Erreichbarkeit im Urlaub: Wie Sie sich trotz Diensthandy erholen

Erreichbarkeit im Urlaub: Wie Sie sich trotz Diensthandy erholen

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von Lisa Oenning

Selbst im Urlaub bleibt das Handy vieler Manager an. Dabei kann die ständige Erreichbarkeit krank machen. Wie Sie für Ihre Mitarbeiter in der freien Zeit ansprechbar sein können, sich aber trotzdem erholen.

Der Nachwuchs baut im Sand Burgen. Die Gattin bräunt sich in der Mittagssonne. Das Familienoberhaupt sitzt in Badeshorts unterm Sonnenschirm. Aber anstatt seinen Urlaub mit der Familie zu genießen, hält er in der einen Hand das Smartphone und führt Vertragsverhandlungen – mit der anderen beantwortet er via Tablet wichtige Geschäftsmails.

Selbst im Urlaub sind insbesondere viele Führungskräfte jederzeit und überall für Geschäftskunden und Mitarbeiter erreichbar. Sie stehen früh auf, um Mails zu checken und Telefonate zu empfangen. Laptop, Smartphone und Co. sind treue Strandbegleiter – und zur Not wird der Urlaub unter- oder sogar abgebrochen, um den Mitarbeitern auf die Finger zu gucken. "Gerade höhere Führungskräfte oder Unternehmer können es sich oftmals nicht leisten, drei Wochen am Stück dem Betrieb fern zu bleiben", sagt Rüdiger Hossiep, Wirtschaftspsychologe an der Ruhr-Universität Bochum.

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Dabei würden die Deutschen grundsätzlich gerne auf Smartphone und Co. verzichten, wie eine aktuelle Untersuchung der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) zeigt. Nur 16 Prozent der Deutschen halten die ständige Erreichbarkeit demnach für wichtig – und liegen damit deutlich unter dem internationalen Durchschnitt. Vor allem die jüngere Generation legt Wert darauf, während der Urlaubszeit nichts von der Arbeit zu hören.

Werner knallhart Was Ihre Abwesenheitsnotiz über Sie verrät

Es sind nur zwei, drei Zeilen, doch die lassen tief blicken: Ihre Abwesenheitsnotiz sagt viel aus über Ihre Einstellung zur Arbeit, Ihren Humor und Ihre Entscheidungsfreiheiten im Job. Und manchmal verrät sie zu viel.

Ihre Abwesenheitsnotiz verrät viel über sie. Quelle: dpa

Dass liegt offenbar daran, dass die Informationsflut uns mit der Zeit überfordert. Da ist zum einen das, was über die sozialen Netzwerke Tag für Tag auf uns einprasselt: Bilder vom Putsch in der Türkei verlangen unsere Aufmerksamkeit. Dann schreibt ein Freund über einen schweren Schicksalsschlag und fordert indirekt ein, ihm beizustehen und Anteil zu nehmen. Der nächste will, dass sein Post "Suche neue Wohnung in München" geteilt wird, damit seine Chancen auf Erfolg steigen. Ständig sollen die User aktiv an etwas teilhaben.

Hinzu kommen berufliche Mails, insofern der Kollege nicht über WhatsApp fragt, ob man nicht noch eben schnell mal dieses oder jenes tun könnte.

Wie Sie die Zahl der E-Mails reduzieren können

  • Gefühlt versus real

    Das gefühlte Email-Aufkommen inklusive der Zeit, die Sie für Emails benötigen, unterscheidet sich Erfahrung nach sehr von den realen Werten.

  • Die optimale Anzahl

    Es gibt kaum eine Zahl in der Unternehmenswelt, über die man trefflicher streiten kann, als die „richtige“ Anzahl an Emails, die ein Manager pro Tag bewältigen sollte. Einige finden 300 völlig normal, andere regional aktive Angestellte schreiben 20 und erhalten 30 Emails pro Tag. Natürlich ist es vom Einzelfall abhängig.

  • Der Grenzwert

    Wer 100 Emails oder mehr pro Tag bekommt, liegt aus Sicht der Autoren „auf jeden Fall jenseits einer akzeptablen Grenze“. Es gäbe keinen relevanten Managerjob, in dem er über täglich 100 Sachverhalte informiert werden muss. Wenn doch, macht er irgendetwas falsch.

  • Verteiler

    Lassen Sie sich aus jedem Verteiler löschen, den Sie nicht zwingend brauchen. Falls Sie ein Kollege unerwünscht in (s)einen Verteiler aufnimmt, sprechen Sie mit darüber.

  • Automatisch löschen

    Wenn Sie Emails von bestimmten Personen bekommen oder mit bestimmten Schlüsselwörtern, können Sie ihren Email-Client so programmieren, dass sie entweder sofort gelöscht oder in einen bestimmten Ordner verfrachtet werden.

  • Umgang mit Newslettern und Co

    Überprüfen Sie die Informations-Emails wie Newsletter, die Sie bekommen. Filtern Sie die, die sie nicht (mehr) brauchen, hinaus. Lassen Sie diese Emails in einen bestimmten Ordner einlaufen. Wenn Sie an einem Tag keine Zeit haben, sie zu lesen, stören Sie Ihren Alltag nicht.

  • Empfangs- und Lesebestätigung

    Es gibt Unternehmen, bei den machen Empfangs- und Lesebestätigungen 30 Prozent des Email-Aufkommens aus. Schalten Sie diese Tools ab. Zum einen sind sie ohnehin unzuverlässig und zum anderen nerven sie viele Empfänger massiv.

  • Spam

    Wenn Sie noch Spam bekommen, informieren Sie dringend Ihre IT-Abteilung. Es ist heutzutage absolut möglich, völlig frei von Spams zu leben.

  • Kernaufgaben

    Nicht nur, aber besonders leitende Angestellte müssen sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren. Und das gilt auch für ihr Email-Postfach. Wer mal nachzählt, kommt auf maximal 40 Prozent. Also weniger als die Hälfte der Emails eines Managers haben mit seinen Kernaufgaben zu tun.

  • CC-Last

    Ein besonderes Problem ist das in CC-Setzen. Doch eine Email, in der ein Vorgesetzter in Kopie gesetzt wird, zählt keineswegs zu „Personal führen“ oder „Fortschritte kontrollieren“. Also reduzieren sie jede überflüssige Email und sagen Sie es auch den Kollegen, dass sie nicht mehr zwingend in CC gesetzt werden wollen. Von Ausnahmen abgesehen sollte keine Email mehr als zwei Empfänger haben.

  • CC-Emails drehen Hierarchie um

    Früher mussten Mitarbeiter Zeit investieren, um Informationen so aufzubereiten, dass sie für den Vorgesetzten nutzbar waren. Eine CC-Kopie dreht den Arbeitsaufwand um: null für den Mitarbeiter, viel für den Chef. Da Kopien ja für den Empfänger und nicht den in CC-Gesetzten gedacht sind, braucht Letzter überdurchschnittlich viel Zeit, um sie zu lesen.

  • CC-Emails erzeugen Illusion

    Wenn jemand eine Email in Kopie erhalten hatten, hat er deren Inhalt nicht automatisch gelesen und voll verstanden. Das scheint eine triviale Wahrheit zu sein, doch die Anspruchshaltung in Unternehmen ist oft eine andere. Bedenken Sie also, dass ihr Chef oder Ihr Kollege nicht jede CC-Email auswendig kennt.

  • CC-Email generieren neue Emails

    Kopiert ein Mitarbeiter seinen Chef bzw. ein Kollege den anderen auf seine Email, werden die Empfänger der Email ihn auch wieder mit hinein nehmen.

  • Die Lösung des Problems

    Legen Sie fest, wie Sie informiert werden möchten. Wenn Sie keine CC-Kopie wollen, heißt das ja nicht, dass Sie auf Informationen verzichten möchten. Etablieren Sie ein Berichtswesen, verlangen Sie kommentierte Info-Kopien, demotivieren Sie externe CC-Setzer und verweisen Sie konsequent auf die Kompetenz der zuständigen Mitarbeiter.

  • Notwendige-Übel-Emails

    Nun muss ein leitender Angestellter auch solche Aufgaben lösen, die nicht zu seinem Kernbereich gehören und man notwendiges Übel nennen könnte. Diese Dinge kommen in aller Regel per Email. Gänzlich vermeiden lässt sich das nicht, wohl aber reduzieren. Differenzieren Sie zwischen Notwendige-Übel-Emails und solchen, die tatsächlich unnötige Zeitverschwendung sind. Der Anteil ist höher als Sie denken.

Und es sind meistens die Kollegen, die im Urlaub stören, wie eine repräsentative Umfrage des Digitalverbandes Bitkom zeigt:

  • Bei rund zwei Dritteln (63 Prozent) der Befragten, die im vergangenen Jahr im Sommerurlaub beruflich erreichbar waren, haben sich während des Urlaubs Kollegen gemeldet.
  • Knapp ein Viertel (23 Prozent) wurde von Kunden kontaktiert
  • nur jeder Fünfte (19 Prozent) bekam einen Anruf vom Vorgesetzten.

Das nervt gut jeden Dritten, wie eine Umfrage der Pronova BKK unter mehr als 1600 deutsche Beschäftigten zeigt. Die dauerhafte Erreichbarkeit stört aber nicht nur den Urlaub, sie birgt auch gesundheitliche Risiken, weiß Gesundheitspsychologin Julia Scharnhorst. Gestresste beschäftigen sich nach Feierabend mit der Arbeit, finden abends nur schwer in den Schlaf, wachen nachts häufig auf, sind tagsüber erschöpft, lustlos und unmotiviert. "Der Mensch ist darauf ausgerichtet, Phasen der An- und Entspannung zu erleben. Wenn er nur Anspannung erfährt, sind Psyche und Körper auf Dauer überlastet – und wir werden krank", sagt Scharnhorst.

Sie beobachtet seit 20 Jahren, dass die Krankheitstage vor allem aufgrund psychischer Erkrankungen unaufhaltsam steigen. Die häufigsten Erkrankungen laut Gesundheitsreporten verschiedener Krankenkassen: Depressionen, Burn-out, Angststörungen, Suchterkrankungen, aber auch psychosomatische Erkrankungen wie Kopf- und Rückenschmerzen.

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