Small-Talk-Tipps: So überstehen Sie Tagungen und Firmenjubiläen

Schluss mit lustig

Ihre Mitarbeiter haben Spaß und unterhalten sich prächtig – allerdings nicht mit Ihren Gästen? Dann besteht dringend Handlungsbedarf, wissen die Autorinnen Renate Birkenstock und Ilona Quick, deren Buch „Mit Small Talk zum Big Talk“ gerade im Business-Village-Verlag erschienen ist (ISBN:978-3-86980-275-6) Viel zu oft würden die Mitarbeiter gastgebender Unternehmen nicht ausreichend auf ihre Rolle als Co-Gastgeber vorbereitet. Und auch der Gastgeber selbst geht häufig davon aus, dass die Kommunikation schon irgendwie von selber läuft. Läuft? Nein, läuft leider häufig eben nicht. Birkenstock und Quick geben deshalb neun Tipps für Gastgeber, damit Tagungen, Firmenjubiläen, Netzwerkabende & Co. auch kommunikativ zu einem Erfolg werden. So gelingt der Small Talk mit Ihren Gästen.

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Briefing

Los geht es mit der gründlichen Vorbereitung – das ist schon die halbe Miete. „Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Sie in Ihrer Rolle als Gastgeber zu unterstützen“, raten die Autorinnen. Denn Gastgeber ist schließlich nicht nur der Chef, sondern alle, die an der Veranstaltung teilnehmen. „Die Aufgabe ist es, aktiv Kontakt zu Gästen aufzunehmen, auf Gruppen zuzugehen und vor allem Gäste untereinander oder mit Kollegen ins Gespräch zu bringen. So sind alle während der Veranstaltung dafür sensibilisiert, offen zu sein, wenn beispielsweise ein Kollege einen Gast mit der Gesprächsgruppe eines anderen Kollegen bekannt machen möchte“, so Birkenstock und Quick.

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Gästeliste

Als nächstes sollten Unternehmer die Gästeliste mit den Mitarbeitern besprechen: Wer kennt wen? Wer weiß etwas über wen? „Markieren Sie in der Gästeliste VIPs sowie neue Gäste, die möglicherweise allein kommen, so dass diese Personen von Ihren Mitarbeitern betreut und mit anderen Gästen bekannt gemacht werden“, raten Birkenstock und Quick.

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Namensschilder

Pssst, kennst du den Typen da drüben im blauen Anzug? Solche Fragen können Gastgeber ganz einfach vermeiden, wenn sie Namensschilder vorbereiten, damit sich die Gäste gegenseitig erkennen und finden können. Die Autorinnen nennen noch einen weiteren Vorteil: so müssen sich die Gäste am Empfang melden und wichtige oder neue Personen werden direkt erkannt. Für sich selber und die Mitarbeiter sollten andersfarbige Namensschilder verwendet werden, damit klar ist, dass sie zum gastgebenden Unternehmen gehören. Birkenstock und Quick dazu: „Das ist besonders wichtig, wenn Sie in einer Begrüßungsansprache erwähnen, dass Ihre Mitarbeiter für Fragen zur Verfügung stehen.“

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Kontakt aufnehmen

Zugegeben: Aktiv auf einzelne Personen oder Gruppen zuzugehen kostet zunächst Überwindung. Machen Sie sich aber bewusst, dass das für Sie als Gastgeber um ein Vielfaches einfacher ist, als umgekehrt. Keine Sorge vor Bedenken, aufdringlich zu wirken! Als Gastgeber wird die Kontaktaufnahme gerne gesehen. „Begrüßen Sie die Person, stellen Sie sich mit Namen und Funktion vor, dann wird sich auch ihr Gegenüber vorstellen“, raten Birkenstock und Quick. „Geben Sie anschließend etwas Information über den Ablauf der Veranstaltung, etwa, wann der Vortrag beginnt oder das Buffet eröffnet wird: Vielleicht hat der Gast auch eine konkrete Frage, beispielsweise ob Frau XY schon da ist. Dann können Sie ihn direkt weiterleiten oder mit anderen Personen bekannt machen.“

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...und auf scheinbar geschlossene Gesprächsgruppen gehen Sie zu, indem Sie sich dazu stellen, zunächst zuhören, sich in einer Pause ins Gespräch einbringen und sich mit Namen und Funktion im Unternehmen vorstellen, andersfarbige Namensschilder erleichtern dieses zusätzlich. Aktive Kontaktaufnahme ist das Schlüsselwort! „Es ist daher nicht ausreichend, wenn beispielsweise an jedem Stehtisch einer Ihrer Mitarbeiter anwesend ist oder sich der Außendienstmitarbeiter nur mit seinen Kunden unterhält“, erklären Birkenstock und Quick.

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Gesprächsthemen

Der letzte Urlaub, das Wetter, das Buffet – wenn der erste Kontakt erstmal hergestellt ist, sprechen Sie über Themen, die Sie mit dem Gesprächspartner gemeinsam haben – und zwar in einer positiven Art und weise, raten die beiden Autorinnen in ihrem Buch. Schließlich ist Small Talk keine Diskussionsrunde für polarisierende Themen wie den IS-Terror oder die Homo-Ehe. Hören Sie statt dessen lieber zu, seien Sie ein angenehmer Gesprächspartner und bombardieren Sie Ihr Gegenüber nicht mit Fragen. Und nicht vergessen: „Denken Sie daran, sich namentlich vorzustellen, dann erfahren Sie auch den Namen Ihres Gesprächspartners. Dies ist wichtig, damit Sie den Gast mit weiteren Personen bekannt machen können“, erinnern Birkenstock und Quick.

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Verbindungen herstellen

Keine Frage, die Hauptaufgabe der Gastgeber ist es, die Gäste untereinander in Kontakt zu bringen. Daher überlegen Sie im Vorfeld, ob es Gemeinsamkeiten zwischen Gästen gibt, die ein Aufhänger sein könnten, Personen miteinander bekannt zu machen, wie: „Herr Hartmann, das ist Herr Bergmann, ebenso wie Sie ein passionierter Tennisspieler“. Die Autorinnen Birkenstock und Quick empfehlen auch, auf Äußerungen zu achten, die Ihnen Gelegenheit geben, andere Personen miteinander bekannt zu machen: „Ach, Sie hatten schon öfter telefonisch Kontakt mit Frau Meyer? Da kann ich Sie gleich mal miteinander bekanntmachen.“

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Zirkulieren Sie

Weil es aber mehr als nur einen Gast gibt, ist es wichtig, sich irgendwann auch wieder zurück zu ziehen. Die Autorinnen raten an der Stelle zu einer ehrlichen Bemerkung: „Es war nett mit Ihnen zu plaudern, vielleicht können wir das später fortsetzen. Sie haben sicher Verständnis, dass ich noch andere Gäste begrüßen möchte“. Oder „Ich muss mich jetzt verabschieden, ich möchte noch gerne andere Gäste begrüßen. Wir sehen uns sicher später noch.“  Es ist wichtig, dass Sie als Gastgeber und Co-Gastgeber nicht an Personen kleben bleiben, denn nur wenn Sie zirkulieren, den einen oder anderen Gesprächspartner von hier nach dort mitnehmen, fördern Sie das Durchmischen der Gesprächsgruppen. Einzelne Personen lassen Sie natürlich nicht allein zurück, sondern schließen sich mit diesen zunächst einer Gesprächsgruppe an.

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Kein Fachchinesisch

Selbstverständlich wird bei einer beruflichen Veranstaltung auch über Fachthemen gesprochen. Vertagen Sie aber tiefergehende geschäftliche Gespräche auf einen späteren Termin, an dem Sie Zeit haben und ungestört sind. Auch vertrauliche Gespräche sollten laut Birkenstock und Quick auf ein Minimum reduziert werden, sodass keine geschlossenen Gesprächsgruppen entstehen. Und auch hier gilt: „Namensschilder Ihrer Mitarbeiter mit Tätigkeitsbezeichnungen schaffen auch für die Gäste Klarheit, dass manche Mitarbeiter nicht alle Fachfragen beantworten können. So wird zum Beispiel von einem Buchhalter nicht erwartet, Auskunft über Liefertermine geben zu können. Es reicht, wenn er an die zuständige Person verweisen kann“, empfehlen die Autorinnen.

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VIPs und wichtige Kunden

Zum Schluss raten die Autorinnen Renate Birkenstock und Ilona Quick dazu, sich wichtige Gäste weiter hinten im Raum zuführen zu lassen, wenn man eine Veranstaltung mit sehr vielen Gästen hat. „Selbstverständlich müssen Sie Ihre Key-Kunden bei der Veranstaltung auch persönlich betreuen, vielleicht möchten diese aber auch andere Gäste oder Mitarbeiter Ihres Hauses kennenlernen? Machen Sie sie miteinander bekannt. Das schafft Ihnen auch Freiräume, sich höflich loszueisen um frei zu sein für weitere Kontakte“, so die Autorinnen. Und schließlich: Schotten Sie sich nicht ab mit wichtigen Personen. Zeigen Sie, dass Sie an diesem Tag offen sind für jeden Gast, der gern mit Ihnen kurz reden möchte.

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