt versus real

    Susanne Wagner und Günter Weick von SofTrust Consulting zeigen in ihrem Buch „Management by E-Mail“ auf, wie Führungskräfte sich aus der E-Mail-Falle befreien können. Gemäß dem „Management-By-E-Mail“-Methode sollten sich Führungskräfte im ersten Schritt darüber klar werden, wie stark E-Mail sie wirklich belastet. SofTrusts E-Mail-Effizienzprojekte zeigen, dass sich die gefühlte und reale Belastung durch E-Mail meist deutlich unterscheiden. Meist ist die Belastung deutlich höher als subjektiv wahrgenommen.

  • Die optimale Anzahl

    Es gibt kaum eine Zahl in der Unternehmenswelt, über die man trefflicher streiten kann, als die „richtige“ Anzahl an E-Mails, die ein Manager pro Tag bewältigen sollte. Einige finden 300 völlig normal, andere regional aktive Angestellte schreiben 20 und erhalten 30 E-Mails pro Tag. Natürlich ist es vom Einzelfall abhängig.

  • Der Grenzwert

    Wer 100 E-Mails oder mehr pro Tag bekommt, liegt aus Sicht der Autoren „auf jeden Fall jenseits einer akzeptablen Grenze“. Es gäbe keinen relevanten Managerjob, in dem er über täglich 100 Sachverhalte informiert werden muss. Wenn doch, macht er irgendetwas falsch.

  • Verteiler

    Lassen Sie sich aus jedem Verteiler löschen, den Sie nicht zwingend brauchen. Falls Sie ein Kollege unerwünscht in (s)einen Verteiler aufnimmt, sprechen Sie mit darüber.

  • Automatisch löschen

    Wenn Sie E-Mails von bestimmten Personen bekommen oder mit bestimmten Schlüsselwörtern, können Sie ihren Email-Client so programmieren, dass sie entweder sofort gelöscht oder in einen bestimmten Ordner verfrachtet werden.

  • Umgang mit Newslettern und Co

    Überprüfen Sie die Informations-E-Mails wie Newsletter, die Sie bekommen. Filtern Sie die, die sie nicht (mehr) brauchen, hinaus. Lassen Sie diese E-Mails in einen bestimmten Ordner einlaufen. Wenn Sie an einem Tag keine Zeit haben, sie zu lesen, stören Sie Ihren Alltag nicht.

  • Empfangs- und Lesebestätigung

    Es gibt Unternehmen, bei den machen Empfangs- und Lesebestätigungen 30 Prozent des E-Mail-Aufkommens aus. Schalten Sie diese Tools ab. Zum einen sind sie ohnehin unzuverlässig und zum anderen nerven sie viele Empfänger massiv.

  • Spam

    Wenn Sie noch Spam bekommen, informieren Sie dringend Ihre IT-Abteilung. Es ist heutzutage absolut möglich, völlig frei von Spams zu leben.

  • Kernaufgaben

    Nicht nur, aber besonders leitende Angestellte müssen sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren. Und das gilt auch für ihr E-Mail-Postfach. Wer mal nachzählt, kommt auf maximal 40 Prozent. Also weniger als die Hälfte der E-Mails eines Managers haben mit seinen Kernaufgaben zu tun.

  • CC-Last

    Ein besonderes Problem ist das in CC-Setzen. Doch eine E-Mail, in der ein Vorgesetzter in Kopie gesetzt wird, zählt keineswegs zu „Personal führen“ oder „Fortschritte kontrollieren“. Also reduzieren sie jede überflüssige E-Mail und sagen Sie es auch den Kollegen, dass sie nicht mehr zwingend in CC gesetzt werden wollen. Von Ausnahmen abgesehen sollte keine E-Mail mehr als zwei Empfänger haben.

  • CC-Emails drehen Hierarchie um

    Früher mussten Mitarbeiter Zeit investieren, um Informationen so aufzubereiten, dass sie für den Vorgesetzten nutzbar waren. Eine CC-Kopie dreht den Arbeitsaufwand um: null für den Mitarbeiter, viel für den Chef. Da Kopien ja für den Empfänger und nicht den in CC-Gesetzten gedacht sind, braucht Letzterer überdurchschnittlich viel Zeit, um sie zu lesen.

  • CC-Emails erzeugen Illusion

    Wenn jemand eine E-Mail in Kopie erhalten hat, hat er deren Inhalt nicht automatisch gelesen und voll verstanden. Das scheint eine triviale Wahrheit zu sein, doch die Anspruchshaltung in Unternehmen ist oft eine andere. Bedenken Sie also, dass ihr Chef oder Ihr Kollege nicht jede CC-Email auswendig kennt.

  • CC-Email generieren neue Emails

    Kopiert ein Mitarbeiter seinen Chef bzw. ein Kollege den anderen auf seine E-Mail, werden die Empfänger der E-Mail ihn auch wieder mit hinein nehmen.

  • Die Lösung des Problems

    Legen Sie fest, wie Sie informiert werden möchten. Wenn Sie keine CC-Kopie wollen, heißt das ja nicht, dass Sie auf Informationen verzichten möchten. Etablieren Sie ein Berichtswesen, verlangen Sie kommentierte Info-Kopien, demotivieren Sie externe CC-Setzer und verweisen Sie konsequent auf die Kompetenz der zuständigen Mitarbeiter. 

  • Notwendige-Übel-Emails

    Nun muss ein leitender Angestellter auch solche Aufgaben lösen, die nicht zu seinem Kernbereich gehören und man notwendiges Übel nennen könnte. Diese Dinge kommen in aller Regel per E-Mail. Gänzlich vermeiden lässt sich das nicht, wohl aber reduzieren. Differenzieren Sie zwischen Notwendige-Übel-E-Mails und solchen, die tatsächlich unnötige Zeitverschwendung sind. Der Anteil ist höher als Sie denken.

  • Belästigung durch Untergebene

    Viele Mitarbeiter ziehen ihre Führungskräfte mit E-Mails viel zu sehr in das Tagesgeschäft hinein. Das ist oft ein Anzeichen dafür, dass sie überfordert sind, ihnen wichtige Informationen fehlen oder sie sich absichern wollen. All dies kann ein guter Chef anders lösen, so dass täglich Dutzende E-Mails ausbleiben.

Letzteres bestätigt ein Bericht des McKinsey Global Instituts, laut dem die Produktivität von Angestellten und Führungskräften um 25 Prozent steigt, wenn die Unternehmen statt E-Mails andere Kommunikationstools verwenden. Beispielsweise firmeninterne Messenger oder Facebook. Laut dem Bericht haben das auch 85 Prozent der größten US-Konzerne begriffen und lassen wahlweise die Nutzung von Social Media zur innerbetrieblichen Kommunikation zu, oder installieren eigene Systeme.

Die E-Mail gibt es aber weiterhin und wer keine Lust hat, andere Kanäle zu nutzen, muss es nicht. Das ist in etwa so, als würde der Kollege aus der Buchhaltung noch Telegramme schicken, während der nächste lieber faxt und der Dritte mailt. Nur 17 Prozent der Fortune Global 500, also der 500 umsatzstärksten Unternehmen der Welt, haben überhaupt Erfahrungen mit anderen Kommunikationsdiensten neben E-Mail und Telefon, wie ein Bericht des Massachusetts Institute of Technologies zeigt.

Weitere Artikel

Die Frage ist nur, warum so an der E-Mail festgehalten wird, wenn sie alle nervt und nachweisbar die Produktivität schwächt. Eine Studie von TNS Research unter 1100 Briten zeigt, dass gut die Hälfte eine E-Mail binnen einer Stunde nach Erhalt liest, bearbeitet, beantwortet und archiviert. Und zwar unabhängig davon, was sie getan haben, als die E-Mail ankam.

Für die Konzentration sei diese Dauerablenkung in etwa so förderlich, wie bei der Arbeit zu kiffen, so das Urteil von Forschern des Londoner King's College.

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