Nur Dinge, die sowohl wichtig als auch dringlich sind, sollte man sofort erledigen. Was noch Zeit hat, kommt mit einer konkreten Frist auf Wiedervorlage. Dringliches, das aber keine hohe Bedeutung hat, lässt sich gut delegieren. Was weder dringlich noch wichtig ist, muss man gar nicht erledigen.
Erst wenn man klar definiert hat, was überhaupt zu tun ist, folgt das operative Zeitmanagement. Dabei sind übergeordnete Ziele in einzelne Schritte zu unterteilen, um sie bearbeiten zu können. „Steuererklärung machen“ mag abschreckend wirken. „Gehaltsabrechnungen kopieren“ und „Spendenquittungen sortieren“ sind schon einfacher abzuhaken. An dieser Stelle folgt die konkrete Zeitplanung: Bis wann muss etwas erledigt sein und wie lange braucht man dafür? Dabei kann man zwar grundsätzlich auf die eigenen Erfahrungswerte zurückgreifen. Doch sollte man aufpassen, dass der resultierende Zeitplan nicht allzu optimistisch ausfällt. Wie die meisten Menschen aus dem eigenen Alltag wissen, dauern Dinge oft länger, als es auf den ersten Blick möglich erscheint. Sind keine Puffer eingeplant, können unvorhergesehene Ereignisse und Verzögerungen den gesamten Zeitplan durcheinanderbringen.
Betreiben Sie Ursachenforschung
Kommt jemand immer wieder mit der eingeplanten Zeit für Aufgaben nicht zurecht, lohnt sich ein genauer Blick auf die Ursachen. Ein Zeitprotokoll über zwei Wochen hilft dabei, den Aufwand für wiederkehrende Aufgaben besser einzuschätzen und versteckte Zeitfresser zu identifizieren. Wer gerne trödelt und Sachen aufschiebt, erhält womöglich einen heilsamen Schock, wenn er sieht, wie viel Zeit er verschwendet. Dadurch steigt auch die Motivation, Dinge anzupacken und sich nach getaner Arbeit mit einem Kinoabend oder einem Essen mit Freunden zu belohnen.
Hilfreich ist in vielen Fällen auch das Pareto-Prinzip: Mit 20 Prozent des Aufwands lassen sich 80 Prozent der Ergebnisse erzielen. Auch wenn die Ratio nicht immer genau so ausfällt, wird deutlich, dass aufwändige Prozesse oft mit wenig Einbußen verschlankt werden können. Ein Beispiel ist etwa die Seminararbeit, die in der fünften Überarbeitung nicht mehr viel an Qualität hinzugewinnt.
In der konkreten Umsetzung kommt es auf die Organisation an. Wenn Aufgaben geplant, aber nicht erledigt werden, war die Mühe umsonst. Methoden wie Personal-Kanban unterstützen dabei, Aufgaben und deren Status zu dokumentieren und so den Überblick zu behalten. Kanban wurde vor 65 Jahren bei Toyota entwickelt. Ziel von Kanban ist, Produktionsprozesse so zu steuern, dass die Effizienz steigt und die Kosten sinken.
Für komplexe Aufgaben, bei denen einzelne Schritte voneinander abhängen, kann auch ein Gantt-Diagramm eine gute Planungshilfe darstellen. Ein Gantt-Diagramm oder Balkenplan stammt aus dem Projektmanagement und stellt die zeitliche Abfolge von Aktivitäten in Form von Balken auf einer Zeitachse dar. Für diese Methoden gibt es eine Reihe an Software-Tools, die Prozesse visualisieren und stets aktuell darstellen. Das geht sowohl mit Excel, als auch mit zahlreichen kostenpflichtigen und kostenfreien Lösungen wie beispielsweise GanttProject. Welche Variante Sie auch wählen, unterschätzen Sie Zeitmanagement nicht. Das bisschen Planung macht sich eben nicht immer von selbst.
