Dauerhafte Erreichbarkeit: Reduzieren Sie Störungen bei der Arbeit

Dauerhafte Erreichbarkeit: So reduzieren Sie die Belastung Ihrer Mitarbeiter

Reduzieren Sie Störungen bei der Arbeit


Was die Störungen am Arbeitsplatz angeht, sind auch hier die Ursachen in der Regel vielfältig. Die gute Nachricht ist, dass jede Verbesserung in diesem Bereich zu Effizienzsteigerungen und Reduzierung von Verschwendung im Unternehmen beiträgt. Denn selbst Unterbrechungen von drei Sekunden erhöhen die Fehlerquote erheblich, wie Forscher aus den USA nachgewiesen haben.
Auch hier braucht es eine tiefergehende Analyse des Problems: Wer stört wen, warum und stört das den Betroffenen wirklich?

Trotzdem gibt es einige Maßnahmen, mit dem in fast allen Unternehmen kurzfristig Entlastung geschaffen werden kann:

  • Ordentliche und strukturierte Arbeitsplätze verringern Suchzeiten und Störungen. Jeder findet schnell was er braucht.
  • Anordnung der Arbeitsplätze: wie sieht der Geräuschpegel aus? Mitarbeiter, die sich konzentrieren müssen, sollten nicht neben einem Dauertelefonierer sitzen.
  • Ablagestrukturen: Sind diese eindeutig? Das vermeidet Rückfragen bei den Kollegen. Kurzfristig zunächst die wichtigsten und am häufigsten verwendeten Dokumente/ Unterlagen/Informationen standardisieren. Mittelfristig: passende Strukturen für Papier- und elektronische Ablage erarbeiten.
  • Kundenservice und Telefondienst: Standards erarbeiten, feste Regelungen treffen, wer den Telefondienst übernimmt, Auszeiten im Wechsel definieren, in denen Mitarbeiter ungestört arbeiten können.
  • Bei Publikumsverkehr: feste Sprechzeiten und Ansprechpartner benennen
  • E-Mail-Knigge einführen: Muss das Postfach immer offen sein?
  • Anzahl laufender Projekte/Arbeitsaufgaben pro Mitarbeiter prüfen und eventuell neu zuordnen.
  • Multitasking vermeiden: Mechanische und geistige Arbeiten können parallel ausgeführt werden, bei Wissensarbeit funktioniert das nicht. Das Gehirn kann nicht gleichzeitig mehrere Themen bearbeiten. Es findet nur ein schneller Wechsel von einer zu anderen Aufgabe statt. Aber, wie immer in solchen Fällen, auch mit Reibungsverlusten.
  • Auch Unvorhergesehenes einplanen: in vielen Unternehmen schlagen täglich ungeplante Aufgaben auf, trotzdem wird die Arbeitszeit im Vorfeld komplett verplant. Deshalb: wenn regelmäßig unerwartete Aufgaben eintreffen, Puffer dafür einplanen. Gerade das ständige ‚Feuer löschen‘ in vielen Unternehmen sorgt für Unruhe und Unterbrechungen.
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Nicht unterwähnt bleiben sollten auch persönliche Verhaltensmuster, selbst wenn Manager sicherlich keine therapeutische Aufgabe wahrnehmen wollen. Aber hinter Smartphone und E-Mail stecken auch gewisse Suchtpotentiale, die alleine durch betriebliche Regelungen nicht immer behoben werden können. Unternehmen können in Vorträgen oder Infoveranstaltungen über einen gesunden Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln informieren. Eine weitere Möglichkeiten sind Workshops zur Überprüfung der eigenen Verhaltensmuster oder persönliche Coachingangebote. Alles mit dem Ziel, mit einer unserer wichtigsten Ressourcen, nämlich der Arbeitszeit unserer Mitarbeiter, so achtsam wie möglich umzugehen und diese nicht zu vergeuden.

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