Die Deutschen haben die Gründernation Nr. 1 - die USA - in Sachen Gründungsmut überholt. Das zeigte erst kürzlich eine Befragung des Axa-Konzerns. Demnach trauen sich 44 Prozent der Deutschen zu, den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen, wohingegen es in den USA nur 42 Prozent sind. Besonders groß ist der Unterschied in der Gruppe der 24- bis 35-Jährigen. Hier zeigen sogar 47 Prozent der Deutschen und nur 41 Prozent der Amerikaner Gründungsmut.
Doch in Gründungsfragen ist aller Anfang schwer. Vor allem finanzielle Barrieren machen vielen Jungunternehmern zu schaffen. Bevor sich jeder Gründer an seiner Unternehmensidee erfreuen kann, muss er erstmal Geld hineinstecken. Es gilt nicht nur für Büroräume, Personal und Produkte zu sorgen. Auch in Softwarelösungen für Webdesign, Buchhaltung und Kundenmanagement muss investiert werden. Betriebsabläufe sollten dabei in der Anfangsphase so einfach und bedienungsfreundlich wie möglich gestaltet werden.
Über den Autor
Frank Müller ist ein leidenschaftlicher Innovator, Consultant und Stratege. Über die Gründung eines Inkubators, durch welchen viele Online-Ansätze, wie z.B. CoffeeMinute und 12snip aufgebaut werden können, ist der wesentlich am Wachstum mehrerer Geschäftsideen beteiligt. Nebenbei berät er außerdem zahlreiche Start-ups bei Fragen rund um Finanzierung, Strategie, Go-to-Market und Internationalisierung. Aufgrund seiner Begeisterung für den Aufbau innovativer Geschäftsmodelle gründete er Ende 2013 gemeinsam mit David D. Laux und Gregor Bublitz cloud world und ist seitdem als Managing Director tätig. Sein Know-how in Sachen Unternehmensgründung und strategische Planung widmet er nun ganz der Konzeption und dem Aufbau des Marktplatzes für Cloud Computing. Mehr Infos hier.
Viele Gründer entscheiden sich deshalb dazu, beim Aufbau ihres Start-ups auf die Cloud zu setzen.
Als Vorteil erweist sich dabei, dass Cloud-Software nicht direkt gekauft werden muss, sondern je nach Bedarf und Unternehmensgröße angepasst werden kann. Eine Umfrage des Cloud-Anbieters Rackspace ergab, dass 90 Prozent aller Unternehmen den Einstieg mit Cloud-Lösungen als einfacher empfanden. 50 Prozent gaben sogar an, dass sie sich ohne die flexiblen Infrastrukturen aus der Cloud nicht hätten finanzieren können, da eigene Rechenzentren in Wartung und Kosten wesentlich aufwendiger seien.
Für den Aufbau einer Infrastruktur bietet die Cloud viele Softwarelösungen, die Unternehmensbereiche wie Buchhaltung, Personal und Sales umfassend abdecken. Die wichtigsten Anwendungsbereiche im Überblick.
Über die Cloud kommunizieren
Vollkommen gleich ob intern oder extern – einfache und schnelle Kommunikation ist die notwendige Voraussetzung dafür, dass Betriebsabläufe geregelt ablaufen. Eine Dokumentenverwaltung, auf die jeder Mitarbeiter überall Zugriff hat, ist für den richtigen Workflow unabdingbar. Auch preiswerte aber ebenso stabile Software-Tools zum Durchführen von Konferenzen und Meetings mit Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern gehört in das Grundgerüst einer jeden betrieblichen Infrastruktur.
Mit Cloud-Lösungen wie „Go ToMeeting“ können Chats und Webkonferenzen problemlos von überall abgewickelt werden. Software wie der „Teamviewer“ bietet außerdem auch die Fernwartung und das gemeinschaftliche Bearbeiten von Dateien an. Anwendungen für Mails bietet neben „Microsoft Exchange“ außerdem „MrMail“.
Für ausreichend Sicherheit und eine zuverlässige Verschlüsselung sorgen derweil Tools wie „Panda Cloud Office Protection“ und „intelliPrevent E-Mail-AntiSpam & AntiVirus“.
Mit der richtigen Software immer alle Kosten im Blick haben
Buchhaltung und Finanzen gehören zu den Grundpfeilern eines jeden Unternehmens. Hat man hier nicht alles im Blick, kann ein noch so innovatives und erfolgreiches Geschäftsmodell schnell den Bach runtergehen. Denn neben steuerrechtlichen Verpflichtungen und einem alljährlichen Überblick über alle notwendigen Finanzen will man natürlich auch alle Rechnungen so organisieren, dass sie schnell gezahlt und eingetragen werden können.
Doch gerade Start-ups haben oftmals nicht die Kapazitäten, um ausgebildete Buchhalter einzustellen und das Outsourcing der Buchhaltung ist ebenso teuer. So werden die Finanzen selten von echten Experten organisiert.
Quereinsteiger kennen sich mit der fachspezifischen Installier-Software oft nicht aus, da die Benutzeroberfläche kompliziert und die Funktionen gerade für die Basis-Anwendungen zu komplex sind. Die richtige Software im Baukasten-Prinzip kann hier Abhilfe schaffen.
Besonders Cloud-Software bietet dabei die ideale Möglichkeit, um Buchhaltung, Finanzen, Rechnungen und Controlling unter einen Hut zu bringen und je nach Bedarf zu kombinieren. So können Datenbanken synchronisiert werden, wenn eine Zahlung ein- oder eine Rechnung rausgegangen ist. Infos können auch via App abgerufen werden. Und regelmäßige Updates bezüglich neuer Steuer-Regeln und Fristen werden automatisch durchgeführt.
Geeignete Software-Lösungen für die Finanzbuchhaltung und die Erstellung von Jahresabschlüssen und Reporting bieten zum Beispiel die Unternehmen Diamant und SCOPEVISIO an. Für Management und Abrechnung von Reisekosten stellen außerdem Concur und HANSALOG die passenden Cloud-Lösungen bereit. Eurodata bietet speziell Lösungen für die Lohnkostenabrechnung an.
Vor- und Nachteile des Cloud Computing
Wenn ein Unternehmen seine Kundendatenbank nicht im eigenen Rechenzentrum pflegt, sondern einen Online-Dienst wie Salesforce.com nutzt, spart es sich Investitionen in die Infrastruktur. Die Abrechnung erfolgt außerdem zumeist gestaffelt, zum Beispiel nach Nutzerzahl oder Speicherverbrauch. Geschäftskunden erhoffen sich dadurch deutliche Kosteneinsparungen.
Wer Speicherplatz im Netz mietet, kann flexibel auf die Nachfrage reagieren und den Bedarf unkompliziert und schnell erhöhen oder versenken. Wenn beispielsweise ein Startup rasant wächst, fährt es einfach die Kapazitäten hoch. Somit fallen auch niedrige Fixkosten an.
Die Installation auf den eigenen Rechnern entfällt. Damit lässt sich ein neues System äußerst schnell einführen. Auch die Updates bereiten keine Probleme mehr, somit sinkt der Administrationsaufwand. Allerdings lassen sich die Cloud-Dienste in der Regel auch nicht so individuell konfigurieren.
Zur Nutzung der Cloud-Dienste benötigen Mitarbeiter lediglich einen Internetanschluss – unabhängig von ihrem Aufenthaltsort und dem Gerät, das sie nutzen.
Die Daten-Dienstleister werben damit, dass sie sich intensiver mit der IT-Sicherheit beschäftigen als einzelne Nutzer oder Unternehmen. Allerdings sind die Rechenzentren der Cloud-Anbieter aufgrund der großen Datenmenge auch ein attraktives Ziel für Angriffe von Hackern. Zudem ist von außen schwer nachzuvollziehen, ob der Anbieter die Daten ausreichend vor den eigenen Mitarbeitern schützt. Die Auslagerung bedeutet somit einen Kontrollverlust.
Viele Unternehmen sind von ihrem Dienstleister abhängig, weil sie nicht ohne weiteres zu einem anderen Anbieter wechseln können. Das liegt etwa daran, dass sie ihre Systeme aufwendig an die Schnittstellen anpassen müssen. Auch Nutzer haben oft Schwierigkeit, wenn sie mit ihren Daten den Anbieter wechseln wollen. Eine weitere Frage: Was ist, wenn der Betreiber eines Dienstes pleite geht? Erst wenn es Standards gibt, die den Wechsel von einem zum anderen Dienstleister ermöglichen, sinkt die Abhängigkeit.
Personaldaten sicher und einfach organisieren
Personalmanagement (neudeutsch: Human Ressources, kurz: HR) gehört zu den wohl komplexesten und wichtigsten Bereichen eines jeden Unternehmens. Kein Wunder also, dass es gerade bei kleinen Unternehmen anfangs schwierig ist, hier Grundlagen für ein zukünftiges (Personal-)Wachstum zu legen. Wer nicht früh mit einer gut organisierten und strukturierten Personalverwaltung anfängt, muss diese später mühsam aus unzähligen losen Datensätzen und Personalakten zusammenfügen.
Zudem - und das ignorieren besonders kleine und mittelständische Unternehmen bei der Personalverwaltung häufig - gilt es auch, gute Mitarbeiter anzuwerben (Recruiting) und bei sich zu halten. Dabei helfen fortbildende Maßnahmen, Talent-Management, Feedback-Gespräche und Hierarchien, die es zulassen, Mitarbeiter-Input produktiv zu nutzen und wertzuschätzen.
Kunden und Mitarbeiter in der Cloud
Auch für die bessere Organisation des Personals bieten sich Cloud-Lösungen an. Über unterschiedliche Zugänge und mobile Versionen können verschiedene Personen mit unterschiedlichen Zugangseinschränkungen die Online-Personalplanung bedienen.
Personalmanager können etwa alle Daten einsehen und bearbeiten, während Mitarbeiter nur ihre eigenen Daten einsehen und editieren können, wenn dies gewünscht ist. Für die Verwaltung und Beschaffung von Personaldaten bieten rexx Systems mit „rexx HR“, Eurodata mit „edlohn“ oder auch coveto mit „coveto Bewerbermanagement“ umfassende Lösungen an.
Kundenstamm pflegen dank richtiger Datenorganisation
Ein effizientes Kundenmanagement gehört ebenfalls zum A und O eines erfolgreichen Start-ups. Doch in Zeiten von Social Media werden diese Prozesse immer komplexer. Der Kunde kann direkt Kontakt zu Unternehmen aufnehmen und sich in öffentlichen (Internet-)Foren kritisch zu den Angeboten und dem Service äußern.
Das Etablieren von Kundenbeziehungen, das Verwalten von Kundendaten und das Optimieren von Prozessen, in die der Kunde eingebunden ist, muss den vielen Kanälen angepasst werden, auf die ein Kunde mittlerweile auf ein Produkt aufmerksam wird, es kommentieren und auch ignorieren kann.
Daten spielen eine immer größere Rolle. Je persönlicher sie einen Kunden ansprechen, desto eher wird er zuhören. Dazu braucht es klar definierte Zielgruppen und sogenannte „Personas“, die bis ins kleinste Detail (vom Hobby bis zum Lieblingsessen) ausgearbeitet werden können, je nachdem, wie man seine Kunden ansprechen will. Diese Daten müssen freiwillig und mithilfe des Kunden übermittelt werden.
Kundenmanager müssen dafür Sorge tragen, dass Kundendaten in Bezug auf Privatsphäre sorgfältig geschützt werden. Ein dezentrales Lagern der Daten in der Cloud sorgt dafür, dass diese auch vor internen Serverausfällen geschützt sind und im Backup schnell abgerufen werden können. Der Umgang mit den Kundendaten wird zudem durch webbasierte Analytics-Software erleichtert.
Die Daten unterschiedlicher Kanäle können zusammengeführt und übergreifend ausgewertet werden, sodass der Kundenmanager auf einen Blick sieht, wo welche Kunden wie reagieren. Cloud-Lösungen für CRM bietet beispielsweise „Busymouse“, hier findet man die passende Infrastruktur für effektives Kundenbeziehungsmanagement. „Zoho CRM“ bietet zudem Tools für die Erstellung von Analysen gesammelter Kundendaten.
Datenschutz in der Cloud
Egal ob bei Kundendaten, Mitarbeiterinformationen oder Dokumenten: Wer seine Daten in die Cloud verlagert, sollte sich die „Privacy Policy“ oder auch „Datenschutzrichtlinien“ durchlesen. Bei jedem vertrauensvollen Anbieter sind Informationen darüber gelistet, was mit den Daten geschieht, wer Zugang zu ihnen haben wird und welche Daten genau verwendet werden dürfen.
Möchte man seine Daten nicht an den Cloud-Anbieter geben, gibt es mittlerweile diverse Möglichkeiten, um Sicherheitsstandards anhand von Zertifikaten, Siegeln et cetera zu überprüfen. Gerade im europäischen Raum zählen Standards wie vom „EuroCloud-Verband“, den „ISO/ IEC-Normen“ oder auch dem „TÜV“ zu denen, die man berücksichtigen sollte.
