Selbstmanagement: Zehn Stunden mehr Freizeit durch gute Planung

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Selbstmanagement: Zehn Stunden mehr Freizeit durch gute Planung

Viele Berufstätige haben das Gefühl, einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit nebensächlichen Aufgaben zu verbringen. Doch wer produktiver arbeitet, kann bis zu zehn Stunden pro Woche an Arbeit freischaufeln.

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1. Prioritäten setzen

Was muss getan werden? Diese Frage sollte bei Ihnen an erster Stelle stehen. Die Antwort auf die Frage „Was will ich tun?“ ist somit zweitrangig. Das wusste schon Harry Truman, 1945 Präsident der USA, am Ende des zweiten Weltkrieges. Was er tun wollte, war klar: Die wirtschaftlichen und sozialen Reformen seines Vorgängers Franklin D. Roosevelt zu Ende bringen. Als er sich jedoch die essenzielle Frage stellte, was er tun musste, erkannte Truman, dass die Außenpolitik seines Landes an erster Stelle stehen sollte. So wurde er zum effektivsten Präsidenten in der Geschichte der USA.

Druckers Tipp: Verzetteln Sie sich nicht und konzentrieren Sie sich auf eine einzige Aufgabe. Wenn Sie effektiv führen wollen, setzen Sie sich Prioritäten und halten Sie auch daran fest.

Die Tage sind zu kurz, die Stunden vergehen zu schnell und die Arbeit wird einfach nicht weniger. Viele Berufstätige fühlen sich gefangen in einem Netz aus Verpflichtungen. Sie wollen produktiv arbeiten, beschäftigt sein und gleichzeitig ihre Kollegen und Vorgesetzen nicht enttäuschen. Unter einem immer größer werdenden Haufen von Arbeit schrumpft die Freizeit, aber – die Arbeit abgeben will auch keiner. Das würde einem Kontrollverlust gleichkommen.

Eine Studie des Harvard Business Managers hat in den vergangenen drei Jahren untersucht, wie man im Job produktiver sein kann. Die Lösung ist simpel: Effektives Arbeiten und gezieltes Aufgaben umleiten sind der Schlüssel zu einem entspannten Arbeitsalltag. Viele wollen alle Aufgaben selber erledigen, egal wie unwichtig oder zeitschluckend sie sind. Im Durchschnitt verbringen viele bis zu 41 Prozent ihrer Zeit mit Aufgaben, die nicht zwingend notwendig sind und auch von anderen übernommen werden könnten.

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Im Zuge der Studie des Harvard Business Manager wurden 45 Berufstätige aus 39 Unternehmen befragt, wie sie ihren Arbeitstag verbringen. Sie kamen aus acht verschiedenen Branchen aus Europa und den USA. Viele haben angegeben, dass sie einen großen Teil ihres Tages mit Schreibtischarbeit oder Meetings verbringen. Diese Arbeit hat in den meisten Fällen für die Betroffenen weder einen persönlichen Wert, noch einen Wert für das Unternehmen.

Wer diese Aufgaben an andere weitergibt, kann viel Zeit und Energie sparen. Gutes Selbstmanagement ist die Voraussetzung: Wer sich vorher überlegt, wie und womit er seine Zeit verbringt und welche Aufgaben andere erledigen können, der gewinnt Zeit. Der Harvard Business Manager hat dieses Konzept bei 15 Führungskräften in verschiedenen Unternehmen getestet. Das Ergebnis: Die Teilnehmer haben ihre reine Schreibtischarbeit um durchschnittlich sechs Stunden pro Woche reduziert, die Zeit in Meetings war pro Woche um zwei Stunden kürzer als sonst.

Trotz dieser Zeitersparnis fällt es vielen schwer, die eigene Arbeit abzugeben. Kann der andere es genauso gut wie ich? Ist er womöglich viel langsamer oder ungenau? Ein weiterer wichtiger Aspekt: Viele fühlen sich durch ihre Aufgaben gebraucht. Wer seine Arbeit abgibt, hat oft das Gefühl er verliert seine Wichtigkeit.

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Aber nicht nur die Arbeitnehmer fühlen sich oft gehemmt Arbeit abzugeben. Auch Arbeitgeber haben noch kein Konzept entwickelt, um eine optimale Produktivität zu erreichen. In den letzten Jahren war es das Ziel vieler Unternehmen kosten zu senken. Dadurch mussten Arbeitnehmer häufig unwichtige Aufgaben übernehmen, zum Beispiel Dienstreisen selber buchen und planen. Viele Arbeitgeber zögern aus Kostengründen vor Neueinstellungen im administrativen Bereich.  

Viele Verbesserungen sind aber leicht getan: ein gutes Selbstmanagement, Unternehmensinitiativen oder eine Maximaldauer für Meetings sind schon mal ein erster Schritt.  

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