Loben Sie!: Ein Leitfaden für Vorgesetzte zu Jahresgesprächen

Loben Sie!: Ein Leitfaden für Vorgesetzte zu Jahresgesprächen

von Manfred Engeser

Jahresgespräche sind für Mitarbeiter und Chefs oft eine lästige Pflichtübung. Doch mit der richtigen Vorbereitung können sie durchaus nützlich sein. Ein Leitfaden für Vorgesetzte.

Vor dem Gespräch

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Vorgesetzter

Termin machenÜberfallartige Aufforderungen zwischen Tür und Angel, „doch mal schnell auf ein paar Minuten vorbeizukommen“, sind nicht zielführend. Laden Sie zwei Wochen vorher schriftlich zum Gespräch und lassen Sie dem Mitarbeiter zur Vorbereitung den Gesprächsleitfaden zukommen. Zeit einplanenEine Stunde ist das Minimum, besser sind eineinhalb Stunden. Dann bleibt auch Zeit für unvorhergesehene Themen.Themen vorbereitenNehmen Sie sich eine Stunde Zeit, um die Vorjahresziele des Mitarbeiters mit seinen Leistungen abzugleichen. Machen Sie sich Notizen, strukturieren Sie das Gespräch.Überraschungen vermeiden Mit Lob und Tadel nicht bis zum Jahresgespräch warten. Hier sollten zwar wichtige Punkte noch mal auf den Tisch – Überraschungen sollten aber unterbleiben. Störungen vorbeugenSchaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre – wie für Ihren wichtigsten Kunden: Keine Störung durch Telefonate oder Besucher, das akustische Signal ihres E-Mail-Eingangs bleibt ausgeschaltet.Sitzordnung wählenWer sich gegenübersitzt, neigt zur Konfrontation. Entspannter sitzen Sie und Ihr Mitarbeiter im 90-Grad-Winkel am Tisch. Statt in Ihrem Büro treffen Sie sich besser an einem neutralen Ort – etwa in einem von außen nicht einsehbaren Raum.

Im Gespräch

Bilanz ziehenZunächst geht es um die Bilanz der vergangenen zwölf Monate: Wie gut hat der Mitarbeiter seine Ziele erfüllt? Kommunikationscoach Jürgen Hesse empfiehlt Vorgesetzten, in der Ich-Perspektive zu formulieren („Ich finde, in letzter Zeit ...“, „Mir ist aufgefallen, dass ...“).lob äussernSprechen Sie an, womit Sie unzufrieden waren. Aber stellen Sie den Mitarbeiter nicht bloß. Gerade bei heiklen Themen wie Konflikten mit Kollegen ist Emotionalität programmiert: Bleiben Sie sachlich! Und vergessen Sie nicht zu loben.Richtung weisenMachen Sie dem Mitarbeiter klar, wohin sich das Unternehmen im kommen-den Jahr entwickeln will – und wie er selbst dazu beitragen kann. Überlegen Sie, wie sich, im Sinne des Unternehmens, die Stärken des Mitarbeiters ausbauen lassen.Vorgaben machenWas soll der Mitarbeiter leisten, in welchem Zeitraum sollen die Ergebnisse vorliegen? Vereinbaren Sie individuelle Ziele – sowohl weiche, bezogen auf dessen persönliche Entwicklung, als auch harte, etwa konkrete Umsatzsteigerungen.Feedback einfordernDas Jahresgespräch ist kein Vortrag – der Mitarbeiter muss die Chance haben, zu Ihren Äußerungen Stellung zu beziehen. Bitten Sie ihn, die Zusammenarbeit mit Ihnen und den Kollegen zu beurteilen, ermuntern Sie ihn zu Verbesserungsvorschlägen. Das lockert die Atmosphäre, und auch Sie lernen dabei. Diskutieren Sie ergebnisoffen, streben Sie eine gemeinsame Lösung an.Notizen machenNotieren Sie stichpunktartig Gesprächsverlauf und vereinbarte Ziele – das erleichtert die schriftliche Zusammenfassung.

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Nach dem Gespräch

Vereinbarungen fixierenHalten Sie alle Vereinbarungen schriftlich fest – nur so lässt sich prüfen, ob der Mitarbeiter seine Ziele erreicht hat. Meist gibt es dafür im Unternehmen einheitlich genutzte Formulare. Das Ergebnisprotokoll unterschreiben beide Gesprächspartner.Daten schützenDer Mitarbeiter erhält eine Kopie der Aufzeichnung, die Personalabteilung nicht. Letztere sollten Sie aber über Verwendungs- und Fortbildungswünsche des Mitarbeiters informieren.Meilensteine definierenLassen Sie nicht ein ganzes Jahr bis zum nächsten Gespräch verstreichen. Je regelmäßiger Sie nachfassen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Kollege die vereinbarten Ziele erreicht – ganz in Ihrem Interesse. Definieren Sie Meilensteine und führen Sie Zwischengespräche.

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