Telearbeit: Das Home Office macht nicht nur produktiv

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Telearbeit: Das Home Office macht nicht nur produktiv

Über ein Drittel der Arbeitnehmer wünschen sich das Arbeiten im Home Office. Doch viele Arbeitgeber zeigen sich skeptisch. Zu groß ist das Misstrauen, die Angst vor Ineffektivität oder Prokrastination. Wie die Heimarbeit am besten funktioniert.

Als Eva Voß das Angebot von Ernst &Young (EY) bekommt, lebt sie in Gütersloh. Die neue Stelle klingt spannend, Voß ist interessiert. Die Sache hat nur einen Haken: Sie kann auf keinen Fall in Gütersloh bleiben, muss zu einer der 22 deutschen EY-Niederlassungen ziehen. Voß und ihr Mann entscheiden sich für Frankfurt - die Stadt gefiel ihnen schon immer gut. Dass ein Großteil ihres neuen Teams in Hamburg arbeiten wird, spielt keine Rolle. Voß arbeitet viel im Home Office. "Für viele Bürotätigkeiten muss man nicht physisch anwesend sein", so die Managerin und Leiterin des Bereichs New Ways of Working bei EY.

Arbeiten im Home Office gewinnt weltweit an Beliebtheit. Die Japaner probieren es aus, um ihr Verkehrssystem im Hinblick auf die Olympischen Spiele 2020 in Tokio zu entlasten. In Skandinavien, Luxemburg und der Schweiz arbeitet mehr als jeder fünfte Arbeitnehmer von Zuhause aus. Und auch in Deutschland zeigt der Home-Office-Trend nach oben. Zwar arbeiten derzeit nur circa neun Prozent der deutschen Beschäftigten im Home Office. Eine aktuelle Bitkom-Studie zeigt jedoch, dass sich 35 Prozent aller Arbeitnehmer mehr Flexibilität im Job und die Möglichkeit der Heimarbeit wünschen.

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Die Vorteile der Heimarbeit liegen klar auf der Hand: Arbeitnehmer sparen sich anstrengende Tage im Großraumbüro und die lästigen Arbeitswege. Durch die selbstbestimmte Zeiteinteilung können sie Job und Privatleben besser aufeinander abstimmen. "Unsere Studien haben gezeigt, dass das Motiv der Autonomie am stärksten ausgeprägt ist", erklärt Johann Weichbrodt von der Fachhochschule Nordwestschweiz. Der Psychologe erforscht mobil-flexible Arbeit und die damit verbundenen organisationspsychlogischen Abläufe. "Die Freiheit, selber darüber zu entscheiden, wann und wo man arbeitet, wann man Pausen macht, Aufgaben ungestört erledigen zu können - das wird von Home-Office-Nutzenden am meisten geschätzt."

Homeoffice: 10 Regeln für Arbeitnehmer

  • Nach Feierabend abschalten

    Feierabend und Ferien gelten auch bei flexiblen Arbeitsplatzmodellen.

    Feierabend, Wochenende, Urlaube und Krankschreibungen gelten auch bei flexiblen Arbeitsplätzen und sollten respektiert werden. Wer keine klaren Grenzen setzt, darf sich nicht wundern, wenn die Kollegen darauf keine Rücksicht nehmen. Mitarbeiter müssen Eigenverantwortung für ihre Zeiteinteilung übernehmen und Überlastung frühzeitig signalisieren.

  • Eignung prüfen

    Eigene Eignung für flexible Arbeitsmodelle kritisch überprüfen.

    Nicht jeder eignet sich für flexible Arbeitsmodelle. Mitarbeiter, die diese Möglichkeiten austesten, müssen ehrlich zu sich selbst und ihrem Arbeitgeber sein. Wer sich zu Hause schnell ablenken lässt oder den regelmäßigen Austausch mit Kollegen benötigt, wird sich damit eher schwer tun. Ebenso können beispielsweise persönliche Rahmenbedingungen wie ein lautes Umfeld für unliebsame Störungen sorgen. Dies wirkt sich nicht nur negativ auf die Arbeit, sondern auch auf das eigene Wohlbefinden und die Motivation aus.

  • Selbstbewusstsein entwickeln

    Auch bei flexiblen Arbeitsplatzmodelle hat der Arbeitgeber keinen Anspruch auf ständige Rufbereitschaft.

    Eine ständige Rufbereitschaft ist nicht nötig und sogar kontraproduktiv. Auch im Home-Office müssen ungestörte Phasen für konzentriertes Arbeiten eingeplant werden, um effektiv Aufgaben zu erledigen. Eine permanente Erreichbarkeit erzeugt nicht nur zusätzlichen Stress, sondern führt durch Ablenkungen auch zu schlechten Ergebnissen. Mitarbeiter im Home-Office müssen deshalb ihre Bedürfnisse klar und offen äußern können.

  • Verantwortung übernehmen

    Der Mitarbeiter muss unternehmerischer denken.

    Jeder Arbeitnehmer im virtuellen Office ist dem Arbeitgeber und seinen Kollegen gegenüber verantwortlich. Flexible Arbeitsmodelle entbinden den Mitarbeiter nicht von seinen Aufgaben. Durch eindeutige Zielvorgaben werden Aufgaben klar definiert und für alle Beteiligten messbar.

  • Klare Ziele setzen

    Flexible Arbeitsmodelle sind kein Abstellgleis, aber sie erfordern mehr Durchsetzungswillen.

    Mitarbeiter, die flexibel oder in Teilzeit arbeiten, werden häufig nicht als Leistungsträger gesehen. Hingegen gelten die ständig anwesenden Kollegen als Top-Performer, die „hart arbeiten“. Um dies zu ändern, muss der flexible Mitarbeiter mehr Durchsetzungswillen und Präsenz gegenüber seinen Vorgesetzen zeigen. Regelmäßige Feedbackgespräche verhindern eine Diskrepanz zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung. Mitarbeiter, die flexibel arbeiten, sollten Maßnahmen zur Weiterbildung einfordern. Oftmals ist hier mehr Nachdruck nötig als bei jemandem, der vor Ort im Büro arbeitet.

  • Richtig kommunizieren

    Die eigenen Aufgaben, Prozesse und Termine klar kommunizieren.

    Eine enge Abstimmung mit Kollegen und Vorgesetzten erleichtert die Kommunikation und sorgt für Verständnis. Wenn für die Kollegen nachvollziehbar ist, wo sich der Kollege gerade aufhält und mit welchen Aufgaben er beschäftigt ist, wächst das Vertrauen. Stundensplittings (z.B. am Nachmittag drei freie Stunden für die Kinder), Mittagspausen und externe Termine sollten daher klar kommuniziert werden. So geht man Missverständnissen und Gerüchten aus dem Weg. Moderne IT kann dabei eine wichtige Hilfestellung sein. Unified Communication-Systeme zeigen an, wann und wie man erreichbar ist.

  • Arbeitsrhythmus definieren

    Der Arbeitsrhythmus sollte an die eigene Produktivität und die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden, ohne dabei die Prozesse im Team zu missachten.

    Studien zeigen, dass die Produktivität dann am höchsten ist, wenn zwischen zwei und zweieinhalb Tagen im Home-Office gearbeitet und der Rest der Woche für Tätigkeiten und Abstimmungen im Büro genutzt wird. Auch die eigenen Produktivitätszyklen können bei flexiblen Arbeitsmodellen stärker berücksichtigt werden. So arbeiten manche Menschen früh morgens am besten, andere eher am Abend. Aber das erfordert auch Abstimmung: Die Kollegen müssen wissen, wann man erreichbar ist.

  • Mit Kollegen austauschen

    Networking ist Pflicht: Die virtuelle Präsenz entbindet den Mitarbeiter nicht von seinen Aufgaben als Teammitglied, dazu zählen nicht nur die reinen Jobkriterien, sondern auch die Sozialkompetenz.

    Der Austausch mit den Kollegen sollte sich nicht nur auf das fachliche beschränken. Freundlichkeit, Offenheit, Aufmerksamkeit, Respekt und Hilfsbereitschaft dienen nicht nur dem eigenen Wohlbefinden, sondern unterstützen das ganze Team. Nur in einem Umfeld aus Miteinander und Vertrauen lassen sich virtuelle Teams erfolgreich umsetzen.

  • Sorgfältig arbeiten

    Bei virtuellen Teams ist Wissensmanagement mit einem eindeutigen Ablagesystem Pflicht.

    Die systematische Speicherung und Aufbereitung von Wissen erleichtert die Arbeit und die Kommunikation in virtuellen Teams. Der aktuelle Stand von Unterlagen muss zentral – die Cloud macht es möglich – abgelegt werden. Alle relevanten Mitarbeiter brauchen Zugriff auf die Ordner. Diese Systeme sichern die Freizeit, denn nur Kollegen, die Zugriff auf alle Unterlagen haben, können auch bei Bedarf füreinander einspringen.

  • Sich selbst managen

    Flexible Arbeitsmodelle verlangen ein hohes Maß an Selbstorganisation.

    Wer in flexiblen Arbeitsmodellen arbeitet, muss sich auch zuhause ein produktives Umfeld schaffen (Raum, Technik, Rahmenbedingungen) Um in flexiblen Arbeitsmodellen erfolgreich zu arbeiten, müssen sich Mitarbeiter mit ihren eigenen Stärken und Schwächen auseinandersetzen: Wer gut organisiert und diszipliniert ist, wird in solchen Strukturen bessere Leistungen erzielen.

Freiheit und Flexibilität, genau das brauchte Eva Voß, als sie vor ein paar Monaten einen Anruf erhielt: Ihre 89-jährige Großmutter musste akut versorgt werden. Sofort setzte sich Voß in den Zug nach Rostock. Mit dabei: ihr Laptop. Die nächsten zwei Wochen kümmerte sie sich vormittags um ihre Oma und nachmittags um die Arbeit. "Ich bin von heute auf gleich aus Frankfurt angereist und war froh, dass sich das mit meiner Arbeit so gut vereinbaren ließ."

Nur 30 Prozent der deutschen Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern das Home Office an. Laut  Deutschem Institut für Wirtschaftsforschung könnten es mehr als 40 Prozent sein. "Home Office hängt ganz stark mit dem Vertrauensthema zusammen", bestätigt auch Voß von EY. "Viele Unternehmen haben Sorge, dass die Produktivität leidet."

Homeoffice: 10 Regeln für Arbeitgeber

  • Klare Vereinbarungen treffen

    Flexible Arbeitsmodelle erfordern klare Vereinbarungen. Nur wenn die Rahmenbedingungen transparent und Erwartungen eindeutig formuliert sind, kann daraus eine vertrauensvolle neue Arbeitskultur entstehen.

    Flexible Arbeitsmodelle eignen sich nicht für alle Aufgaben. Firmen müssen deshalb klare Regeln für den Rahmen für die Nutzung (wer kann flexibel arbeiten) und die Umsetzung (Anwesenheitspflichten, Arbeitsumfang, Verfügbarkeit) vorgeben. Gallup hat in verschiedenen Studien herausgefunden, dass gerade Mitarbeiter im Home-Office häufig nicht genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Deshalb müssen Führungskräfte ihre Erwartungen und die Aufgaben besonders deutlich formulieren.

  • Nutzung freistellen

    Nicht für jeden Mitarbeiter eignet sich Arbeiten im Home-Office: Jedem Mitarbeiter sollte freigestellt sein, diese Angebote im Unternehmen zu nutzen.

    Die Ausschöpfung des vollen Leistungspotenzials hängt stark von der Motivation und persönlichen Stärken ab. Für Personen, die ein sehr großes Bedürfnis nach sozialer Interaktion haben, ist die Arbeit im Home-Office nicht ideal. Ein häufiger Fehler ist, flexible Arbeitsmodelle als „Belohnung“ für besondere Leistungen einzusetzen. Das schafft falsche Anreize. Daher sollte aufgrund der Stärken oder Arbeitsweisen des einzelnen Mitarbeiters entschieden werden, ob dieser Home-Office oder mobiles Arbeiten nutzen kann und darf.

  • Mitarbeitern vertrauen

    Als Arbeitgeber sollte man seinen Mitarbeitern vertrauen und „loslassen“ können.

    Die bloße Anwesenheit ist kein Indikator für die Qualität der Arbeit. Schafft ein Mitarbeiter seine Arbeit zu Hause schneller als im Büro, sollte sich die Führungskraft darüber freuen – und nicht aus Prinzip auf das Erfüllen von Zeitkontingenten bestehen. Generell sollte eine Führungskraft den Rahmen für die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter schaffen, sich selbst einbringen zu können.

  • Mitarbeiterleistung messen

    Die Leistung von Mitarbeitern muss objektiv definiert und gemessen werden.

    Jeder Mensch entwickelt seine eigene Arbeitsweise. Gleiches gilt für die Zeitplanung bei flexiblen Arbeitsmodellen. Starre Zeitkorsetts demotivieren und behindern eine produktive Arbeitseinteilung. Der Mitarbeiter muss an seinen Leistungen gemessen werden. Dies erfordert ein grundlegendes Performance Management im Unternehmen, das Leistungen objektiv definiert und misst.

  • Führung nicht vernachlässigen

    Aus den Augen, aber nicht aus dem Sinn: Auch Mitarbeiter ohne permanente Anwesenheit brauchen Führung.

    Bei Heimarbeitern sollte das Feedback bewusster und regelmäßiger erfolgen als bei den Kollegen vor Ort. Wenn Führungskräfte ein ehrliches Interesse an ihren Mitarbeitern zeigen, deren Arbeit regelmäßig bewerten und über die persönliche Weiterentwicklung sprechen, können sie die Mitarbeiter auch über große Distanzen hinweg binden.

  • Fürsorgepflicht ernst nehmen

    Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht. Das gilt insbesondere für flexible Arbeitsplatzmodelle.

    Wenn der Mitarbeiter spätabends noch E-Mails schreibt, ist er dann überlastet? Oder ist das nur sein persönlicher Arbeitsstil? Um diese Frage zu beantworten, müssen sich Führungskräfte auch für den Mitarbeiter als Menschen interessieren und dessen Stärken, Routinen und familiäres Umfeld kennen. Gallup hat über 10 Millionen Menschen weltweit zum Thema »Mein Vorgesetzter/ Meine Vorgesetzte oder eine andere Person bei der Arbeit interessiert sich für mich als Mensch« befragt. Personen, die diesem Satz zustimmen, bleiben häufiger in ihrem Unternehmen, haben mehr emotional gebundene Kunden, sind erheblich produktiver und erwirtschaften mehr Gewinn.

  • Neue Meetingkulturen schaffen

    Neue Meetingkulturen erleichtern effiziente Arbeitsprozesse innerhalb der Teams.

    Für ein gemeinsames Verständnis der Ziele und Aufgaben ist ein enger Austausch im Team notwendig. Auch und gerade bei flexiblen Arbeitsmodellen. Häufig sorgen jedoch schwierige Terminabstimmungen oder ungenügende Kommunikationswege für Reibung. Regelmäßige Statusmeetings ermöglichen allen Beteiligten, Projektstände auszutauschen, Ideen vorzustellen, Aufgaben zu besprechen und frühzeitig Schwächen aufzuzeigen.

  • Gemeinschaftsgefühl stärken

    Den direkten Austausch fördern, sich gegenseitig schätzen – und so das Gemeinschaftsgefühl stärken.

    Der Mensch benötigt täglich 6 Stunden soziale Interaktion, um sich wohl zu fühlen und gesund zu bleiben. Wenn Kollegen und Vorgesetzte sich auch über das Berufliche hinaus schätzen, entsteht ein positives  Arbeitsumfeld und ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl. Für die zwischenmenschlichen Beziehungen sind regelmäßige persönliche Treffen unverzichtbar.

  • Mitarbeiter willkommen heißen

    Mitarbeiter müssen sich im Unternehmen willkommen fühlen und haben ein Anrecht auf einen Arbeitsplatz.

    Die Anforderungen an Arbeitsplätze haben sich in den vergangenen Jahren aufgrund neuer Informationstechnologien und Arbeitsmodelle stark verändert. Doch noch immer gilt: Mitarbeiter brauchen eine Arbeitsumgebung, in der sie produktiv arbeiten können, in der sie sich wohlfühlen und willkommen sind. Das gilt ebenso für flexible Arbeitsmodelle. Maximale Flexibilität bedeutet auch, dass ein Mitarbeiter neben dem Arbeitsplatz z.B. im Home-Office auch Zugriff auf einen Arbeitsplatz im Team hat. Wie dieser gestaltet ist (z.B. durch Tablesharing oder Rollcontainer) muss vorab geklärt sein und dem Bedarf angepasst sein.

  • Unternehmenskultur überprüfen

    Neue Arbeitsstrukturen können nur erfolgreich sein, wenn sie mit der Unternehmenskultur und den Unternehmenszielen vereinbar sind.

    Mitarbeiter, die der Aussage zustimmen „Die Ziele und die Unternehmensphilosophie meiner Firma geben mir das Gefühl, dass meine Arbeit wichtig ist“, sind produktiver und bleiben ihrem Unternehmen länger treu. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmenskultur und flexible Arbeitsmodelle aneinander angepasst werden: In Unternehmen, in denen ein Kontrollzwang herrscht, werden Home-Office und mobiles Arbeiten nicht zum Erfolg führen. Und wer von der Vereinbarkeit von Beruf und Familie oder von Flexibilität spricht, muss dies auch in der Praxis einlösen.

Dass Home-Office-Pioniere wie IBM nun die Rolle rückwärts machen und ihre Leute zurück in die Büros holen, verstärkt das Misstrauen zusätzlich. Laut einer Bitkom-Studie glaubt fast die Hälfte der deutschen Unternehmen ohne Home Office, dass das Arbeiten von Zuhause die Produktivität senke. Dabei ist die das geringste Problem der Heimarbeiter. Wie Wissenschaftler der Stanford University herausfanden, sind sie sogar um neun Prozent kreativer, als ihre Kollegen im Büro.

Wer von zuhause arbeitet, kämpft an ganz anderen Fronten: So machen Home Office Nutzer wegen Kommunikationsproblemen und technischen Störungen mehr Überstunden. Oftmals leiden sie unter der Entgrenzung von Privatleben und Arbeit. "Der Arbeitnehmer muss für sich neue Grenzen definieren: Wann fange ich an? Wann höre ich auf? Mache ich abends noch etwas?", erklärt Psychologe Weichbrodt. "Wer dies nicht ausreichend macht, läuft Gefahr übermäßig viel zu arbeiten." Das Resultat zeigt eine neue Studie der Internationalen Arbeitsorganisation der Vereinten Nationen: Ihr zufolge klagen 42 Prozent der Heimarbeiter über Stress und Schlafstörungen.

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