Neun von zehn Unternehmen haben keine Ahnung, was eine elektronische Rechnung ist. Falls Sie diese Nachricht erstaunt, sind Sie derartige Tiefschläge aus der Praxis der Digitalisierung entweder bereits gewohnt – oder denken vielleicht selbst noch, dass ein PDF eine digitale Rechnung darstellt. Der E-Rechnungsanbieter Crossinx hat in einer Umfrage genau dies ausgewertet: Demnach verschicken 39 Prozent nach eigenen Angaben elektronische Rechnungen, sitzen aber in großen Teilen dem Irrtum auf, es handele sich dabei um ein per E-Mail verschicktes PDF-Dokument.
In gut eineinhalb Jahren soll die E-Rechnung in der Verwaltung Standard sein und damit auch bei allen Unternehmen und Dienstleistern, die Rechnungen an Bundesbehörden stellen. XRechnung heißt der Standard, für den die Bundesregierung im vergangenen September eine Rechtsverordnung erlassen hat. Es handelt sich, vereinfacht ausgedrückt, um einen nach genauen Vorgaben strukturierten Datensatz, dessen Träger ein XML-Dokument ist. Wie dieser auszusehen hat, ist in Konformitätskriterien festgelegt. Die Einführung läuft bereits und wird im November 2018 Pflicht für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes, ab 2019 für alle weiteren deutschen Behörden, ab November 2020 auch für deren Lieferanten. Schätzungen zufolge betrifft die Verpflichtung ab 2019 rund 300.000 öffentliche Auftraggeber.
Das elektronische Format gewährleistet eine automatisierte Weiterverarbeitung. Dabei ist weder Papier im Spiel noch die sonst üblichen elektronischen Formate von Mailanhängen. Die Details des neuen Standards sind der Umfrage zufolge den allermeisten Finanzentscheidern in Unternehmen noch ein Buch mit sieben Siegeln. Demnach glauben zwar 77 Prozent, E-Rechnungen ordnungsgemäß verarbeiten zu können. Gleichzeitig gaben 68 Prozent an, PDF-Dokumente als Rechnungen zu verschicken – und hielten dies für elektronische Rechnungsstellung. Weitere 21 Prozent waren sich nicht sicher, ob ein PDF eine E-Rechnung ist. Zusammen sind sich 89 Prozent der Unternehmen nicht über die Definition der E-Rechnung im Klaren oder befinden sich auf einer ganz falschen Fährte.
Umso widersprüchlicher: 88 Prozent der Befragten gaben an anderer Stelle an, zu wissen, was E-Rechnungen sind. Von den vermeintlichen Nutzern der E-Rechnung erklärten 53 Prozent, sie zeichneten Rechnungen weiterhin per Hand auf Papier ab. Crossinx-Geschäftsführer Marcus Laube hält das für bedenklich: „Die Ergebnisse zeigen, dass Finanzentscheider ihre digitale Kompetenz leider völlig falsch einschätzen“, so sein Fazit. Viele glaubten, digital unterwegs zu sein, seien es aber überhaupt nicht.
Die Unwissenheit rund um die elektronische Rechnungsstellung birgt für Unternehmen erhebliche Risiken. Werden Rechnungen nicht ordnungsgemäß verarbeitet und archiviert, drohen Probleme mit dem Finanzamt und Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht. 23 Prozent der Unternehmen glauben nicht, dass E-Rechnungen unmittelbar nach Erhalt archiviert werden müssen, 30 Prozent erstellen kein Backup oder sind nicht sicher, ob eines erstellt wird. Laut Gesetz müssen Rechnungen zehn Jahre lang digital und revisionssicher archiviert werden. Ein weiterer Stolperstein liegt in den Zuständigkeiten: es darf nicht nur eine Person für das Anlegen von Kreditoren im Rechnungssystem, Prüfung, Freigabe und Zahlung verantwortlich sein. Die Regel dient dem Schutz vor Veruntreuung.
E-Rechnungen können Zeit und nebenbei auch viel Papier sparen. Wegen der vielen Unklarheiten setzen der Umfrage zufolge gerade viele Mittelständler lieber noch auf die haptische Umlaufmappe mit papiernen Rechnungen, die per Hand abgezeichnet werden. Marcus Laube nennt das „unbegreiflich“. Durch automatisierte, geregelte Rechnungsprozesse ließen sich nicht nur Fehler verhindern. „Auch das wirtschaftliche Einsparpotenzial ist riesig, bleibt aber ungenutzt liegen“, so Laube. Für die Umfrage wurden im Januar 150 Finanzentscheider in deutschen Unternehmen ab 50 Mitarbeitern befragt.
