Konferenzwahn: Endlich Schluss mit öden Meetings

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Konferenzwahn: Endlich Schluss mit öden Meetings

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Bei Meetings wird viel falsch gemacht. Es werden zu viele eingeladen und die Strukturen sind zu festgefahren

von Katharina Kistler

Besprechungen rauben oft Zeit und Nerven. Dabei könnten sie durchaus produktiv sein – wenn alle Teilnehmer ein paar Tipps befolgen.

Mit offenen Augen schlafen, auf dem Smartphone daddeln, Hirn abschalten – in einer Sitzung mit Marissa Mayer sollte man das lassen. Die 40-jährige Chefin des Internet-Konzerns Yahoo plant ihre Besprechungen penibel und zeitlich straff. Bei 12.500 Mitarbeitern kann sie es nicht zulassen, dass ein Meeting zur Plauderstunde ausartet.

Auch Mayers Ex-Chef hasst es, wenn seine Mitarbeiter durch Sitzungen von der Arbeit abgehalten werden. Google-Mitgründer Larry Page führte daher strikte Regeln ein: Keine Besprechung mit mehr als zehn Teilnehmern; fehlt der Entscheidungsträger, wird sie abgesagt; wer nichts zu sagen hat, muss draußen bleiben.

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So effizient sind die Konferenzen in den meisten Unternehmen leider nicht, Dutzende Studien belegen das. Fast die Hälfte aller befragten Mitarbeiter hat Besprechungen schon mal als unproduktiv wahrgenommen, sagt Simone Kauffeld, Inhaberin des Lehrstuhls für Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie an der TU Braunschweig.

Was Meeting-Floskeln wirklich bedeuten

  • "Sie haben da wirklich gute Arbeit geleistet!"

    Klingt nett und ist es auch – aber nur dann, wenn das Lob vom Chef kommt und ehrlich gemeint ist. Kommt es jedoch vom Kollegen, ist Vorsicht geboten. Wer lobt, stellt sich über den Gelobten, er besitzt offenbar Beurteilungshoheit. Womöglich will sich der Huldiger also nur profilieren.

  • "Fakt ist: (doch)…"

    Wer so beginnt, impliziert, dass sich das Folgende auf harte, nachprüfbare Tatsachen stützt. Damit sagt derjenige auch: Der Käse davor war allenfalls eine Vermutung, ein Eindruck, eine Fabel. Also nicht der Rede wert.

  • "Was ist eigentlich mit XY? Krause, können Sie dazu etwas beitragen?"

    Ein Klassiker. Der Fragende offenbart einen wunden Punkt, aber statt die Lösung mitzuliefern, gibt er den schwarzen Peter direkt an Krause weiter. Der kann dabei nur verlieren: Weiß er nichts, ist er blamiert. Glänzt er durch eine gute Idee, war es der andere, der ihm das Wort erteilt hat. Welch Weitblick! Richtig gemein wird die Taktik, wenn so jemand schon vorher weiß, dass Krause davon keine Ahnung hat oder seinen üblichen Vorschlag machen wird, der – wie ebenfalls bekannt – völlig unreif ist.

  • "Was Krause versucht zu sagen, ist…"

    Bravo! Hier geriert sich einer nicht nur als empathischer, hilfsbereiter Kollege, sondern auch noch als begnadeter Zuhörer. Obendrein bereichert er die Runde mit den klaren Worten, um die der simple Herr Krause leider verlegen war. Ziemlich link.

  • "Die Details interessieren mich weniger. Was ist der Kern der Sache?"

    Wer so fragt, degradiert den anderen zum technikverliebten Kleingeist. Nur er hat den Überblick über das große Ganze – oder ist zumindest daran interessiert. Eine noble Geste, die den Kollegen ziemlich winzig aussehen lässt.

  • "Vermutlich haben Sie Recht."

    Eine fiese Attacke. Natürlich glaubt so jemand nicht eine Sekunde daran, dass der andere Recht hat. Aber er signalisiert Toleranz und Offenheit, während er gleichzeitig die Glaubwürdigkeit und Reputation des anderen subtil untergräbt.

  • "Anfangs habe ich es auch so gesehen…"

    Der erste Satzteil klingt nur verständnisvoll. Tatsächlich geht es darum, den anderen alt und ewiggestrig aussehen zu lassen. Denn die unausgesprochene Fortsetzung lautet: „...aber intellektuell habe ich mich längst weiterentwickelt."

Hinter verschlossenen Bürotüren dürfte die Zahl wesentlich höher sein. Wer kennt das nicht: unvorbereitete Kollegen hier, führungsschwache Chefs da, nervtötendes Palaver dort. Schlimmer noch: Aus vielen Meetings gehen die Teilnehmer ohne Entscheidung auseinander. Schade um die schöne Zeit. Was hätte man derweil alles erledigen können!

Trotzdem verbringen Angestellte immer mehr Zeit in Konferenzen. Je nachdem, welcher Studie man glauben möchte, sitzt die gesamte Belegschaft durchschnittlich 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. Bei einer 40-Stunden-Woche macht das sechs ganze Stunden. Und das hat Folgen.

Arbeitspsychologin Kauffeld hat herausgefunden, dass Mitarbeiter regelrecht an Meetingitis erkranken können. Der eine klagte darüber, nach der Arbeit nicht mehr zur Ruhe zu kommen, weil er sich durch jammernde Kollegen mies fühlte. Den anderen nervten ständiges Tuscheln und die obligatorische Selbstdarstellerei, wieder andere trauerten der vertrödelten Zeit nach.

Dabei sollten Besprechungen eigentlich keine Belastung für die Mitarbeiter sein, sondern ein effizientes Mittel für den Erfolg eines Unternehmens. Doch wie kann das gelingen?

Zehn Tipps für die perfekte Rede

  • Wesentliches Fokussieren

    Wenn Sie vollkommen auf die Situation und den Inhalt Ihrer Rede fokussiert sind, können Sie Ihr Gegenüber am besten fesseln. Sind Sie nicht bei der Sache, bemerkt das Ihr Publikum zumindest unbewusste und schweift ebenfalls ab.

  • Stichwörter aufschreiben

    Am besten ist es natürlich frei zu sprechen. Wenn das nicht geht, schreiben Sie sich Stichwörter auf. Ein ausformulierter Text ist unübersichtlich und verführt zu monotonem Ablesen.

  • Präsenz schaffen

    Schon beim Betreten des Raumes oder auf dem Weg zum Rednerpult müssen Sie voll konzentriert sein und Ihre Sprechhaltung einnehmen. Die Zuhörer nehmen Sie schon wahr, bevor Sie die Bühne betreten.

  • Zuhörer ansprechen

    Damit die Distanz zwischen Ihnen und Ihren Zuhörern nicht zu groß wird, sprechen Sie sie direkt an und beziehen Sie sie so in den Vortrag mit ein.

  • Satzzeichen sprechen

    Bei einem Fragezeichen muss die Stimme oben bleiben. Bei einem Punkt muss die Stimme gesenkt werden. Pausen am Satzende oder zur Abgrenzung zweier Gedanken im gleichen Satz sind meist sinnvoll.

  • Sprechtempo drosseln

    Wer zu schnell spricht, hängt seine Zuhörer ab. Deshalb sinnvolle Pausen setzen, deutlich betonen und nicht durch den Text hasten.

  • Gesten nutzen

    Ihre Gesten müssen das Gesagte unterstreichen und gezielt eingesetzt werden. Zu viel Bewegung kann vom Inhalt ablenken und wirkt hektisch. Symmetrische Gesten und eine geschlossene Körperhaltung, zum Beispiel verschränkte Arme, kommen beim Zuhörer nicht gut an.

  • Floskeln vermeiden

    „Meiner Meinung nach“, „äh“ oder „übrigens“ sind Floskeln, die Sie nicht brauchen und den Zuhörer nerven. Überlegen Sie, was Sie stattdessen sagen können, damit Sie diese Lückenfüller nicht brauchen.

  • Wahrheit formulieren

    Wählen Sie Ihre Formulierungen so, dass Sie den Inhalt glaubwürdig vertreten können. Neutrale Ausdrücke können dabei helfen, wenn eigenes Empfinden und Firmenpolitik auseinander fallen.

  • Nervosität hinnehmen

    Sich über Nervosität zu ärgern oder sie verdrängen zu wollen, macht es meist noch schlimmer. Nehmen Sie ihre Nervosität hin. Häufig erhöht sie sogar die Konzentration.

1. Nicht eines für alle

Kollegen oder Mitarbeiter zur Zwei-Stunden-Sitzung zu zitieren geht verlockend schnell, vielleicht zu schnell: Uhrzeit im Kalender aussuchen, Termin per E-Mail an alle verschicken, fertig. Selbstzufriedenes Grinsen beim Absender – Augenrollen bei den Empfängern.

Bevor Führungskräfte auf „Senden“ drücken, sollten sie genau überlegen, ob das Treffen überhaupt nötig ist. Vielleicht lässt sich das Anliegen auf kurzem Dienstweg schneller klären? Dazu rät auch Stefan Rief, Projektleiter am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation. Chefs sollten sich vorher klarmachen, um welche Art von Meeting es sich handelt: ein Entscheidungskreis mit wenigen Führungskräften oder eine Projektbesprechung mit unterschiedlichen Hierarchieebenen?

Jede Einladung braucht außerdem eine klare Ansage: In der Agenda steht, welche Mitarbeiter von welchem Thema betroffen sind und wie lange es behandelt werden soll. Vor der Besprechung sollten sich die Teilnehmer gut vorbereiten, indem sie sich mit ihren Teams absprechen.

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