Viele Büros in Deutschland sind auch abends noch vollbesetzt. Nicht selten wird die wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden überschritten – mit nicht unerheblichen Folgen. Schon bei mehr als 25 Stunden wöchentlich nehmen die kognitiven Fähigkeiten ab. Australische Forscher fanden heraus, dass ihre Probanden weniger aufmerksam und kreativ waren, sobald sie mehr arbeiteten.
Eine Studie der Stanford University bestätigt diese These und geht noch einen Schritt weiter: Sobald die Wochenarbeitszeit von 50 Stunden überschritten ist, nehme auch die Produktivität „drastisch“ ab. Dabei ist viel und lange zu arbeiten, oft gar nicht nötig. Beide Studien machen nämlich auch deutlich, dass es keinen Unterschied macht, ob jemand acht oder zwölf Stunden gearbeitet hat. Es kommt auf die Effizienz an.
Und bei der hapert es häufig. Das Pareto-Prinzip, das nach dem italienischen Soziologen, Ingenieur und Ökonom Vilfredo Pareto benannt ist, besagt: mit 20 Prozent Einsatz lassen sich 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses erreichen. Zeitmanagement-Experten empfehlen deshalb diese Methode. Wer sie berücksichtigt, verplempert weniger Zeit mit Aufgaben, die viel Zeit kosten, aber nur wenig zum Erfolg beitragen.
Wie gehen Sie mit Stress und Ärger um?
Denken Sie darüber nach, welche Faktoren Stress auslösen und bringen Sie diese in eine Rangfolge. Nicht alle Gründe wiegen gleich schwer. Stressauslöser, die bisher als unumgänglich gelten, könnten zu körperlicher und seelischer Beeinträchtigung führen.
In kritischen Situationen spontan regieren zu können, ist nicht nur auf der Straße wichtig. Auch im Büro sollte die Bedeutung des Bauchgefühls nicht unterschätzt werden. Wer in Situationen mit Kollegen und Kunden zu kopflastig reagiert, kann sie in Sekunden vergraulen. Laut Conen ist Intuition lernbar – und kann wieder erweckt werden, falls man dazu bereit ist.
Jede Veränderung schenkt ein Stück neues Leben. Dennoch ist nicht jeder Unmut Grund genug, alles über den Haufen zu werfen. Veränderung ist kein Allheilmittel. Tiefen durchzustehen ist das eine, chronischer Frust das andere.
Viele vermeiden es über Jahre, sich Erschöpfung einzugestehen. Ein Burnout kann ein schleichender Prozess sein. Jahrelanger Medikamenten, Alkoholmissbrauch, Autoimmunerkrankungen oder psychische Auffälligkeiten weisen auf Erschöpfung hin.
Lernen Sie ihre Sinne wieder einzusetzen. Riechen und fühlen Sie die Natur oder konzentrieren Sie sich auf die verschiedenen Bestandteile ihres Essens. Verlangsamen Sie eine Aktivität wenn es möglich ist und genießen Sie den Augenblick. Versuchen Sie die Umgebung abzuscannen und sich einzuprägen.
Das Chamäleon sollte das Tier dieses Jahrhunderts werden. Es zeigt alle Fähigkeit, die heute notwendig sind. Vor allem kann es sich auf veränderte Bedingungen einstellen. Es geht nicht darum, seine Authentizität zu verlieren. Es geht darum, sich nicht mehr zu wünschen, dass alles wieder so wird, wie es mal war. Das macht unglücklich. Wagen Sie in der Jobkrise den Sprung in eine zweite Karriere.
Hinterfragen Sie, wo Sie wie viel Energie investieren und ob es sich lohnt. Hinterfragen Sie Ihre innere Motivation und konzipieren Sie um. Schaffen Sie es Ihr Energielevel unter Kontrolle zu halten, bleibt mehr für die Freizeit über.
Achten Sie nicht nur darauf, was Personen in Ihrem Umfeld sagen, sondern auch, wie sie es sagen. Die Wechselwirkung mit dem Gegenüber und die Umstände einer Konversation beeinflussen das Ergebnis in hohem Maße.
Stellen Sie sich vor, Sie wären Gast im Ratequiz „Was bin ich?“. Welche Eigenschaften, und dazu zählen eben auch die kleinen Fähigkeiten, machen Sie aus? Protokollieren Sie die Bereiche, die bisher noch nicht ausreichend zur Geltung kommen. Da gibt es bestimmt mehrere.
Eine positive Selbstbewertung senkt das Stresslevel. Fangen Sie morgens an mit einer positiven Grundstimmung und versuchen Sie, dieses Gefühl den Tag zu halten. Positive Selbstgespräche oder kurze tägliche Ritual helfen dabei. Auch malen, schreiben oder eine freundliche Büroeinrichtung wirken positiv.
Dabei sollte die Selbstbeobachtung nicht vergessen werden. Intuitive Selbstkontrolle hilft, während eines Gesprächs die Reaktionen seines Gegenübers nicht zu übersehen. Wie Sie auf andere wirken, lässt sich leicht bei einem Abschied erkennen. Ist die Situation entspannter, als bei der Begrüßung, hat sich der Gesprächspartner wohl gefühlt.
Seminare, lebenslanges Lernen, neue Herausforderungen. Nutzen Sie wirklich alle Ihre Bildungsurlaubstage? Haben Sie wirklich schon alles gelernt, was Sie sich vorgenommen haben? Trainieren Sie, nicht zu schnell zu satt zu sein und fordern Sie von sich selbst, mehr aus sich zu machen.
Ärger kann in kürzester Zeit zu Antriebslosigkeit führen. Das Take-Care-Prinzip soll helfen, sich weniger zu ärgern: Versuchen Sie zunächst, Ärger von sich fernzuhalten. Nicht jede Meinungsverschiedenheit mit Kollegen oder den Nachbarn ist einen Streit wert. Falls es doch dazu kommen sollte, distanzieren Sie sich innerlich. Einen Witz machen kann helfen. Sollte es doch heftiger kommen, ist es wichtig, sich beim Sport oder einen Urschrei abzureagieren.
Egal ob im Beruf oder im Privatleben, eine Entscheidung sollte nicht alleine aus dem Kopf heraus getroffen werden. Beziehen Sie Ihren Bauch mit ein. Auch wenn Sie ein Gefühl rational nicht nachvollziehen können, sollten Sie versuchen, es zu ergründen. Es könnte sein, dass ihre innere Stimme weiser ist, als Sie in diesem Augenblick.
Seien Sie die Schlange, nicht das Kaninchen. Reagieren Sie schneller als die anderen. Also erwarten Sie stets das Unerwartete, lernen Sie zu improvisieren, lösen Sie sich rasch von Denkmustern. Und vor allem: verändern sie Gewohnheiten.
Wer sich aufgibt, wird zum Spielball der Umgebung. Bestärken Sie sich jeden Tag darin, dass Sie über Ihr eigenes Lebens bestimmen. Conen empfiehlt: „Lernen Sie mitten im Geschehen zu sein und doch darüber zu stehen.“ Sie kommen mit Störungen besser um, wenn Sie sich als freier und selbstbestimmter Mensch fühlen.
So kann ein gutes Zeitmanagement schon dadurch erreicht werden, wenn alle Aufgaben aufgelistet und nach Prioritäten sortiert werden. Die wichtigen Aufgaben werden dann also zuerst erledigt, während in der restlichen Zeit, Detailfragen beantwortet oder die Aufmerksamkeit auf andere Aufgaben gelenkt werden kann. Gemäß dem Pareto-Prinzip hieße das aber auch, die Effizienz nicht außen vor zu lassen. Die Aufgaben werden also nicht nur priorisiert, sondern auch nach dem Ertrag, den sie möglicherweise später bringt.
Entsprechend spät oder früh wird sie abgearbeitet.
„Wir bewegen uns viel zu oft in unserer Komfortzone und beschäftigen uns vor allem mit kleinteiligen Aufgaben“, sagt Martin Krengel, Autor des Zeitmanagement-Buches „Golden Rules“. Dabei lassen wir uns von unserer eigenen Angst oder unserem sozialen Umfeld einschränken. Was aber kann man konkret tun, um in möglichst wenig Zeit, viele Aufgaben gut zu erledigen? Es ist nicht so, dass wir nicht besser wüssten, dass wir Wichtigeres anpacken sollten, doch oft sabotiert uns unbewusst die eigene Angst vorm eigenen (Miss-)erfolg oder das soziales Umfeld.
Die 20/80-Regel anzuwenden, erfordert daher Mut und einen klaren Blick.
„Deswegen tun sich manche Menschen so schwer damit.“ Den klaren Blick und Mut bekommt man durch Abstand und Pausen. Es ist förderlich, ab und an mal loszulassen und sich mit etwas Distanz zur Tagesroutine immer wieder zu fragen, welche Dinge einen jetzt wirklich weiterbringen.
Beherrscht man diese Technik gut, lassen sich mit 20 Prozent Anstrengung bereits 80 Prozent der Aufgaben erledigen. „Und dabei wird zusätzliche Energie freigesetzt, die in weitere Aufgaben investiert werden können“, sagt Krengel. Aber das erfordert Mut, sich dieser anderen Technik zu widmen. „Deswegen tun sich manche Menschen so schwer damit.“
Ein Beispiel aus dem Büro: Ein neuer Kollege hat seinen ersten Tag und muss mit seiner Arbeit im Büro vertraut gemacht werden, gleichzeitig müssen aber noch Rechnungen überwiesen, eine Powerpoint-Präsentation vorbereitet werden. Um das alles bis zum Mittag zu schaffen, sollten Prioritäten gesetzt werden: Der neue Mitarbeiter muss am ersten Tag nicht das ganze Büro kennenlernen und alle Arbeitsprozesse kennen – die wichtigsten reichen zunächst.
Auch bei den Rechnungen gibt es sicher solche, die früher bezahlt werden müssen, als andere. Durch eine klare Priorisierung lässt sich alles bis zum Mittag schaffen. An diesem Beispiel wird allerdings deutlich, dass sich das Pareto vor allem dann anwenden lässt, wenn mehrere Aufgaben parallel laufen, die nach wichtig und unwichtig einsortiert werden können.
Wie Zeitmanagement funktioniert
Obwohl das Pareto-Prinzip dabei helfen kann, Zeit einzuteilen, um Aufgaben möglichst effizient zu erledigen - und schließlich Zeit für Detailarbeiten zu haben, gibt es auch Probleme: Nicht alle Aufgaben lassen sich runterbrechen. Manche - wie das Schreiben und Beantworten von Emails, müssen erledigt werden, obwohl sie nicht unmittelbar zum Erfolg führen. Außerdem bringt es auch wenig, wenn versucht wird alles schnell und effizient zu erledigen, dabei aber unkonzentriert ist. Außerdem ist das Pareto-Prinzip längst nicht für jede Branche geeignet.
Ein Fluglotse etwa hat starr eine Reihe von Aufgaben abzuarbeiten. Jede Verschiebung hätte dabei nicht unerhebliche (negative) Konsequenzen - nicht nur für ihn. Gleiches gilt etwa auch für Ärzte in Operationen.
Krengel setzt persönlich auf eine abgewandelte Regel, die sogenannte „Rule of Nine“, die er während seiner Ausbildung zum Stand-up-Comedian in New York kennengelernt hat. „Von zehn Gags sind neun für die Tonne, aber der eine ist richtig gut“, sagt er. „Bei allen Ideen und Anfragen frage ich mich: Welche ist wahrscheinlich die eine, die mich wirklich voranbringt?” Und genau so ist es mit Ideen, die Unternehmer, Führungskräfte oder auch Angestellte haben.
![Abwarten, Tee trinken!Kaffee vor Arbeitsbeginn, Kaffee in der Mittagspause und Kaffee als Überstunden-Überlebenshilfe – kennt jeder. Finger weg, sagt aber Tom Hodgkinson und ruft zum Teetrinken auf. Denn den trinke man langsam und bedächtig – und möglichst gaaaanz entspannt, nicht wie Kaffee, in mächtigen Pappbechern "to go" und hektisch zwischendurch. Sein Vorbild ist die chinesische Teezeremonie, bei der Haltung, Geschirr und Stille eine Einheit eingehen. Kaffee dagegen sollte der Müßiggänger meiden, er sei ein Feind der Ruhe und des Müßiggangs. „Wir sind vom freudlosen Kaffeetrinken befallen und verseucht worden […] Wir sollten uns ihm widersetzen und uns zum Tee bekennen, dem uralten Getränk von Dichtern, Philosophen und Grüblern.“ Quelle: AP](/images/hugo-bildid-34774507this-photo-provided-by-amy-renea-of-a-nest-for-all-seasons-shows-tea-being-strained-as-hot-water-is-poured-from-a-kettle-this/9494586/4-format10620.jpg)
Eine wird zum Erfolg führen, aber das braucht Zeit. Denn unter Druck lassen sich nur schwer neue und kreative Ideen entwickeln – und der Blick ist so sehr verstellt, dass man sich oft nur in einer Einbahnstraße bewegt, ohne die Möglichkeit nach links oder nach rechts abzubiegen. „Manche Ideen lassen sich auch erst nach ein bisschen Nachdenk-Zeit vertiefen und schließlich umsetzen“, sagt Krengel.
Schlechtes Zeitmanagement kann allerdings auch schwerwiegende gesundheitliche Konsequenzen haben. Dabei ist Stress eigentlich eine nützliche Sache: Denn die dabei ausgeschütteten Hormone lassen Blutdruck und den Puls steigen. Wir werden, wenn auch kurzzeitig, leistungsfähiger - und können auch besser Gefahren abwehren. Wir sind schlicht wacher und produktiver. Allerdings ist das Leistungsoptimum schnell erreicht, die Produktivität sinkt wieder. Die Mehrarbeit wird unnötig.
Fünf Tipps zur Stressbewältigung
Sagen Sie auch mal „Nein“. Haben Sie gerade keine Kapazitäten für eine neue Aufgabe oder ein Projekt, sagen Sie frühzeitig Bescheid. Selbstverständlich gibt es Situationen, in denen Sie mit „Ja“ antworten müssen. Aber vielleicht hat ein Kollege gerade mehr Zeit oder die Aufgabe ist doch nicht ganz so dringend.
Niemand ist perfekt, stellen Sie daher keine zu hohen und unrealistischen Erwartungen an sich selbst. Damit blockieren Sie sich nur.
Identifizieren Sie die Auslöser. Jeder Mensch gerät durch andere Dinge unter Druck. Um einen Überblick zu behalten, hilft es, sich eine Liste mit seinen persönlichen Stressfaktoren anzulegen. Stört Sie zum Beispiel das ständige „Pling“ eingehender E-Mails, stellen Sie den Computer auf lautlos und bestimmen Sie einen festen Zeitraum, in dem Sie Mails beantworten.
Stress zu unterdrücken, ist auf lange Sicht keine Lösung. Früher oder später wird er wieder hochkommen. Um das zu vermeiden, sprechen Sie darüber mit einem Kollegen und beziehen Sie auch ihren Chef mit ein. Allein das Gefühl, aktiv etwas gegen den Stress zu tun, hilft bei der Bewältigung.
Machen Sie Sport – Bewegung ist eine gute Methode, um Stress entgegenzuwirken, denn durch Sport werden Glückshormone wie Dopamin ausgeschüttet.
Im Alltag hilft schon ein kurzer Spaziergang zur Kantine oder morgens eine Station früher auszusteigen und den restlichen Weg zur Arbeit zu laufen. Nehmen Sie die Treppe statt den Aufzug und laufen Sie zum übernächsten Drucker statt zum nächstgelegenen.
Denn der Dauerstress, der daraus resultiert, macht krank. Wer immer unter Strom steht, reagiert auf Einflüsse von außen deutlich langsamer, hat ein schwächeres Immunsystem - und ist in der Folge weniger produktiv und leistungsfähig.
Das gilt auch für das Pareto-Prinzip: Wer es falsch anwendet, wird selten wirklich produktiver, sondern nur krank und weniger leistungsfähig.
