Dauerhafte Erreichbarkeit So reduzieren Sie die Belastung Ihrer Mitarbeiter

Ständige Erreichbarkeit, E-Mail-Fluten und fehlende Pausen gehören für viele zum Alltag. Das wirkt sich negativ aus - auf Gesundheit und Produktivität. Wie Sie dem digitalen Arbeitsstress Ihrer Mitarbeiter beikommen.

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Was im Büro am meisten stresst
Der-Chef Quelle: dpa
Arbeitskollegen Quelle: dpa
Hohe Arbeitsbelastung Quelle: dpa
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Lärm und Beleuchtung Quelle: Fotolia
Fairness Quelle: dpa

Immer mehr Menschen klagen über arbeitsbedingten Stress: Sie müssen immer mehr in immer kürzerer Zeit leisten und haben das Gefühl, für Kollegen, Kunden und Vorgesetzte immer und überall erreichbar sein zu müssen. Außerdem können sie nicht konzentriert arbeiten, weil sie entweder durch Mails, Telefonate oder Kollegen im Großraumbüro unterbrochen und abgelenkt werden.

E-Mails abschalten hilft nichts

Um die Belastung zu reduzieren, schalten manche Unternehmen inzwischen die Mailserver am Feierabend aus oder lassen eingehende E-Mails während des Urlaubs ihrer Mitarbeiter löschen. Fraglich ist, ob die so tatsächlich Stress abbauen. Schließlich nutzen Mitarbeiter zunehmend ihre privaten E-Mail-Accounts für dienstliche Angelegenheiten, wenn der Unternehmensserver abends nicht mehr erreichbar ist.
Außerdem sind die Gründe für Stress durch Dauererreichbarkeit in der Regel komplex und vielschichtig. Deshalb bietet es sich an, mit einem systematischen Erreichbarkeitscheck aufzudecken, wer überhaupt von der Problematik betroffen ist und warum. Nur so lässt sich die Ursache erkennen – und verändern. Das Abschalten des Servers dagegen ist nur ein oberflächliches Behandeln der Symptome.

Zur Person

Um herauszufinden, wer überhaupt betroffen ist, starten Manager am besten in einem ausgewählten Pilotbereich des Unternehmens. Fragen Sie nach: Wie viele Mitarbeiter in der IT, im Marketing oder der Personalabteilung haben das Gefühl, ständig erreichbar sein zu müssen? Warum ist das so? Und wie sehr belastet sie das? Denn das Mitarbeiter auch außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar sind, ist nicht grundsätzlich ein Problem. In vielen Bereichen kann darauf auch nicht verzichtet werden.

Kritisch ist in den meisten Unternehmen nur die fehlende klare Regelung dazu. So kann es vorkommen, dass Mitarbeiter dauerhaft in Alarmbereitschaft sind, ohne dass es von ihnen erwartet wird.

Die größten Fehler beim Einsatz von E-Mails

Klären Sie deshalb grundsätzlich, ob es notwendig ist, dass Mitarbeiter und Führungskräfte außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar sind. Welche Formen dieser Erreichbarkeit sind wichtig für die Wertschöpfung des Unternehmens? Erstellen Sie ein Konzept, aus dem für jeden ersichtlich wird, ob und wann er erreichbar sein sollte. Planen Sie für Mitarbeiter, die häufig verfügbar sein müssen, Vertretungsregelungen und klare Auszeiten.

Reduzieren Sie Störungen bei der Arbeit


Was die Störungen am Arbeitsplatz angeht, sind auch hier die Ursachen in der Regel vielfältig. Die gute Nachricht ist, dass jede Verbesserung in diesem Bereich zu Effizienzsteigerungen und Reduzierung von Verschwendung im Unternehmen beiträgt. Denn selbst Unterbrechungen von drei Sekunden erhöhen die Fehlerquote erheblich, wie Forscher aus den USA nachgewiesen haben.
Auch hier braucht es eine tiefergehende Analyse des Problems: Wer stört wen, warum und stört das den Betroffenen wirklich?

Trotzdem gibt es einige Maßnahmen, mit dem in fast allen Unternehmen kurzfristig Entlastung geschaffen werden kann:

  • Ordentliche und strukturierte Arbeitsplätze verringern Suchzeiten und Störungen. Jeder findet schnell was er braucht.
  • Anordnung der Arbeitsplätze: wie sieht der Geräuschpegel aus? Mitarbeiter, die sich konzentrieren müssen, sollten nicht neben einem Dauertelefonierer sitzen.
  • Ablagestrukturen: Sind diese eindeutig? Das vermeidet Rückfragen bei den Kollegen. Kurzfristig zunächst die wichtigsten und am häufigsten verwendeten Dokumente/ Unterlagen/Informationen standardisieren. Mittelfristig: passende Strukturen für Papier- und elektronische Ablage erarbeiten.
  • Kundenservice und Telefondienst: Standards erarbeiten, feste Regelungen treffen, wer den Telefondienst übernimmt, Auszeiten im Wechsel definieren, in denen Mitarbeiter ungestört arbeiten können.
  • Bei Publikumsverkehr: feste Sprechzeiten und Ansprechpartner benennen
  • E-Mail-Knigge einführen: Muss das Postfach immer offen sein?
  • Anzahl laufender Projekte/Arbeitsaufgaben pro Mitarbeiter prüfen und eventuell neu zuordnen.
  • Multitasking vermeiden: Mechanische und geistige Arbeiten können parallel ausgeführt werden, bei Wissensarbeit funktioniert das nicht. Das Gehirn kann nicht gleichzeitig mehrere Themen bearbeiten. Es findet nur ein schneller Wechsel von einer zu anderen Aufgabe statt. Aber, wie immer in solchen Fällen, auch mit Reibungsverlusten.
  • Auch Unvorhergesehenes einplanen: in vielen Unternehmen schlagen täglich ungeplante Aufgaben auf, trotzdem wird die Arbeitszeit im Vorfeld komplett verplant. Deshalb: wenn regelmäßig unerwartete Aufgaben eintreffen, Puffer dafür einplanen. Gerade das ständige ‚Feuer löschen‘ in vielen Unternehmen sorgt für Unruhe und Unterbrechungen.

Nicht unterwähnt bleiben sollten auch persönliche Verhaltensmuster, selbst wenn Manager sicherlich keine therapeutische Aufgabe wahrnehmen wollen. Aber hinter Smartphone und E-Mail stecken auch gewisse Suchtpotentiale, die alleine durch betriebliche Regelungen nicht immer behoben werden können. Unternehmen können in Vorträgen oder Infoveranstaltungen über einen gesunden Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln informieren. Eine weitere Möglichkeiten sind Workshops zur Überprüfung der eigenen Verhaltensmuster oder persönliche Coachingangebote. Alles mit dem Ziel, mit einer unserer wichtigsten Ressourcen, nämlich der Arbeitszeit unserer Mitarbeiter, so achtsam wie möglich umzugehen und diese nicht zu vergeuden.

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