Dauernde Erreichbarkeit im Urlaub: Chefs, macht die Handys aus

Dauernde Erreichbarkeit im Urlaub: Chefs, macht die Handys aus

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Wer auch nach Feierabend ständig auf sein Smartphone schaut, riskiert schlechten Schlaf.

Abwesenheitsnotiz einrichten, Handy ausschalten, Urlaub genießen: Was für die Angestellten gilt, verkneifen sich Führungskräfte. Sie sind immer erreichbar. Das ist ungesund - und setzt die Kollegen unter Druck.

Angestellte haben nach Feierabend und im Urlaub Sendepause. Wer das Handy ausmacht und die E-Mails E-Mails sein lässt, ist im Recht: Das Arbeitszeitgesetz sieht vor, dass Beschäftigte in ihrer Freizeit weder telefonisch noch per Mail erreichbar sein müssen, wenn es nicht explizit im Arbeitsvertrag steht. Für viele Führungskräfte im mittleren Management gilt das jedoch nicht. Vorgesetzte sind signifikant häufiger in ihrer Freizeit beruflich erreichbar als Beschäftigte ohne Führungsaufgaben. Das zeigt eine Befragung des Instituts für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG) in Kooperation mit der Unfallkasse Hessen.

Die Manager fühlen sich verpflichtet, für Chef und Kollegen auch in der Freizeit erreichbar zu sein. Das ist nicht immer unproblematisch. Denn unter ständiger Erreichbarkeit kann die Gesundheit leiden. Studien deuten darauf hin, dass die ständige berufliche Erreichbarkeit eine psychische Fehlbelastung darstellt und zusammen mit anderen Fehlbelastungen die Gesundheit negativ beeinflussen kann. „Sind Beschäftigte nach Feierabend häufig erreichbar, denken sie vermehrt an die Arbeit und können nur schwer abschalten. Auf Dauer kann das die Erholungsfähigkeit einschränken”, erklärt Hiltraut Paridon, Arbeitspsychologin am IAG.

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Wie Sie die Zahl der E-Mails reduzieren können

  • Gefühlt versus real

    Das gefühlte Email-Aufkommen inklusive der Zeit, die Sie für Emails benötigen, unterscheidet sich Erfahrung nach sehr von den realen Werten.

  • Die optimale Anzahl

    Es gibt kaum eine Zahl in der Unternehmenswelt, über die man trefflicher streiten kann, als die „richtige“ Anzahl an Emails, die ein Manager pro Tag bewältigen sollte. Einige finden 300 völlig normal, andere regional aktive Angestellte schreiben 20 und erhalten 30 Emails pro Tag. Natürlich ist es vom Einzelfall abhängig.

  • Der Grenzwert

    Wer 100 Emails oder mehr pro Tag bekommt, liegt aus Sicht der Autoren „auf jeden Fall jenseits einer akzeptablen Grenze“. Es gäbe keinen relevanten Managerjob, in dem er über täglich 100 Sachverhalte informiert werden muss. Wenn doch, macht er irgendetwas falsch.

  • Verteiler

    Lassen Sie sich aus jedem Verteiler löschen, den Sie nicht zwingend brauchen. Falls Sie ein Kollege unerwünscht in (s)einen Verteiler aufnimmt, sprechen Sie mit darüber.

  • Automatisch löschen

    Wenn Sie Emails von bestimmten Personen bekommen oder mit bestimmten Schlüsselwörtern, können Sie ihren Email-Client so programmieren, dass sie entweder sofort gelöscht oder in einen bestimmten Ordner verfrachtet werden.

  • Umgang mit Newslettern und Co

    Überprüfen Sie die Informations-Emails wie Newsletter, die Sie bekommen. Filtern Sie die, die sie nicht (mehr) brauchen, hinaus. Lassen Sie diese Emails in einen bestimmten Ordner einlaufen. Wenn Sie an einem Tag keine Zeit haben, sie zu lesen, stören Sie Ihren Alltag nicht.

  • Empfangs- und Lesebestätigung

    Es gibt Unternehmen, bei den machen Empfangs- und Lesebestätigungen 30 Prozent des Email-Aufkommens aus. Schalten Sie diese Tools ab. Zum einen sind sie ohnehin unzuverlässig und zum anderen nerven sie viele Empfänger massiv.

  • Spam

    Wenn Sie noch Spam bekommen, informieren Sie dringend Ihre IT-Abteilung. Es ist heutzutage absolut möglich, völlig frei von Spams zu leben.

  • Kernaufgaben

    Nicht nur, aber besonders leitende Angestellte müssen sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren. Und das gilt auch für ihr Email-Postfach. Wer mal nachzählt, kommt auf maximal 40 Prozent. Also weniger als die Hälfte der Emails eines Managers haben mit seinen Kernaufgaben zu tun.

  • CC-Last

    Ein besonderes Problem ist das in CC-Setzen. Doch eine Email, in der ein Vorgesetzter in Kopie gesetzt wird, zählt keineswegs zu „Personal führen“ oder „Fortschritte kontrollieren“. Also reduzieren sie jede überflüssige Email und sagen Sie es auch den Kollegen, dass sie nicht mehr zwingend in CC gesetzt werden wollen. Von Ausnahmen abgesehen sollte keine Email mehr als zwei Empfänger haben.

  • CC-Emails drehen Hierarchie um

    Früher mussten Mitarbeiter Zeit investieren, um Informationen so aufzubereiten, dass sie für den Vorgesetzten nutzbar waren. Eine CC-Kopie dreht den Arbeitsaufwand um: null für den Mitarbeiter, viel für den Chef. Da Kopien ja für den Empfänger und nicht den in CC-Gesetzten gedacht sind, braucht Letzter überdurchschnittlich viel Zeit, um sie zu lesen.

  • CC-Emails erzeugen Illusion

    Wenn jemand eine Email in Kopie erhalten hatten, hat er deren Inhalt nicht automatisch gelesen und voll verstanden. Das scheint eine triviale Wahrheit zu sein, doch die Anspruchshaltung in Unternehmen ist oft eine andere. Bedenken Sie also, dass ihr Chef oder Ihr Kollege nicht jede CC-Email auswendig kennt.

  • CC-Email generieren neue Emails

    Kopiert ein Mitarbeiter seinen Chef bzw. ein Kollege den anderen auf seine Email, werden die Empfänger der Email ihn auch wieder mit hinein nehmen.

  • Die Lösung des Problems

    Legen Sie fest, wie Sie informiert werden möchten. Wenn Sie keine CC-Kopie wollen, heißt das ja nicht, dass Sie auf Informationen verzichten möchten. Etablieren Sie ein Berichtswesen, verlangen Sie kommentierte Info-Kopien, demotivieren Sie externe CC-Setzer und verweisen Sie konsequent auf die Kompetenz der zuständigen Mitarbeiter.

  • Notwendige-Übel-Emails

    Nun muss ein leitender Angestellter auch solche Aufgaben lösen, die nicht zu seinem Kernbereich gehören und man notwendiges Übel nennen könnte. Diese Dinge kommen in aller Regel per Email. Gänzlich vermeiden lässt sich das nicht, wohl aber reduzieren. Differenzieren Sie zwischen Notwendige-Übel-Emails und solchen, die tatsächlich unnötige Zeitverschwendung sind. Der Anteil ist höher als Sie denken.

Sie rät, sich selbst zu hinterfragen: Wie verhalte ich mich selbst in Bezug auf Erreichbarkeit? Was erwarte ich von mir? Was erwarte ich von meinem Team?

Wer das Gefühl habe, ständig für alle erreichbar sein zu müssen, solle sich fragen, woran das liegen könnte. Wer Angst hat, dass das Team falsche Entscheidungen trifft, sobald man es zwei Minuten unbeaufsichtigt lässt, sollte seinen Leuten vielleicht lieber eigenständiges Arbeiten beibringen, als auch im Urlaub im Minutentakt ans Telefon zu gehen.

Gute Übergabe ist das A und O

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Eine gute und strukturierte Übergabe macht viele Fragen ohnehin obsolet. Also lieber vor dem Urlaub abklären, welche Aufgaben anfallen und wer wofür zuständig ist. "Leiten Sie auch die Beschäftigten dazu an, alle nötigen Informationen weiterzugeben und Aufgaben in Absprache mit Ihnen zu verteilen", sagt Paridon.

Wer dann immer noch fürchtet, dass in seiner Abwesenheit alles auseinanderbricht, sollte mit dem Team ein Worst-Case-Szenario entwickeln, das einen Anruf rechtfertigt. Werden 40 statt 400 Büroklammern geliefert, ist alles in Ordnung, stehen mehrere 40-Tonner mit Büroklammern vor dem Büro mit fünf Angestellten, sollte der Chef informiert werden.

Das trägt nicht nur zur eigenen Erholung bei, sondern auch zu der der Mitarbeiter. Sind Vorgesetzte ständig erreichbar, gehen viele Beschäftigte davon aus, dass von ihnen dasselbe erwartet wird.

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