Bürokommunikation: Was E-Mails über ihre Persönlichkeit verraten

Bürokommunikation: Was E-Mails über ihre Persönlichkeit verraten

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E-Mail-Schreiben: Auf den richtigen Stil kommt es an

In flüchtig verfassten E-Mails geben viele im Berufsalltag mehr von ihrer Persönlichkeit preis, als ihnen bewusst ist. Kennen Sie den Kontroll-Freak, den Wadenbeißer oder den Betreffzeilen-Schreiber?

Man kann nicht nicht kommunizieren, behauptete der österreichische Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick: Jedes Verhalten zweier Menschen, die sich gegenseitig wahrnehmen, sei bereits Kommunikation. Und jede Botschaft enthalte über die reine Sachinformation hinaus einen Hinweis darauf, wie der Sender emotional zum Empfänger steht. Mit Schweigen, Worten und Gesten verraten wir also eine Menge über uns und wie wir unsere Beziehung zum Gegenüber sehen.

Berater Gunter Meier ist überzeugt, dass Gleiches für den digitalen Austausch im Berufsalltag gelte. Meier zeigt Fach- und Führungskräfte den richtigen Umgang mit E-Mails. Oft genug ist die elektronische Kommunikation im Büroalltag an die Stelle des persönlichen Gesprächs getreten: Rund ein Viertel ihres Arbeitstages beschäftigen sich europäische Manager mit E-Mails. Das hat jüngst eine Umfrage des britischen Henley Management College bei 180 Führungskräften in Deutschland, Großbritannien, Dänemark und Schweden ergeben. In deutschen Unternehmen erhalten Mitarbeiter täglich schätzungsweise zwischen 50 und 100 Nachrichten.

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Dem Impuls, auf eine E-Mail zu antworten, geben die meisten Bildschirmarbeiter sofort nach, so zitiert die St. Gallener Medien-Professorin Miriam Meckel in ihrem Buch „Das Glück der Unerreichbarkeit“ die aktuelle Forschung. Allerdings: Schnell ist nicht gleich produktiv – und schon gar nicht gleich gut.

Eine hektisch versandte Anfrage hier, eine impulsive Reaktion auf ein Ärgernis dort: Die meisten unterschätzen die nonverbalen Signale, die sie unbemerkt mitversenden und die beim Empfänger dennoch ein bestimmtes Bild vom Verfasser entstehen lassen. Persönlichkeitsmerkmale werden stets „über das Geschriebene mittransportiert“, betont Trainer Meier und verweist beispielsweise auf das latente Misstrauen, das dem Adressaten aus einer von ihm erwarteten „Lesebestätigung“ entgegenschlägt.

Zum verdeckten Mittel, Entscheidungen auf Kollegen oder Vorgesetzte abzuwälzen, wird häufig die Bc- oder Cc-Funktion missbraucht; als ob Schweigen zu einem Beschluss automatisch Zustimmung bedeute. Schließlich verweisen vermeint-liche Kleinigkeiten wie Rechtschreibfehler durchaus auf mangelnde Kompetenz eines Mitarbeiters.

Allzu vertrauliche Grußformeln oder ein „Smiley“ hinterlassen beim Ansprechpartner nachhaltig schlechten Eindruck, wenn die Arbeitsbeziehung rein beruflich und formal ist. So erinnert Stil-Experte Adriano Sack daran, dass das schnelle Medium E-Mail kein Freibrief für Zwanglosigkeit oder zuweilen gar Unverschämtheit sei: Der Adressat liest „das geschriebene Dokument wie einen normalen Papierbrief“.

Erst denken, dann senden, lautet daher die einfache, aber häufig missachtete Devise. „Du bist, wie du mailst“ gilt im Job mittlerweile ebenso wie der Grundsatz „Du bist, wie du sprichst“.

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