Informationsmanagement: Schutz vor der E-Mail-Flut

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Informationsmanagement: Schutz vor der E-Mail-Flut

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Ungebremst wachsender E-Mailverkehr stresst nicht nur die Empfänger, sondern schadet den Unternehmen.

von Ferdinand Knauß

Dauernde Erreichbarkeit und zu viele unnötige Informationen lähmen Mitarbeiter und ganze Abteilungen. Was man dagegen tun kann.

Das Monster gibt nie Ruhe. Unten rechts am Bildschirm blinkt es immer wieder in unregelmäßigen Abständen auf. "Neue Mail" heißt es und zerstört immer wieder die Konzentration auf eine wichtige Aufgabe.

Im Durchschnitt erhalten deutsche Arbeitnehmer täglich 13 berufliche Mails, ergab eine Bitkom-Studie, bei Wissensarbeitern und Führungskräften dürften es deutlich mehr sein. Dazu kommen andere Informationsüberfälle: Anrufe, Kollegen an der Tür und mit Martinshorn fahrende Rettungswagen. In Großraumbüros ist die Störung durch unverlangte Informationen ohnehin ein Dauerzustand.

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Zehn Tipps gegen die Informationsflut

  • Antwortzeit

    Beantworten Sie nicht jede Mail sofort, wenn Sie wichtigeres zu tun haben. Meist reicht eine Antwort innerhalb eines Tages.

  • CC

    Adressieren Sie nur Empfänger, die die Mail wirklich brauchen. Das gilt auch für die cc-Funktion.

  • "Dringend"

    Wenn Sie eine schnelle Antwort brauchen, nutzen Sie unbedingt die Markierung "dringend". Das spart zusätzliche Erinnerungsmails.

  • Filter

    Nutzen Sie E-Mail-Filter, um weniger wichtige Mails nach Absender oder Stichwörtern in Unterordner zu leiten, die später bearbeitet werden. Das funktioniert auch mit Mails, die man in cc bekommt.

  • Abschalten

    Schalten Sie Benachrichtigung über neue Mails und akustische Signale ab, wenn Sie sich konzentrieren müssen.

Die überbordende Informationsflut geht aber nicht nur an die Nerven der Mitarbeiter. Dauernde Kommunikation wird "zunehmend zum Produktivitätskiller und zu einem nicht unerheblichen betriebswirtschaftlichen Problem", sagt Norbert Wölbl von der Managementberatung Liebich & Partner. "Organisationen lähmen sich durch unprofessionellen Umgang mit Transparenz und Information selbst". Was tun? Wölbl empfiehlt drei Prinzipien der internen Kommunikation:

Menschen erreichen, statt Informationen loswerden

In vielen Organisationen haben sich die Mitarbeiter angewöhnt, allzu viele unnötige Berichte ihres Handelns loszuwerden, um sich zu rechtfertigen. "Ich habe den xy angerufen, wie Sie verlangt haben. Aber er war nicht da". Jeder Absender sollte sich fragen, ob seine Nachricht den Empfänger wirklich interessiert.

Fokussierte Ansprache statt Gießkanne

Große Verteiler sind zu vermeiden, wenn immer es geht, denn sie bergen große Gefahren. Beispiel: In einem kleinen Konzern gab es einen Fehler bei der Gehaltsabrechnung, der etwa 200 Mitarbeiter betrifft. Der Einfachheit halber verschickt die Personalabteilung an alle 4000 Mitarbeiter eine Nachricht und bitte um Überprüfung. Im Ergebnis wird die gesamte Belegschaft verunsichert und von der Arbeit abgelenkt. Ein großer Teil davon ruft sofort bei der internen Hotline an und verursacht damit pro Anruf 30 Euro Kosten. Am Ende kostet die ganze Aktion das Unternehmen einige Tausend Euro. Das hätte man mit ein wenig Aufwand am Anfang vermieden, wenn nur die betroffenen Mitarbeiter angeschrieben worden wären.

Nur das Wesentliche kommunizieren

Komm zum Punkt! Unnötige Informationen wegzulassen und das Wesentliche klar und knapp zu sagen, das ist Sprachkompetenz. Die hat aber weniger mit Talent zu tun als man meint, sondern ist lernbar. Es gilt vor allem: Der erste Satz zählt.

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Solche Prinzipien einzuführen und umzusetzen erfordert in der Regel ein ausgearbeitetes Konzept zur Professionalisierung der internen Kommunikation - und qualifizierte Kommunikationsmanager, die die ausgearbeiteten Regeln in die einzelnen Abteilungen eines Unternehmens tragen und sie dort etablieren. Kurzfristige Verbesserungen können aber auch schon schnell und ohne großen Aufwand eingeführt werden: Bitkom, der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien, empfiehlt Unternehmen, verbindliche Richtlinien zu definieren, in welcher Zeit auf Anfragen reagiert werden sollte.

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