WirtschaftsWoche: Herr Andrzejewski, können Sie sich noch an ihr schlimmstes Entlassungsgespräch erinnern?
Laurenz Andrzejewski: Ja, sehr gut sogar. Obwohl es mehrere Jahrzehnte zurückliegt. Ich war damals eine junge Führungskraft und sollte eine deutlich ältere Mitarbeiterin entlassen. Weder mein eigener Chef, noch mein Personalbetreuer hatten mich vorbereitet und ich war verunsichert. Weil ich die Betroffene nicht verletzen wollte, habe ich mich nicht deutlich genug ausgedrückt. Sie war sich nicht sicher, ob das überhaupt eine Kündigung war. Eine solche Unsicherheit ist natürlich nicht zumutbar. Ich habe mich ziemlich mies gefühlt.
Was passierte dann?
Sie schaltete ihren Anwalt ein. Die Kündigung war nicht rechtskräftig und wir mussten sie drei weitere Monate beschäftigen und bezahlen. Eine echte Belastung für die Frau, für mich - und fürs ganze Team.
Diese Verzögerung ist wahrscheinlich nicht das Schlimmste an einer solchen Situation.
Nein. Viel schlimmer ist, dass der Vorgesetzte sein Image aufs Spiel setzt, wenn er schlecht auf ein Trennungsgespräch vorbereitet ist. Da kommen nämlich Fragen auf, die Sie als Chef beantworten müssen. „Darf ich mein Diensthandy behalten?“, „Wer übernimmt meine Kunden?“, „Was ist mit einer Freistellung?“ Wenn Sie darauf nichts antworten können, heißt es schnell, Sie hätten nichts zu sagen oder seien nicht informiert. Das lässt der Betroffene seine Kollegen sofort wissen. Dann ist Ihr Ruf hin, darauf können Sie sich verlassen.
Was ist die schwierigste Frage, auf die sich Vorgesetzte vorbereiten müssen?
Warum ich? Oder: Bisher hast du mir doch immer gute Beurteilungen gegeben. Warum jetzt das?
Und was sagt man dann am besten?
Das ist situationsabhängig, ob die Trennung wegen Minder- oder Fehlleistung erfolgt oder ob es um eine betriebsbedingte Entlassung geht. Bereiten Sie die Formulierung vor und stimmen Sie sie mit HR-Management ab. Nur eines darf Ihnen niemals rausrutschen: „Du bist schon länger nicht mehr mitgekommen.“ Oder: „Du bist halt zu alt“. Dieses verbale Nachtreten ist unnötig verletzend und Sie bekommen sofort juristische Probleme wegen Diskriminierung.
Ein Entlassungsgespräch ist nicht nur für den Betroffenen eine Ausnahmesituation. Wie können sich Vorgesetzte auf die Kündigung vorbereiten?
Sie müssen gedanklich durchspielen, welche Fragen und Reaktionen auf Sie zukommen können.
Dann: Schauen Sie sich Firmenhistorie und Situation des Mitarbeiters genau an. Ist er besonders lange dabei oder ist er schon mal degradiert worden, fällt die Reaktion vielleicht heftiger aus. Legen Sie sich am besten die ersten fünf Sätze zurecht, verzichten Sie auf Smalltalk, kommen Sie schnell zur Sache. Lernen Sie nach den Gesprächen durch Austausch mit Ihren Personalkollegen.
Checkliste für die Kündigungsfrist
Notieren Sie zunächst alle Projekte und Aufgaben, die zu Ihrem Arbeitsbereich gehören. Darüber hinaus schreiben Sie auf die Liste alle Dinge, die Sie vor Ihrem letzten Arbeitstag noch erledigen müssen oder wollen. Etwa Fragen an den Chef, Übergabegespräche oder einfach Organisatorisches wie die Schlüsselabgabe. Diese Liste können Sie dann konsequent abarbeiten. So haben Sie ein klares Programm und idealerweise vergessen Sie nichts.
Nicht alle Projekte, an denen Sie derzeit arbeiten, werden Sie in Ihrer Kündigungsfrist noch abarbeiten können. Idealerweise lernen Sie Ihren Nachfolger noch kennen und können ihn persönlich einarbeiten. Wie auch immer es kommt – bereiten Sie in jedem Fall eine saubere Übergabe vor und schreiben Sie Notizen. Stellen Sie dafür sicher, dass alle Aspekte verständlich nachvollziehbar sind.
Aufräumarbeiten gehören zum Abschied dazu. Selbst bei den ordentlichsten Arbeitnehmern dürften sich diverse Unterlagen und unter Umständen auch persönliche Notizen angesammelt haben. Nehmen Sie sich Zeit für diese Aufräumarbeiten, denn diese organisatorischen Bemühungen haben auch einen psychologischen Aspekt. Beginnen Sie damit also nicht erst am vorletzten oder gar letzten Tag.
Wenn die Kündigungsnachricht verdaut ist und es nur noch ein paar Wochen bis zum Abschied sind, sollten Sie mit Ihrem zukünftigen Ex-Chef über Ihr Arbeitszeugnis sprechen. Bieten Sie Ihre Mithilfe an, sollte Ihr Chef viel Arbeit haben oder sich mit derartigen Formulierungen schwertun. Ihre Mithilfe kann Ihr Zeugnis unter Umständen positiv beeinflussen. Sie könnten beispielsweise anbieten, einen Entwurf zu formulieren. Allerdings sollten Sie vorsichtig sein mit diesem Angebot. Manch ein Chef könnte auch misstrauisch werden oder ablehnend reagieren – da müssen Sie auf Ihr Bauchgefühl hören.
Bürobuffet? Frühstück? Kuchen? Sekt? Oder doch lieber in kleiner Runde abends zum Essen im Restaurant oder auf ein Bier? Bereiten Sie Ihren Abschied frühzeitig vor und informieren Sie Ihre Kollegen beizeiten. Damit garantieren Sie, dass alle Zeit finden, sich auf Ihren Abschied freuen und es nicht in Stress ausartet.
Wie soll das Gesprächsarrangement im Detail aussehen?
Lassen Sie den Betroffenen ankommen. Stellen Sie ihm die Personen vor, die anwesend sind, falls er diese nicht kennt und begründen Sie deren Anwesenheit. Geht es um eine größere Entlassungswelle, gibt es meist einen Namen für die Restrukturierung. Schon in Ihrem ersten Satz sollten Sie darauf Bezug nehmen. Im zweiten sagen Sie sinngemäß: „Auch unser Standort oder unsere Abteilung ist betroffen.“ Im dritten Satz sagen Sie: „Und das bedeutet, dass ich mich auch von Ihnen trennen muss“. Stimmen Sie die Begründung vorher ab, üben Sie die Formulierung.
Und dann?
Lassen Sie eine Pause. Eine solche Botschaft muss sich erst mal setzen. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Emotionen rauszulassen und Fragen zu stellen.
