Produktivität: Fünf Tipps für effektiveres Arbeiten

Produktivität: Fünf Tipps für effektiveres Arbeiten

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Schnell ist eine E-Mail verschickt. Und das meist überstürzt und nicht formrichtig

von Daniel Rettig

Das Projekt muss fertig, der Kunde überzeugt, der Auftrag abgeschlossen werden. Die Zeit läuft davon und nichts geht voran? Fünf Tipps, wie Sie trotz überquellendem E-Mail-Postfach und schrillendem Telefon nicht untergehen.

Aufgaben planen

Auch wenn es vermeintlich trivial klingt: Eine vernünftige Planung ist der erste Schritt auf dem Weg zu mehr Fleiß und Konzentration. Der US-Psychologe Robert Epstein befragte kürzlich 3.000 Personen in 30 Ländern nach ihrer wichtigsten Methode zur Stressbekämpfung. Auf Platz eins landete: vernünftige Planung.

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Wenn also morgens Ihr Rechner hochfährt, notieren Sie sich auf einer To-do-Liste schon mal Ihre wichtigsten Ziele des Tages – und arbeiten Sie sie, wenn möglich, Stück für Stück ab. Allerdings sollten Sie für Pausen und unfreiwillige Unterbrechungen ebenfalls genügend Zeit einplanen. Kaum jemand kann heute ohne jegliche Störung durcharbeiten. Das Prozedere sollten Sie abends beim Abschalten des Computers wiederholen, indem Sie sich auf den nächsten Morgen vorbereiten. Dadurch verabschieden sich innerlich vom Arbeitstag und lassen im Optimalfall Ihre Erfolge Revue passieren. Weiterer Vorteil: Pläne beugen Druck und Hektik vor.

Fristen setzen

Der Mensch neigt zum Aufschieben – allerdings nicht nur bei Sachen, die ihm lästig sind. Die beiden US-Ökonominnen Suzanne Shu und Ayelet Gneezy von der Universität von Kalifornien verteilten in einem Experiment im vergangenen Jahr Café-Gutscheine an 80 Freiwillige. Die Coupons waren entweder drei Wochen oder zwei Monate gültig. Verblüffend: Die Probanden mit der längeren Frist ließen die Gratisangebote wesentlich häufiger verfallen – weil sie davon ausgingen, sie ohnehin locker einlösen zu können.

Shu und Gneezy sind davon überzeugt, dass diese Selbsttäuschung auch im Arbeitsalltag Folgen zeigt. Sie empfehlen daher, sich im Job möglichst enge Fristen zu setzen – selbst wenn die Aufgabe eigentlich Spaß macht. Hilfreich kann es auch sein, sich gewissermaßen zu belügen. Wenn Sie Ihre Präsentation an einem Freitag abgeben müssen, setzen Sie sich Ihr Ultimatum bereits auf Donnerstag. So verhindern Sie, alles auf den letzten Drücker erledigen zu müssen – und haben notfalls einen Puffer für unangenehme Überraschungen.

Ablenkungen vermeiden

Schon kurze Störungen können unsere Arbeit erheblich behindern. Bereits fünf Sekunden Unterbrechung reichen dafür aus, resümierten Helen Hodgetts und Dylan Jones von der Cardiff-Universität im Jahr 2009. Nach der kleinen Pause müssen wir Konzentration für die ursprüngliche Tätigkeit sammeln – und das kostet nicht nur Zeit, sondern meist auch Nerven. Hodgetts rät dazu, auf digitale Helferlein (E-Mail-Benachrichtigungen, Chatfenster) zu verzichten. Wenn Sie all Ihre Konzentration brauchen, schließen Sie Ihr E-Mail-Programm temporär am besten ganz, und verzichten Sie auch auf den Internet-Browser. Umso kleiner ist die Verlockung.

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