Pareto-Prinzip: Mehr Erfolg mit weniger Aufwand

Pareto-Prinzip: Mehr Erfolg mit weniger Aufwand

von Nora Jakob

Gutes Zeitmanagement zahlt sich immer aus - egal, ob beruflich oder privat. Doch sind wir ehrlich: Nur die wenigsten bekommen es hin. Versuchen Sie es doch einmal mit dem Pareto-Prinzip. Das kann helfen.

Viele Büros in Deutschland sind auch abends noch vollbesetzt. Nicht selten wird die wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden überschritten – mit nicht unerheblichen Folgen. Schon bei mehr als 25 Stunden wöchentlich nehmen die kognitiven Fähigkeiten ab. Australische Forscher fanden heraus, dass ihre Probanden weniger aufmerksam und kreativ waren, sobald sie mehr arbeiteten.

Eine Studie der Stanford University bestätigt diese These und geht noch einen Schritt weiter: Sobald die Wochenarbeitszeit von 50 Stunden überschritten ist, nehme auch die Produktivität „drastisch“ ab. Dabei ist viel und lange zu arbeiten, oft gar nicht nötig. Beide Studien machen nämlich auch deutlich, dass es keinen Unterschied macht, ob jemand acht oder zwölf Stunden gearbeitet hat. Es kommt auf die Effizienz an.

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Und bei der hapert es häufig. Das Pareto-Prinzip, das nach dem italienischen Soziologen, Ingenieur und Ökonom Vilfredo Pareto benannt ist, besagt: mit 20 Prozent Einsatz lassen sich 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses erreichen. Zeitmanagement-Experten empfehlen deshalb diese Methode. Wer sie berücksichtigt, verplempert weniger Zeit mit Aufgaben, die viel Zeit kosten, aber nur wenig zum Erfolg beitragen.

Wie gehen Sie mit Stress und Ärger um?

  • Den Stress erkennen

    Denken Sie darüber nach, welche Faktoren Stress auslösen und bringen Sie diese in eine Rangfolge. Nicht alle Gründe wiegen gleich schwer. Stressauslöser, die bisher als unumgänglich gelten, könnten zu körperlicher und seelischer Beeinträchtigung führen.

  • Intuition nicht verkümmern lassen

    In kritischen Situationen spontan regieren zu können, ist nicht nur auf der Straße wichtig. Auch im Büro sollte die Bedeutung des Bauchgefühls nicht unterschätzt werden. Wer in Situationen mit Kollegen und Kunden zu kopflastig reagiert, kann sie in Sekunden vergraulen. Laut Conen ist Intuition lernbar – und kann wieder erweckt werden, falls man dazu bereit ist.

  • Aufbrechen oder Ausharren?

    Jede Veränderung schenkt ein Stück neues Leben. Dennoch ist nicht jeder Unmut Grund genug, alles über den Haufen zu werfen. Veränderung ist kein Allheilmittel. Tiefen durchzustehen ist das eine, chronischer Frust das andere.

  • Die Gesundheit leidet

    Viele vermeiden es über Jahre, sich Erschöpfung einzugestehen. Ein Burnout kann ein schleichender Prozess sein. Jahrelanger Medikamenten, Alkoholmissbrauch, Autoimmunerkrankungen oder psychische Auffälligkeiten weisen auf Erschöpfung hin.

  • Das Bauchgefühl verbessern

    Lernen Sie ihre Sinne wieder einzusetzen. Riechen und fühlen Sie die Natur oder konzentrieren Sie sich auf die verschiedenen Bestandteile ihres Essens. Verlangsamen Sie eine Aktivität wenn es möglich ist und genießen Sie den Augenblick. Versuchen Sie die Umgebung abzuscannen und sich einzuprägen.

  • Das Chamäleon-Prinzip

    Das Chamäleon sollte das Tier dieses Jahrhunderts werden. Es zeigt alle Fähigkeit, die heute notwendig sind. Vor allem kann es sich auf veränderte Bedingungen einstellen. Es geht nicht darum, seine Authentizität zu verlieren. Es geht darum, sich nicht mehr zu wünschen, dass alles wieder so wird, wie es mal war. Das macht unglücklich. Wagen Sie in der Jobkrise den Sprung in eine zweite Karriere.

  • Neue Energie gewinnen

    Hinterfragen Sie, wo Sie wie viel Energie investieren und ob es sich lohnt. Hinterfragen Sie Ihre innere Motivation und konzipieren Sie um. Schaffen Sie es Ihr Energielevel unter Kontrolle zu halten, bleibt mehr für die Freizeit über.

  • Den anderen mit dem Bauch betrachten

    Achten Sie nicht nur darauf, was Personen in Ihrem Umfeld sagen, sondern auch, wie sie es sagen. Die Wechselwirkung mit dem Gegenüber und die Umstände einer Konversation beeinflussen das Ergebnis in hohem Maße.

  • Entdecken Sie alle Ihre Fähigkeiten

    Stellen Sie sich vor, Sie wären Gast im Ratequiz „Was bin ich?“. Welche Eigenschaften, und dazu zählen eben auch die kleinen Fähigkeiten, machen Sie aus? Protokollieren Sie die Bereiche, die bisher noch nicht ausreichend zur Geltung kommen. Da gibt es bestimmt mehrere.

  • Sich selber leiden können

    Eine positive Selbstbewertung senkt das Stresslevel. Fangen Sie morgens an mit einer positiven Grundstimmung und versuchen Sie, dieses Gefühl den Tag zu halten. Positive Selbstgespräche oder kurze tägliche Ritual helfen dabei. Auch malen, schreiben oder eine freundliche Büroeinrichtung wirken positiv.

  • Selbstkontrolle

    Dabei sollte die Selbstbeobachtung nicht vergessen werden. Intuitive Selbstkontrolle hilft, während eines Gesprächs die Reaktionen seines Gegenübers nicht zu übersehen. Wie Sie auf andere wirken, lässt sich leicht bei einem Abschied erkennen. Ist die Situation entspannter, als bei der Begrüßung, hat sich der Gesprächspartner wohl gefühlt.

  • Entwickeln Sie sich weiter

    Seminare, lebenslanges Lernen, neue Herausforderungen. Nutzen Sie wirklich alle Ihre Bildungsurlaubstage? Haben Sie wirklich schon alles gelernt, was Sie sich vorgenommen haben? Trainieren Sie, nicht zu schnell zu satt zu sein und fordern Sie von sich selbst, mehr aus sich zu machen.

  • Lähmenden Ärger loswerden

    Ärger kann in kürzester Zeit zu Antriebslosigkeit führen. Das Take-Care-Prinzip soll helfen, sich weniger zu ärgern: Versuchen Sie zunächst, Ärger von sich fernzuhalten. Nicht jede Meinungsverschiedenheit mit Kollegen oder den Nachbarn ist einen Streit wert. Falls es doch dazu kommen sollte, distanzieren Sie sich innerlich. Einen Witz machen kann helfen. Sollte es doch heftiger kommen, ist es wichtig, sich beim Sport oder einen Urschrei abzureagieren.

  • Intuitiv entscheiden

    Egal ob im Beruf oder im Privatleben, eine Entscheidung sollte nicht alleine aus dem Kopf heraus getroffen werden. Beziehen Sie Ihren Bauch mit ein. Auch wenn Sie ein Gefühl rational nicht nachvollziehen können, sollten Sie versuchen, es zu ergründen. Es könnte sein, dass ihre innere Stimme weiser ist, als Sie in diesem Augenblick.

  • Reagieren Sie schneller

    Seien Sie die Schlange, nicht das Kaninchen. Reagieren Sie schneller als die anderen. Also erwarten Sie stets das Unerwartete, lernen Sie zu improvisieren, lösen Sie sich rasch von Denkmustern. Und vor allem: verändern sie Gewohnheiten.

  • Das Leben wieder in die eigene Hand nehmen

    Wer sich aufgibt, wird zum Spielball der Umgebung. Bestärken Sie sich jeden Tag darin, dass Sie über Ihr eigenes Lebens bestimmen. Conen empfiehlt: „Lernen Sie mitten im Geschehen zu sein und doch darüber zu stehen.“ Sie kommen mit Störungen besser um, wenn Sie sich als freier und selbstbestimmter Mensch fühlen.

So kann ein gutes Zeitmanagement schon dadurch erreicht werden, wenn alle Aufgaben aufgelistet und nach Prioritäten sortiert werden. Die wichtigen Aufgaben werden dann also zuerst erledigt, während in der restlichen Zeit, Detailfragen beantwortet oder die Aufmerksamkeit auf andere Aufgaben gelenkt werden kann. Gemäß dem Pareto-Prinzip hieße das aber auch, die Effizienz nicht außen vor zu lassen. Die Aufgaben werden also nicht nur priorisiert, sondern auch nach dem Ertrag, den sie möglicherweise später bringt.

Entsprechend spät oder früh wird sie abgearbeitet.
„Wir bewegen uns viel zu oft in unserer Komfortzone und beschäftigen uns vor allem mit kleinteiligen Aufgaben“, sagt Martin Krengel, Autor des Zeitmanagement-Buches „Golden Rules“. Dabei lassen wir uns von unserer eigenen Angst oder unserem sozialen Umfeld einschränken. Was aber kann man konkret tun, um in möglichst wenig Zeit, viele Aufgaben gut zu erledigen? Es ist nicht so, dass wir nicht besser wüssten, dass wir Wichtigeres anpacken sollten, doch oft sabotiert uns unbewusst die eigene Angst vorm eigenen (Miss-)erfolg oder das soziales Umfeld.
Die 20/80-Regel anzuwenden, erfordert daher Mut und einen klaren Blick.

„Deswegen tun sich manche Menschen so schwer damit.“ Den klaren Blick und Mut bekommt man durch Abstand und Pausen. Es ist förderlich, ab und an mal loszulassen und sich mit etwas Distanz zur Tagesroutine immer wieder zu fragen, welche Dinge einen jetzt wirklich weiterbringen.
Beherrscht man diese Technik gut, lassen sich mit 20 Prozent Anstrengung bereits 80 Prozent der Aufgaben erledigen. „Und dabei wird zusätzliche Energie freigesetzt, die in weitere Aufgaben investiert werden können“, sagt Krengel. Aber das erfordert Mut, sich dieser anderen Technik zu widmen. „Deswegen tun sich manche Menschen so schwer damit.“

Erfolgsaussichten Warum Faulheit der Karriere nützt

Weniger arbeiten und trotzdem erfolgreich sein? Das geht, sagt nicht nur der britische Buchautor Peter Taylor. Faulheit ist sinnvoller, als viele glauben und kann sogar zum Erfolg führen.

Faulheit: Wie dienlich ist Nichtstun für die Karriere? Quelle: Getty Images

Ein Beispiel aus dem Büro: Ein neuer Kollege hat seinen ersten Tag und muss mit seiner Arbeit im Büro vertraut gemacht werden, gleichzeitig müssen aber noch Rechnungen überwiesen, eine Powerpoint-Präsentation vorbereitet werden. Um das alles bis zum Mittag zu schaffen, sollten Prioritäten gesetzt werden: Der neue Mitarbeiter muss am ersten Tag nicht das ganze Büro kennenlernen und alle Arbeitsprozesse kennen – die wichtigsten reichen zunächst.

Auch bei den Rechnungen gibt es sicher solche, die früher bezahlt werden müssen, als andere. Durch eine klare Priorisierung lässt sich alles bis zum Mittag schaffen. An diesem Beispiel wird allerdings deutlich, dass sich das Pareto vor allem dann anwenden lässt, wenn mehrere Aufgaben parallel laufen, die nach wichtig und unwichtig einsortiert werden können.

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