Wo bleibt die Firmen-Cloud?: Lokale Datenspeicherung ist nervig und unproduktiv

Wo bleibt die Firmen-Cloud?: Lokale Datenspeicherung ist nervig und unproduktiv

Zusammenarbeit ist das Schlagwort der modernen Arbeitswelt. Doch die funktioniert nur, wenn die Mitarbeiter auch von überall Zugriff auf die Arbeitsmittel haben. Unternehmen tasten sich nur zögerlich an die Cloud heran.

Analysen, Tabellen, Marktberichte, Hochrechnungen, Auswertungen, Gutachten: 42 Prozent der Arbeitszeit verbringen Büromenschen mit irgendwelchen Dokumenten. Das zeigt eine Studie des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens International Data Corporation (IDC), das sich auf Informationstechnologie und Telekommunikation spezialisiert hat. Mehr als jeder zweite Mitarbeiter arbeitet nach IDC-Einschätzung heute zumindest ab und zu von unterwegs aus. Das Problem ist nur: Wer im Zuhause, im Zug oder im Café arbeiten will, kommt in der Regel an seine Arbeitsmaterialien nicht dran. Denn die liegen als Word-, Excel- oder sonstiges Dokument auf dem Desktop des Firmenrechners - oder in Papierform in einem Aktenordner.

Datenzugriff? Fehlanzeige

Wer also freitags im Home-Office arbeiten will, muss sich am Donnerstag seine Unterlagen per E-Mail schicken oder sie auf einen USB-Stick ziehen und mit nach Hause nehmen. "In einer durchschnittlichen Arbeitswoche investieren Mitarbeiter rund 50 Prozent ihrer Zeit in E-Mails und das Suchen und Teilen von Dokumenten", sagt Mark Alexander Schulte, Analyst bei IDC. Jedenfalls falls der Arbeitgeber das zulässt. Sind die Daten empfindlich, müssen sie auf dem Firmenrechner bleiben und aus dem Home Office wird nichts.

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Gleiches, wenn innerhalb eines Teams ein Kollege plötzlich krank wird und der Rest des Teams seine Unterlagen braucht. Dann heißt es: "Sorry Chef, wir können dem Kunden das neue Produkt nicht vorstellen, Müller ist krank und der hat die Preiskalkulation." Die liegt so lange unerreichbar auf Müllers Computer, bis der entweder wieder gesund ist, oder den Kollegen sein Passwort verrät. Das nervt - und ist unproduktiv.

"Bring your own cloud" hilft auch nicht

"Die Anwender sind nicht wirklich zufrieden, jeder Vierte ist frustriert", bestätigt Schulte. Diese Unzufriedenheit führe dazu, dass viele ihre eigenen File-Sharing-Accounts hinter dem Rücken der IT nutzen, was unter Sicherheitsaspekten einem Kontrollverlust gleichkomme. Denn jetzt weiß die Firma nicht, wo die Daten herumgeistern und kann die Rahmenbedingungen nicht festlegen.

Und viel produktiver ist es eigentlich auch nicht: "Viele Anbieter haben ihre eigene Cloud, dadurch verteilen sich die Daten in verschiedensten Wölkchen, die in der Regel nicht kompatibel sind. Wer die iCloud nutzt, kann nicht an die Daten des Kollegen, der seine Dokumente in der Cloud von Adobe lagert", sagt Oliver Blüher, Deutschlandchef des Filesharing-Anbieters Dropbox. Heißt: Bring your own cloud ist auch keine Lösung für ein ganzes Unternehmen.

Vor- und Nachteile des Cloud Computing

  • Kosten

    Wenn ein Unternehmen seine Kundendatenbank nicht im eigenen Rechenzentrum pflegt, sondern einen Online-Dienst wie Salesforce.com nutzt, spart es sich Investitionen in die Infrastruktur. Die Abrechnung erfolgt außerdem zumeist gestaffelt, zum Beispiel nach Nutzerzahl oder Speicherverbrauch. Geschäftskunden erhoffen sich dadurch deutliche Kosteneinsparungen.

  • Skalierbarkeit

    Wer Speicherplatz im Netz mietet, kann flexibel auf die Nachfrage reagieren und den Bedarf unkompliziert und schnell erhöhen oder versenken. Wenn beispielsweise ein Startup rasant wächst, fährt es einfach die Kapazitäten hoch. Somit fallen auch niedrige Fixkosten an.

  • Einfachheit

    Die Installation auf den eigenen Rechnern entfällt. Damit lässt sich ein neues System äußerst schnell einführen. Auch die Updates bereiten keine Probleme mehr, somit sinkt der Administrationsaufwand. Allerdings lassen sich die Cloud-Dienste in der Regel auch nicht so individuell konfigurieren.

  • Ortsunabhängigkeit

    Zur Nutzung der Cloud-Dienste benötigen Mitarbeiter lediglich einen Internetanschluss – unabhängig von ihrem Aufenthaltsort und dem Gerät, das sie nutzen.

  • Sicherheit

    Die Daten-Dienstleister werben damit, dass sie sich intensiver mit der IT-Sicherheit beschäftigen als einzelne Nutzer oder Unternehmen. Allerdings sind die Rechenzentren der Cloud-Anbieter aufgrund der großen Datenmenge auch ein attraktives Ziel für Angriffe von Hackern. Zudem ist von außen schwer nachzuvollziehen, ob der Anbieter die Daten ausreichend vor den eigenen Mitarbeitern schützt. Die Auslagerung bedeutet somit einen Kontrollverlust.

  • Abhängigkeit

    Viele Unternehmen sind von ihrem Dienstleister abhängig, weil sie nicht ohne weiteres zu einem anderen Anbieter wechseln können. Das liegt etwa daran, dass sie ihre Systeme aufwendig an die Schnittstellen anpassen müssen. Auch Nutzer haben oft Schwierigkeit, wenn sie mit ihren Daten den Anbieter wechseln wollen. Eine weitere Frage: Was ist, wenn der Betreiber eines Dienstes pleite geht? Erst wenn es Standards gibt, die den Wechsel von einem zum anderen Dienstleister ermöglichen, sinkt die Abhängigkeit.

Das könnte man anders haben - Stichwort Firmencloud. Dass sich immer mehr Unternehmen dafür entscheiden, allen Mitarbeitern ortsunabhängig und unabhängig von Computer oder Smartphone den Zugang zu Arbeitsmaterial zu ermöglichen, zeigen auch die Zahlen von IDC: Demnach ist der Markt für sogenannte Mobile-Content-Management-Lösungen in Europa, dem Nahen Osten und Afrika im letzten Jahr mehr als 75 Prozent auf über 325 Millionen Dollar gewachsen. Nur in Deutschland herrscht noch die übliche Zurückhaltung.

So zeigt eine Studie der Unternehmensberatung Kienbaum und des Branchenverbandes Bitkom, dass beispielsweise 82 Prozent der Personalmanager große Bedenken haben, digitale Personaldaten in die Cloud zu geben. Außer auf ihren Arbeitsrechnern seien die Daten nicht sicher, glauben 40 Prozent. In den allermeisten Unternehmen werde die Sicherheitsdiskussion auf rationaler Ebene geführt, wie Blüher sagt. Aber es gebe eben auch Unternehmer, die sehr emotional und ängstlich mit dem Thema umgingen.

Da landen abends die Dokumente im Safe und der Chef nimmt den Schlüssel mit nach Hause. Nach Schultes Erfahrung werden solche Entscheider auch in Deutschland allerdings immer seltener. "Die Mehrheit der IT-Verantwortlichen sieht mehrheitlich den Nutzen in solchen Lösungen, denn die Gefahr."

Das bestätigt auch Horst-Dieter Bruhn, Berater bei Kienbaum. Er sagt: "Die meisten Unternehmen wollen hier etwas tun, einige kämpfen noch mit ihrem Know-how auf diesem komplizierten Feld, das IT-, Personal-, und Rechtswissen erfordert." Aber immerhin - ein Anfang.

"Wenn ein CIO mir sagt, dass es ihm nicht darum geht, Apps und Cloud-Lösungen aus dem Consumer Bereich zu verhindern, dass er aber einen klaren Rahmen habe, in dem er sich bewegen darf, dann weiß ich, dass sich das Unternehmen mit den Unterschieden zwischen der traditionellen Datensicherung und der neuen Cloud-Welt auseinandergesetzt hat", so Blüher. Das zu vereinen – Unternehmensanforderungen und Marktentwicklungstempo – sei ein ziemlicher Spagat. Aber er lohnt sich.

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