Büroalltag: Neun Tipps für Videokonferenzen

Büroalltag: Neun Tipps für Videokonferenzen

Immer mehr Sitzungen werden per Videokonferenz abgehalten. Was Sie dabei beachten sollten und wie Sie auf dem Schirm am besten rüberkommen.

1. Erstellen Sie vorab eine Agenda: Was ist das Ziel der Konferenz? Wann beginnt die Schaltung? Wann ist sie vorbei?

2. Schalten Sie Störquellen aus. Viele Konferenzsysteme sind mit Kugelmikrofonen ausgestattet. Diese nehmen Geräusche gleichmäßig auf – auch Umgebungslärm. Also Fenster zu und Kaffeetassen in die Hand – nicht auf den Tisch! Denn: Bei TV-Konferenzen ist ein guter Ton wichtiger als ein brillantes Bild.

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3. Behalten Sie die Sitzordnung im Auge. Alle Teilnehmer sollten von der Kamera erfasst werden und sichtbar bleiben.

4. Falls Sie das Meeting organisieren: Stellen Sie vorab sicher, dass die Verbindungen stehen. Nichts nervt mehr als ein Funktionscheck während der Sitzung.

5. Lassen Sie einen Moderator das Rederecht verteilen. Oft ist die Übertragung verzögert. Spätestens dann braucht es jemanden, der festlegt, wer ausreden darf und wer als Nächster spricht.

6. Stellen Sie die Teilnehmer kurz vor, falls es keine regelmäßige Runde ist. Das ermöglicht die direkte Ansprache mit Namen und baut Konflikten vor. Ergänzend: übergroße Namensschilder.

7. Vermeiden Sie ausladende Gesten – die wirken auf dem Schirm aggressiv.

8. Geben Sie anderen mehr Zeit zu antworten als sonst. So können sich die Zugeschalteten leichter melden.

9. Verteilen Sie hinterher ein Protokoll. Das verhindert Missverständnisse.

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