Meetings gehören zu den größten Zeitfressern. Darum empfiehlt sich: Kein Meeting ohne eine klare Agenda! Ein Meeting ohne Agenda ist die reinste Zeitverschwendung. Die Agenda ist das Produkt Ihrer Vorüberlegungen zum Thema, den Zielen und Inhalten sowie zum Ablauf. Wenn Sie der Meinung sind, Sie benötigten keine Agenda, dann verlegen Sie sie am besten in einen Biergarten oder sagen Sie sie gleich komplett ab.
Bei der Agenda geht es darum, dass sich alle Teilnehmer darauf konzentrieren, was erreicht werden soll und worauf sie sich vorbereiten müssen. Deswegen wird die Agenda allen Teilnehmern mindestens 72 Stunden vorher gemeinsam mit dem erforderlichen Material zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus erläutert die Agenda auch die Ziele des Meetings. So können die eingeladenen Teilnehmer entscheiden, ob sie am Meeting teilnehmen müssen und sie erhalten Gelegenheit, sich entsprechend vorzubereiten. Nur was auf der Agenda steht, wird im Meeting diskutiert. Tipp: Beginnen sie mit dem Punkt "Sonstiges", denn das zieht sich erfahrungsgemäß am längsten hin. Am Anfang einer Besprechung werden Sie ihn jedoch in Windeseile abhaken können. Gehen Sie nicht zum nächsten Punkt der Agenda über, bevor nicht ein konkreter Handlungsschritt vereinbart wurde.
Bei einem Coaching mit Günter Lehmann, dem Geschäftsführer der badischen Winzergenossenschaft Alde Gott aus Sasbachwalden stand auch das Thema Sitzungen zur Debatte. Durch die oben genannten Empfehlungen gelang es, die Dauer der regelmäßigen Vorstandssitzungen um knapp 40 Prozent zu reduzieren.
Tipps für gute Meetings
Dazu gehört vor allem ein Themenplan und dass Besprechungen pünktlich begonnen und beendet werden.
Auf diesen Kärtchen steht zum Beispiel „Jammern“ oder „Wortbeitrag unterbrochen“. Man hebt sie hoch, wenn jemand klagt oder einen anderen unterbricht. Vorher wurde mit allen Teilnehmern abgesprochen, dass mit den Karten wenig zielführendes Verhalten eingeschränkt werden kann. Dann braucht man sie nur noch hochzuheben ohne etwas zu sagen.
Neben einen Meetingleiter oder Protokollführer könnte auch jemand aus dem Team dazu bestimmt werden, auf die Einhaltung des Zeitplans zu achten.
Das bedeutet, das Ziel der Besprechung nicht aus den Augen zu verlieren, ein Vorgehen zu schildern oder Handlungen zu priorisieren.
In einer gemeinsamen Datei können Themen für künftige Meetings gesammelt werden. So haben alle einen Überblick über anstehende Besprechungspunkte. Außerdem kann ein Meeting so geplant werden, dass es erst ab einer bestimmten Anzahl von Punkten zustande kommt.
Schneller sein
In der heutigen Wirtschaft ist schneller immer besser als langsamer, und früher immer besser als später. Immer. Qualität ist dabei längst zu einer Selbstverständlichkeit geworden. Heute bekommt der schnellste Anbieter den Zuschlag. Liefern Sie deshalb möglichst immer schneller als der Kunde erwartet. Fragen Sie sich: Wo wartet mein Kunde? Wie kann ich diese Wartezeit verkürzen?
Es gibt so viele kreative Kleinigkeiten, um Ihrem Kunden das Gefühl zu geben, dass seine Zeit genauso wertvoll ist wie Ihre. Diese Form der Kundenorientierung zahlt sich aus: In der Nähe von Baden-Baden haben sich beispielsweise mehr als zehn Fachärzte von A wie Augenarzt bis Z wie Zahnmediziner zu einem interdisziplinären Praxisverbund, dem Institut für Samstags-Check zusammengeschlossen. Dessen Slogan lautet: "Bei uns wartet nicht der Patient auf den Arzt, sondern der Arzt auf den Patienten!"
Es gibt eine klare Zielgruppe für dieses Angebot, nämlich die bei Ärzten besonders beliebten Selbstständigen: "Sie arbeiten mit hohem Einsatz? Sie haben unter der Woche keine Zeit für den Arztbesuch? Wir untersuchen Sie, wenn Sie Zeit haben - am Samstag!" heißt es auf der Website. Und dann wird dem potenziellen Patienten eine Art Gesundheits-TÜV offeriert, bei dem er von Kopf bis Fuß auf Herz und Nieren untersucht wird. Das Ganze spart nicht nur zahlreiche Einzelbesuche, Terminvereinbarungen und Wartezeiten, sondern ist nebenbei auch noch höchst komfortabel: Nach der gründlichen Eingangsuntersuchung samt Blutabnahme und Ultraschall gibt es sowohl eine Pause für das Frühstücksbuffet als auch einen warmen Lunch. Und am Ende folgt dann die ausführliche Besprechung samt den Auswertungen aus dem Labor.
