Heute werden Schritte, Kilometer, Kohlenhydrate, und produktive Minuten gezählt. Außerdem werden Kalender geshared, Termine automatisch eingetragen, Standorte geteilt und Timer gestellt. Dass wir so viel optimieren hat vor allem mit einem zu tun: unserem Smartphone, das das Ganze so viel einfacher macht. Die moderne IT kann aber nicht nur optimieren, sondern auch vereinfachen und dazu gibt es verschiedene Tools, die Ihnen manche Arbeitsschritte und Denkprozesse abnehmen. Auch wenn Sie denken, dass Sie noch gar nicht so viel automatisieren – einige Tools verwenden Sie bestimmt bereits jetzt.
Der Kalender für alles
Es fängt schon bei unserem ganz normalen Kalender an. Wir können unsere meisten Termine online erstellen und in unseren Kalender importieren, dort alles zusammenführen. Bahnfahrten mit allen Details, Flüge, Stundenpläne und Termin-Einladungen von anderen per Mail. Und die meisten Mailprogramme können inzwischen erkennen, wenn in einer Mail ein Termin vorgeschlagen wird und mit nur einem Klick steht der dann auch im Kalender.
Außerdem werden Fahrzeiten zu den Terminen automatisch kalkuliert, wenn wir eine Adresse dazu angeben und wir werden rechtzeitig daran erinnert, dass wir langsam losmüssen, um pünktlich zu kommen. Programme, mit denen das geht, sind Google Calendar, der Apple Kalender – die dann auch direkt mit dem dazugehörigen Mailprogramm verknüpft sind – und externe Anbieter wie Plan, das auch noch andere Funktionen integriert.
Haben wir es einmal bis zur Arbeit geschafft, und sind ganz im Selbstoptimierungs-Sinne natürlich pünktlich gekommen, geht es am Schreibtisch weiter. Der Plan für den aktuellen Tag muss aufgestellt werden, Mails gelesen und To-Do-Listen abgearbeitet werden. Das funktioniert am besten mit Tools, die so viel wie möglich vereinen. Da gibt es einmal GSuite von Google, das Google+, Google Hangouts, Gmail, Google Calender und die Google Programme Google Docs, Google Tabellen und natürlich Google Drive vereint. Sozusagen ein Muss für jeden, der viel mit Google arbeitet.
Automatische To-do-Listen
Mit Trello oder Whiteboard kann man To-Do-Listen erstellen, mit anderen zusammenarbeiten und Dokumente teilen, Grafiken erstellen und Projekte managen. Ob privat, selbständig oder im Teamwork – oder natürlich auch alles zusammen – diese Apps sind echte Alles-Könner. Noch spannender wird es, wenn Sie Zapier verwenden. Mit der App können einfache Prozesse auch im Alltag schnell automatisiert werden. So könnte bei bestimmten Trigger-Wörter in E-Mails oder bei bestimmten Absendern automatisch ein Eintrag auf der To-Do-Liste mit dem Betreff der E-Mail erstellt werden. Oder die Mails werden direkt in bestimmten Ordnern gespeichert. Was man da automatisiert, ist ganz individuell. Auf jeden Fall ist damit eigentlich alles möglich.
Alles organisiert zu haben ist zwar schön und gut. Jetzt muss man es nur noch machen. Es gibt Apps wie Focus, die man anweisen kann, bestimmte Programme eine Zeit lang einfach abzuschalten oder Websites wie Facebook nicht öffnen lassen. Eine Art digitaler strenger Chef, der ständig über die Schulter schaut. Oder die App Forest lässt digitale Bäume wachsen, wenn man eine definierte Zeit lang nicht aufs Smartphone schaut. Produktivität spielerisch sozusagen. So können wir präventiv versuchen, produktiv zu bleiben und uns nicht ablenken zu lassen.
Produktivität messen
Dann gibt es noch die nachträgliche Optimierung der Produktivität. RescueTime misst die absolute und relative Zeit, die man in bestimmten Programmen oder auf bestimmten Websites verbringt und kategorisiert sie in „very distracting“, „very productive“ time und alles dazwischen. Die voreingestellte Kategorisierung kann man verändern, je nachdem, was für die eigene Arbeit „produktiv“ bedeutet. Und dann kann man natürlich Ziele setzen – 80 Prozent produktive Zeit oder nur 100 Minuten „distracting time“. Denn was wären Selbstoptimierungs-Apps ohne Ziele? Ganz richtig: Nichts. Denn optimieren kann man nur dann, wenn man einen Optimalzustand definiert. Und das scheinen wir momentan außerordentlich gern zu tun.
Den ganzen Tag produktiv gewesen? Dann gibt es noch eine letzte Optimierungsaufgabe am Abend: Den Schlaf. Ja, es gibt Apps wie Sleep Better von Runtastic, die messen, wie unruhig man schläft, wie oft man aufwacht und wie lange die Nacht dauert. Das ist schon ein bisschen verrückt, dass wir selbst das optimieren wollen, das dazu da ist, uns endlich mal eine Auszeit zu geben. Aber die Technik macht’s möglich. Und wir haben scheinbar Spaß dran.
Und es ist nicht einmal nur der Schlaf. Die App Instant 3.0 versucht bspw. eine Art Google Analytics für das gesamte Leben zu sein. Es misst die Schritte, die man gegangen ist, wie oft man sein Smartphone verwendet hat, welche Apps wie lange benutzt wurden, wo man den Tag über unterwegs war und wie lange und, und, und. Die Liste ist unendlich und es gibt noch so viele mehr Tools, die man verwenden kann, damit das Leben ein kleines Stückchen einfacher wird. Man muss sie nur finden.
