Zeitfresser im Büro: Langsame Technik kostet einen Jahresurlaub

Zeitfresser im Büro: Langsame Technik kostet einen Jahresurlaub

Wie lange brauchte Ihr Rechner heute zum Hochfahren? Wann öffnete sich das E-Mail-Programm? Und wie oft füllen Sie beim Drucker Papier nach? Solche Kleinigkeiten fressen aufs Jahr hochgerechnet mehr Zeit, als Sie denken.

Jeden Morgen das Gleiche: Erst dauert es ewig, bis der PC hochgefahren ist, dann zickt der Browser, das E-Mail-Programm öffnet sich nur langsam - von den eigentlichen Tools einmal ganz zu schweigen. So mancher hat morgens im Büro Zeit für ein opulentes Frühstück - weil die Technik nicht in die Gänge kommt. Und wenn dann mal alles funktioniert, hat der Drucker wahlweise kein Papier mehr oder Papierstau.
17 Minuten täglich verstreichen ungenutzt allein durch das Warten auf den Drucker: Acht Minuten für das Hochfahren und Aufwärmen des Gerätes, neun Minuten für das Ausdrucken an sich. Das ist zumindest das Ergebnis einer Studie des Büroausstatters Sharp Business Systems in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Censuswide. Die Marktforscher befragten europaweit mehr als 6.000 Bürokräfte zu ihren täglichen Technikproblemen.


Das Ergebnis für deutsche Büros: Neben der Zeit für den Drucker gehen durchschnittlich 22 Minuten pro Tag für die Suche nach Dokumenten und Bildern im System drauf. Insgesamt vertrödeln Büroangestellte in Deutschland pro Tag also rund 40 Minuten für die Suche nach Dokumenten oder das Warten auf den Drucker. Da ist das Hochfahren des Rechners noch gar nicht mit drin. Letztlich starren wir also länger auf irgendwelche Ladebalken oder Geduldskreisel, als so mancher an Mittags- und Frühstückspausen hat.

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Die Studie geht davon aus, dass jeder deutsche Büroarbeiter - und das sind ziemlich viele - pro Jahr fast 10.000 Minuten oder 20 Arbeitstage verliert, weil er auf ein trantütiges Gerät wartet. Zum Vergleich: Wer fünf Tage pro Woche arbeitet, hat einen Mindestanspruch von 20 Urlaubstagen pro Jahr. Die Zeit vor dem Drucker entspricht also einem kompletten Jahresurlaub.

Kampf gegen Zeitfresser und Fremdbestimmung

  • Tipps vom Fachmann

    Die Unternehmensberater Michaela Lang und Oliver Fritsch geben in ihrem gerade erschienenen Buch "Das Anti-Bunrout-Buch" (MVG-Verlag) wertvolle Tipps in Form von 14 Denkwerkzeugen. Wir haben die wesentlichen Tipps für Sie zusammengefasst.

  • Worum geht's?

    Zeitmangel ist ein immer wiederkehrender Stressfaktor. Zu wenig Zeit zu haben, um seine Arbeit gut zu machen, wirkt sich genauso verheerend aus, wie zu wenig Zeit zum Schlafen zur Verfügung zu haben.
    Das alte Zeitmanagement, bei dem es nur darum ging, so effektiv wie möglich zu arbeiten, hat ausgedient. Jetzt müssen wir anders vorgehen.

  • Ziel des Denktricks

    Stress durch Zeitmangel zu besiegen. Herauszufinden, welches die Zeitfresser sind und wo Zeitsparpotenziale liegen. Freie Zeit zu gewinnen und sie dann genauso einzusetzen, dass sie zu Lebensfreude und Produktivität verhilft.

  • Zeitfressern keine Chance lassen

    Woran es am meisten hapert, wenn jemand sich durch Zeitknappheit gestresst fühlt:

    1. Schlechte Organisation des Schreibtisches und der Arbeitsmittel, nach dem Motto: „Wer Ordnung hält, ist bloß zu faul zum Suchen.“
    2. Die Unfähigkeit, Nein zu sagen und klare Grenzen zu ziehen. Das kommt nur vor, wenn du zulässt, dass andere Menschen (Mitarbeiter, Chefs, Kunden, Lieferanten) dich fremdbestimmen, dir die Hucke vollquatschen, deine Zeit stehlen, sodass du deine anliegenden Arbeiten nicht mehr erledigen kannst.
    3. Eine unproduktive Arbeitsphilosophie, die zunächst von langen Ruhephasen dank „Aufschieberitis“ geprägt ist und danach in wilde Hektik umschwenkt, weil alle noch zu erledigenden Arbeiten auf den letzten Drücker gemacht werden müssen, um Termine einzuhalten.
    4. Schlechte Organisation der Prioritäten, bei der das Dringende und Unwichtige vor dem Wichtigen Vorrang hat.
    5. Nichts verpassen wollen, sich selbst nicht beschränken und stattdessen alles „mitnehmen“, was geht. Auf gut Deutsch, „auf zu vielen Hochzeiten tanzen wollen“.
    6. Sich unbewusst von den eigenen inneren Motiven dazu verleiten lassen, sie extrem auszuleben. Besonders gefährdete Kandidaten: sehr hilfsbereite Menschen, Gesellige und Menschen mit einem erhöhten Bedarf an körperlicher Aktivität.

  • Wo läuft Ihre Zeit hin?

    Ein Ziel des Denktricks besteht darin, herauszufinden, wo Zeitsparpotenziale liegen. Es geht darum, Verhaltensmuster aufzudecken, die sich eingeschlichen haben und durch die man Zeit verliert bzw. vergeudet. Vergeudete Zeit ist Zeit, die weder produktiv eingesetzt ist, noch Freude bereitet. Als klassisches Beispiel dafür dient die Zeit, die man ungenutzt vor dem geöffneten E-Mail-Eingangsfach verbringt, während man darauf wartet, dass eine Nachricht hereinkommt.
    Darüber hinaus sollen Fehler aufgedeckt werden, die man wiederholt begeht. Zum Beispiel die Abgabe einer Arbeit jedes Mal bis zur letzten Minute hinauszuzögern. Die Frage lautet: „In welche Falle tappe ich immer wieder?“

  • Ihre Zeitfresser

    Zeichnen Sie in eine 24-Stunden-Uhr ein, wie Sie im Schnitt Ihre Zeit verbringen. Tragen Sie ein: Schlafenszeit, Essenszubereitung und -konsum, Arbeitszeit (eventuell grob segmentiert nach der Zeit, die Sie allein oder mit anderen verbringen), Freizeit, Gartenarbeit, Sport, Medienkonsum, PC-Spiele ...

    • Schraffieren Sie in einer Farbe die Zeiten, in denen Sie produktiv und glücklich sind.
    • Schraffieren Sie in einer anderen Farbe die Zeiten, in denen Sie unproduktiv und/oder unglücklich sind.
    • Heben Sie zusätzlich Kontakte mit anderen Menschen, die Ihnen guttun, durch Sternchen hervor.
    • Schauen Sie sich Ihr Bild an und fragen sich:
    1. Welcher prozentuale Anteil Ihrer Zeit ist produktiv genutzt?
    2. Welchen prozentualen Anteil Ihrer Zeit verbringen Sie glücklich?
    3. Welchen prozentualen Anteil Ihrer Zeit verbringen Sie unproduktiv und/oder unglücklich?
    4. Welcher prozentuale Anteil davon ist vertrödelt (macht Ihnen weder Spaß noch bringt es Sie irgendwie weiter)?
    5. Welche Dinge sind es konkret, die Sie immer wieder locken und ablenken und über die Sie sich hinterher ärgern (Surfen im Internet, Fernsehen ...)
    6. Bei welchen Dingen verzetteln Sie sich und wo läuft Ihnen schnell die Zeit davon?
    7. Welche Menschen stehlen Ihnen Ihre Zeit? Und Sie lassen sie trotzdem gewähren?
  • Ihr Vorsatz

    Bitte schreiben Sie für sich auf:

    • Welche zeitraubenden Aktivitäten werden Sie aus Ihrem Alltag verbannen?
    • Wie können Sie sich ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem Sie produktiv sein und Stress eliminieren können?
    • Was müssen Sie ändern. damit Ihr Privatleben Ihnen Kraft verleiht und nicht zusätzliche Energie raubt?
  • Zum Schluss noch etwas Philosophisches

    Vielleicht kennen Sie diesen Spruch:

    „Lebe jeden Tag, als wäre es dein letzter!“

    Gehen Sie nun einmal vom Gegenteil aus: Denken Sie darüber nach, wie Ihr Leben aussähe, wenn Zeit keine Rolle spielen würde und Sie ewig leben dürften. Hätten Sie dann weniger Stress?

  • Worum geht's?

    Es gibt Menschen, die uns hin- und herschubsen, uns zum Spielball ihrer Kräfte machen und uns ihre Prioritäten aufzwingen. Wenn wir uns das gefallen lassen, liefern wir uns ihnen aus und können kein selbstbestimmtes Leben führen.
    Ebenso lassen wir uns durch Abhängigkeiten fremdbestimmen. Wer diese Abhängigkeiten nicht kontrolliert und darauf bedacht ist, sein eigenes Leben zu leben, setzt sich selbst großem Druck und Stress aus.

  • Ziel des Denktricks

    Sich dessen bewusst zu werden, wie viel Ihrer Zeit fremdbestimmt ist, und die Kontrolle über Ihr Leben wieder zurückzugewinnen.

  • Keine Macht der Fremdbestimmung

    Fremdbestimmung liegt normalerweise dann vor, wenn wir uns von jemandem sagen lassen müssen, „was zu tun ist“, weil dieser Jemand in irgendeiner Weise Macht über uns besitzt.
    Eine solche Situation existiert in so gut wie jedem hierarchischen System, in dem eine Person (oder Gruppe) eine Stufe höher steht als die untergebene Person, also beispielsweise:

    • der Chef über dem Angestellten,
    • der Wähler über dem Politiker

    Wir behaupten, dass jeder auf die eine oder andere Weise fremdbestimmt ist.

  • Drei Arten von Fremdbestimmung

    Es gibt verschiedene Arten der Fremdbestimmung. Das sind die drei wichtigsten:

    1. Manchmal sind wir so ambitioniert und wollen etwas Bestimmtes erreichen, dass wir uns automatisch in einen Sog begeben, der auf selbst gesetzten oder durch die Sache an sich entstehenden Terminen beruht. Dieser Zustand stresst uns aber nicht wirklich, weil das Ziel, das wir verfolgen, etwas ist, das wir von innen heraus wirklich wollen.
    2. hin und wieder lassen wir uns fremdbestimmen, weil andere das aufgrund ihrer Funktion oder Macht mit uns tun können. Dieser Zustand dagegen stresst uns sehr, weil das etwas ist, das wir von innen heraus nicht wollen, und weil wir glauben, ihm hilflos gegenüberzustehen
    3. Schließlich kommt es immer wieder vor, dass wir uns von „untergeordneten“ Menschen fremdbestimmen lassen, weil wir ihnen von uns aus die Macht dazu überlassen. Zum Beispiel aufgrund von Schulgefühlen, wenn wir denken, dass wir zu wenig Zeit mit unseren Kindern verbringen. Es besteht die Gefahr, dass wir uns abends nach der Arbeit komplett von ihnen in Beschlag nehmen lassen und keine Zeit mehr für uns oder unseren Partner übrig bleibt.
  • Strategien gegen die Fremdbestimmung

    Ändern wird sich für Sie nur dann etwas, wenn Sie:

    • entscheiden, wem Sie die Macht geben wollen, Sie fremdzubestimmen, und welches Ausmaß davon Sie zulassen wollen;
    • sich bewusst machen, was Sie wirklich tun müssen und wollen;
    • sich darüber klar werden, was Sie wirklich brauchen;
    • Ihre Grenzen klar erkennen und stecken;
    • sich diesem Sog entziehen und Ihren eigenen Weg finden;
    • Verantwortung für sich und Ihr Leben übernehmen;
    • das Steuer selbst in die Hand nehmen.
  • Wie ausgeprägt ist Ihre Fremdbestimmung?

    Zeichnen Sie einen Kreis mit drei Feldern: selbstbestimmt, fremdbestimmt und selbst produzierter Stress. Die Grenzlinien zwischen den Feldern können Sie verschieben. Der Kreis stellt einen durchschnittlichen Tag in Ihrem Leben dar. Dabei handelt es sich nur um Ihre Wach-Stunden. Überlegen Sie sich nun,

    1. wie viel Zeit Sie an einem durchschnittlichen Tag von anderen fremdbestimmt werden (rote Linie),
    2. wie viel Sie durch sich selbst fremdbestimmt werden, zum Beispiel, weil Sie etwas erreichen wollen (gelbe Linie),
    3. wie viel Zeit Sie zur Verfügung haben, bei der Sie allein entscheiden, wie Sie sie einsetzen möchten (grüne Linie).

    Zeichnen Sie Ihre eigenen Linien ein und schraffieren Sie die Segmente farblich. Fühlen Sie sich in Ihren Kreis hinein und fragen Sie sich, ob die Aufteilung so für Sie passt oder ob Sie etwas verändern müssen, um wieder durchatmen zu können und Ihr Burnout-Risiko zu senken.

  • Erkenntnis

    Je belastender Ihr gegenwärtiger Zustand für Sie ist, desto dringender sollten Sie etwas daran ändern. Fragen Sie sich, wo sich die Fremdbestimmug belastend bemerkbar macht, und notieren Sie, was Sie verändern möchten.

  • Worum geht's?

    Wir werden in viele Aufgaben und Verpflichtungen hineingezogen und glauben, dass wir uns nicht dagegen wehren können, weil wir nur noch funktionieren und nicht mehr hinterfragen, ob wir es wirklich tun wollen, können oder müssen.
    Dadurch wird unsere Aufgabenlast immer größer und führt uns in einen nicht endenden Dauerstress.

  • Ziel des Denktricks

    Sich darüber klar werden, was Sie wirklich tun wollen, können oder müssen, um dann einen Ausweg aus dem Stress zu finden.

  • Müssen, wollen oder können - das ist hier die Frage!

    Dieser Schnellcheck mit drei entscheidenden Fragen soll bei ehrlicher Beantwortung helfen, herauszufinden, wo Sie ansetzen können, um einen Burnout zu verhindern. Sie lauten:

    1. Muss ich das wirklich mitmachen oder nicht?
      - Muss ich wirklich in diesem Job bleiben?

      - Muss ich mir das wirklich alles gefallen lassen?

      - Muss ich mich wirklich an alle Regeln halten?

    2. Will ich es wirklich oder will ich es eigentlich nicht mehr?

      - Will ich meine Ehe wirklich retten oder will ich es eigentlich nicht mehr?

      - Will ich wirklich in meiner Firma bleiben oder will ich es nicht mehr?

      - Will ich wirklich abnehmen oder will ich es nicht?

    3. Kann ich damit wirklich auf Dauer leben oder kann ich es nicht?

      - Kann ich auf Dauer die Spielregeln meiner Firma akzeptieren oder frustrieren sie mich jeden Tag aufs Neue?

      - Kann ich es auf Dauer körperlich und seelisch verkraften, die Pflege eines Verwandten zu übernehmen?

      - Kann ich die sehr unterschiedlichen Einstellungen in der Partnerschaft auf Dauer aushalten?

      Wenn wir bei der Erledigung von Aufgaben ständig gegen unsere inneren Werte verstoßen und keine Motivation verspüren, sie zu erledigen, wird uns das auch nie zufriedenstellend gelingen. Im Gegenteil: Dadurch manövrieren wir uns in einen permanenten Stresszustand, der irgendwann zwangsläufig zum Burnout führen wird.

  • System verlassen oder nicht?

    Die folgende Übung verdeutlicht noch einmal, dass jedes ehrlich gemeinte Nein bei der Beantwortung der drei Fragen die Möglichkeit eröffnet, das bestehende System zu verlassen, neue Weg zu finden und somit dem eigenen Stress entgegenzuwirken.
    Stellen Sie sich jetzt die drei Fragen für den Aufgabenbereich, in dem Sie sich fremdbestimmt fühlen oder der Sie belastet. Notieren Sie dann Ihre Erkenntnis.

    1. Muss ich das wirklich mitmachen oder nicht?
    2. Will ich es wirklich oder will ich es eigentlich nicht mehr?
    3. Kann ich damit wirklich auf Dauer leben oder kann ich es nicht?

Das Problem ließe sich durch ein wenig Struktur lösen. Denn zumindest in Deutschland ist eine unübersichtliche Dokumentenablage das gravierendste Problem: 31 Prozent der Befragten geben an, dass sie Zeit verlieren, weil Dokumente nicht leicht aufzufinden oder zu teilen sind. So kommen besagte 22 Suchminuten zustande.
25 Prozent klagen über veraltete Technologien, die ihnen ein effizientes Arbeiten erschweren. Da könnte ein Update Abhilfe schaffen. Oder man beißt in den sauren Apfel und schafft neue Software an. Das kostet erstmal Geld, aber 20 Arbeitstage pro Jahr und Nase mehr sollten das aufwiegen.

Überforderte Mitarbeiter Chefs, vergesst die Menschen nicht

Digitalisierung ist schön und gut - so lange die Mitarbeiter auch die Mittel bekommen, die sie für's digitale Arbeiten benötigen. Unternehmen können nicht mehr Leistung verlangen und nichts dafür geben.

Steigende Anforderungen ohne entsprechende Unterstützung führen zu Stress und Überforderung. Quelle: dpa

„Durch veraltete, fehlerhafte und komplizierte Technik riskieren Unternehmen verlangsamte Arbeitsprozesse, Einbußen im Gewinn und sogar den Verlust wertvoller Mitarbeiter“, kommentiert Alexander Hermann von Sharp. Denn Spaß macht das Arbeiten so nicht.
Außerdem sollten Unternehmen Geld und Zeit in die Hand nehmen, allen Mitarbeitern die wichtigsten Tools und Geräte zu erklären: Viel Zeit vergeht nämlich auch damit, dass Kollegen versuchen, sich untereinander zu helfen. So geben 25 Prozent der Befragten an, ihre Kollegen gelegentlich beim Bedienen von Druckern und Scannern zu unterstützen. 23 Prozent coachen ihre Kollegen in der Bedienung der Video-Konferenz-Technologie. Immerhin 21 Prozent der Bürokräfte geben zu, dass sie selbst nicht wissen, wie die Geräte funktionieren.

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