Ratgeber: So werden Sie wieder Herr über Ihre Zeit

Ratgeber: So werden Sie wieder Herr über Ihre Zeit

, aktualisiert 09. November 2011, 16:00 Uhr
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In der Rubrik „Karriere Tipp“ widmet sich Handelsblatt Online wöchentlich Themen rund um Beruf, Büro und Bewerbung.

Quelle:Handelsblatt Online

Ständig klingelt das Telefon, dazu kommen E-Mail-Flut und Meetings. Schnell verliert man im Büroalltag den Überblick. Die Folgen sind Überstunden und eine Menge Frust. Wie Sie ihre Zeitprobleme in den Griff bekommen.

KölnFamilie und Beruf unter einen Hut zu bringen, ist für Nicole Seifert kein Problem. Die 36-Jährige arbeitet als Beraterin für ein Personalentwicklungsunternehmen mit Sitz in Wermelskirchen im Bergischen Land. Vor ein paar Monaten hat sie ihr zweites Kind bekommen, ab Januar startet sie wieder in den Beruf. Und sie greift auf das Modell zurück, das sie schon erprobt hat, als sie erst ein Kind hatte: Zwei bis drei Tage pro Woche wird sie bei Kunden sein und vor Ort Assessment Center, Seminare und Coachings durchführen. An den anderen Vormittagen arbeitet sie von zu Hause aus. Nachmittage, Abende und die Wochenenden gehören der Familie: „Das erfordert eine genaue Planung“, sagt die Diplom-Psychologin.

Eine Planung, an der alle beteiligt werden. Mit ihrem Mann führt sie einen elektronischen Kalender, in den beide ihre Termine eintragen. Denn auch er arbeitet nicht die ganze Zeit in der Zweigstelle seiner Firma im westfälischen Ibbenbüren, sondern pendelt alle zwei Wochen für zwei Tage nach Berlin. Auch die Tagesmutter muss genau darüber informiert werden, wann Nicole Seifert die nächsten Einsätze bei Kunden hat.

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Wer neben der Familie entspannt durch den Beruf gondeln will, braucht Organisationstalent und Disziplin. Und muss auch genau überlegen, wie die einzelnen Aufgaben möglichst zügig bearbeitet werden können – ohne sich allzu oft abzulenken. Das ständige Telefonklingeln oder die immer neuen Mails im Postfach sind enorme Zeitfresser. Und manchen gelingt auch ohne fremde Hilfe ganz gut, sich abzulenken: Durch einen Plausch mit Kollegen, mit einer privaten Internetrecherche, einer ausgedehnten Zigarettenpause: „Diese Zeitfresser zu identifizieren und abzuschaffen fällt vielen nicht leicht“, sagt Sonia Flöckemeier, die Unternehmen unter anderem in Fragen des Zeitmanagements berät.

In Seminaren spricht sie zum Beispiel mit einzelnen Mitarbeitern durch, welche Tätigkeiten am meisten Zeit kosten. Gemeinsam mit ihnen erarbeitet sie Gegenmaßnahmen: „Zum Beispiel kann es helfen, den Internetzugang für bestimmte Zeitfenster sperren zu lassen“, sagt Flöckemeier. Vielen falle es auch schwer, genau zu identifizieren, welche Aufgaben am Morgen wichtig sind und am dringendsten bearbeitet werden müssen. Sie empfiehlt dann Listen, die zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben des Tages trennen.


Wächst die Firma, wachsen die Aufgaben

„Nur muss man dann auch daran achten, dass die Liste nur Aufgaben erhält, die man auch an einem Tag schaffen kann“, sagt sie. Denn sonst endet der Arbeitstag im Frust – und das wirkt auch wieder lähmend.

Zu ihren Kunden zählen auch Unternehmer, die zunächst alleine begonnen haben, sich mit einer Idee selbstständig zu machen. Wenn dann mehr Aufträge kommen und auch neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen, fällt es vielen Gründern schwer, Aufgaben an andere abzugeben: „Wenn sie weiterhin alles selbst machen wollen, ist die Überlastung programmiert“, erklärt Flöckemeier.

Auch Axel Zawierucha musste lernen, Aufgaben an andere zu übertragen. Nach seiner Tätigkeit als Fernsehjournalist hat er sich als Berater selbstständig gemacht. Mit seiner Firma Internetwarriors berät er heute Unternehmen in Fragen des Online-Marketings. Vor zehn Jahren startete er erst alleine als selbstständiger Berater – doch nach und nach wuchs das Auftragsbuch: „Es kamen neue Aufgaben hinzu, die ich nicht hatte, als ich noch alleine gearbeitet habe“, sagt der 46-Jährige. „zum Beispiel die Personalauswahl, Entscheidungen in der Personalführung und eine langfristige wirtschaftliche Planung.“

Seine Rolle als Chef eines Unternehmens musste er deshalb ganz neu definieren: Welche Projekte kann er selbst noch betreuen? Wie kann das Zusammenspiel mit zehn bis zwölf Mitarbeitern funktionieren? Und wie bekommt er es hin, dass alle die Aufgaben nach den Standards bearbeiten, die ihm selbst wichtig sind? „Ich habe gelernt, dass ich meine eigenen Vorstellungen sehr klar formulieren muss“, sagt Zawierucha, „und dass ich genau überlegen muss, was eigentlich meine Rolle ist.“

Eine Einsicht, die viele Chefs unterschätzen: Denn letztlich bestimmen sie, was für eine Kultur in einem Unternehmen herrscht. „Sie definieren die Rahmenbedingungen und legen so die Grundlage für gutes Zeitmanagement“, sagt Nathalie Henke, die als wissenschaftliche Mitarbeiterin bei der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin arbeitet. Die Aufgabe von Führungskräften sei es, Handlungsspielräume für die Gestaltung der Arbeit anzubieten und auch darauf zu achten, ob die Mitarbeiter mit ihrem Zeitpensum gut zurechtkommen: „Dazu gehören auch eine gute Bezahlung, Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten und Fortbildungen“, sagt Henke.


Erfolg flexibler Zeitmodelle

Das Zeitmanagement ist ein Thema, mit dem sich alle Unternehmen beschäftigen müssen. Denn: „Die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen“, so Henke, „und die Möglichkeit, immer und überall erreichbar zu sein, setzt viele zusätzlich unter Druck.“ Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin hat deshalb gemeinsam mit Bund, Ländern und anderen Partnern die Initiative „Neue Qualität der Arbeit“ ins Leben gerufen, die Unternehmen Unterstützung in Fragen des Zeitmanagements bietet.

Die Initiative zeigt auch Unternehmen, in denen das Zeitmanagement besonders gut funktioniert. Eines von ihnen ist die Firma Endress und Hauser in Weil am Rhein, die sich auf Messtechnik spezialisiert hat. Das Unternehmen stellt die Geräte selbst her – und bietet seinen Mitarbeitern ein flexibles Zeitmanagement an: „Früher hatten wir eine Kernarbeitszeit von 7 bis 16 Uhr“, sagt der Betriebsratsvorsitzende Kurt Dittrich, „doch diese Kernzeit ließ sich nicht immer mit den Aufträgen in Einklang bringen.“ Viele Aufträge kämen kurzfristig, manchmal müssten die Messgeräte innerhalb von 24 Stunden fertig sein: „Dafür brauchen wir ein Arbeitszeitmodell, mit dem wir flexibel auf Anfragen reagieren können.“

Heute können die Mitarbeiter zwischen 6 und 20 Uhr selbst entscheiden, wann sie mit der Schicht beginnen. Lediglich vier Stunden müssen sie am Tag anwesend sein: „So können sie zum Beispiel flexibel darauf reagieren, wenn die Kinder krank sind oder sie einen Arzttermin haben“, sagt Dittrich. Andererseits müssten sie auch bereit sein, länger zu arbeiten, wenn kurzfristig Aufträge bearbeitet werden müssen.

Das Modell habe sich auf den Umsatz positiv ausgewirkt – und komme auch bei den Mitarbeitern gut an: „In den vergangenen zehn Jahren haben wir bei Mitarbeiterbefragungen viele positive Rückmeldungen bekommen.“ Und dafür lohne es sich doch, das Zeitmanagement im Unternehmen einmal komplett zu überdenken.

Quelle:  Handelsblatt Online
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