Die Effektivität einer Arbeit hängt nicht unbedingt mit der Zeit zusammen, die man zu ihrer Bewältigung benötigt. Sie misst sich vielmehr am Verhältnis von Aufwand zu Ergebnis. Dies lässt sich jedoch nicht allein dadurch erreichen, dass man Prioritäten setzt. Wie viel Zeit vertrödeln wir, weil wir Dinge tun, die gar nicht wichtig sind? Manche Menschen arbeiten ständig - und bringen es zu nichts. Um wirklich erfolgreich zu sein, müssen wir unsere Energie bündeln und unsere ganze Aufmerksamkeit einer einzigen Tätigkeit widmen. Sich zu konzentrieren fällt vielen schwer, weil sie sich leicht ablenken lassen. Die eigentliche Gefahr der Ablenkung ist, dass wir sie gerne als willkommene Ausrede für mangelnde Bereitschaft zur Anstrengung nutzen.
Mein einfacher Tipp: Besorgen Sie sich einen Ablagekorb für Ihren Schreibtisch, in dem Sie alle Aufgaben und Informationen, die im Laufe eines Arbeitstages auf Sie zukommen, sammeln. Nachdem Sie Ihren Eingangskorb angelegt und sämtliche offenen Aufgaben hineingelegt haben, sollte Ihr Schreibtisch aussehen, wie die Startbahn eines Flughafens.
Das ist die beste Voraussetzung dafür, die Konzentration auf jeweils ein einziges Projekt zu richten. Jeder Vorgang wird einmal in die Hand genommen und nach folgenden Kriterien sortiert: Wegwerfen, Ablegen, Delegieren, Sofort erledigen, Terminieren. Allein durch diese einfache Maßnahme konnte der Textilunternehmer Klaus Zuleeg die Selbstorganisation in seiner gesamten Firmengruppe mit insgesamt über 400 Mitarbeitern deutlich verbessern. Durch die eigenen positiven Veränderungen vom Nutzen überzeugt, führte er das System schließlich im gesamten Unternehmen ein. Die von ihm gesteckten Jahresziele erreichte er in den vergangenen zwei Jahren im Durchschnitt zu mehr als 90 Prozent.
Zuverlässig filtern
Nichts hat unsere Arbeitswelt so drastisch verändert wie Emails. Ursprünglich dazu gedacht, Kommunikation zu vereinfachen und zu beschleunigen, bedingen sie inzwischen die häufigsten Arbeitsunterbrechungen. Die Email-Flut ist derart angestiegen, dass sie nicht nur Zeit kostet, sondern auch Stress und Krankheiten verursacht. Immer mehr Menschen leiden unter dem Druck, schnell antworten zu müssen. Wer nichts tun will, schreibt wenigstens E-Mails. Und wer etwas tun will, muss stattdessen E-Mails beantworten.
Stellen Sie sich einfach mal die Frage: Was raubt mir die meiste Zeit? Identifizieren Sie die zehn schlimmsten Störenfriede. Viele Aufgaben bringen Sie kein bisschen voran und die Erde dreht sich weiter, wenn Sie sie ignorieren. Dann ab damit auf die Not-to-do-Liste. Eine der besten Methoden, eine Not-to-do-Liste anzulegen, habe ich mit Udo Neumaier, dem Inhaber einer Schreinerei in Freiburg praktiziert. Ich schlug ihm vor, sich vorzustellen, er hätte einen Herzinfarkt erlitten und müsste von nun an seine Arbeitszeit und –belastung unmittelbar halbieren. Er konnte ohne weitere Schwierigkeiten sofort sagen, was er künftig deutlich weniger tun würde.
