Produktivität: So meistern Sie den Büroalltag

Produktivität: So meistern Sie den Büroalltag

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Büro Schreibtisch Stress

von Daniel Rettig

Besprechungen, Fristen, Termine, E-Mails, SMS - Manager und Angestellte sind ständig unter Strom, werden abgelenkt und verzetteln sich. Wie Sie Internet und neue Medien intelligent nutzen und dabei konzentriert und leistungsfähig bleiben.

Genau genommen hat Stefan Keuchel zwei Jobs. Hauptberuflich ist er Google-Pressesprecher in Hamburg, nebenberuflich Nutzer des Kurzmitteilungsdienstes Twitter. So jedenfalls scheint es zuweilen. Knapp 12.000 Mitglieder haben Keuchels Gezwitscher abonniert – was auch daran liegt, dass er "schon ein wenig süchtig" sei. Sitzt er an seinem Schreibtisch, hat er Facebook oder Xing meist offen, nach einer Besprechung oder einem Telefonat kontrolliert er sofort, was es bei Twitter Neues gibt. Dennoch hat er nicht den Eindruck, dass er deswegen unproduktiver geworden ist.

Sein Arbeitsalltag hat sich trotzdem verändert. Über die Seiten kontaktieren ihn inzwischen auch Journalisten, ebenso kann er dort schnell auf Feedback von Kunden reagieren. "Das gehört eben auch zu meinem Job", sagt Keuchel. Er hat sich damit abgefunden, dass sich die Arbeitswelt verändert hat. Und er geht damit immer effektiver um.

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Mails sortieren geht zulasten der Produktivität

Es bringt ohnehin nichts, die E-Mail-Flut beherrschen zu wollen. IBM-Forscher um Steve Whittaker werteten kürzlich monatelang das E-Mail-Verhalten von 345 Personen aus. Mehr als 85.000 Mal griff die Gruppe in dieser Zeit auf ihr Postfach zu. Umso erstaunlicher war das Ergebnis: Wer seine Mails im Eingang beließ, fand essenzielle Informationen problemlos über die Suchfunktion wieder – und zwar schneller als jene Kollegen, die ihr Postfach penibel sauber hielten und raffinierte Ordnersysteme anlegten – sie verschwendeten mit ihrem Ordnungstick bloß Zeit.

Heutzutage werden Angestellte und Führungskräfte ständig unterbrochen: Blackberry, E-Mails, soziale Netzwerke – diese Tools nutzen nicht nur Freunde, sondern zunehmend auch Kollegen, Kunden, der Chef. Umkehren lässt sich diese Entwicklung nicht mehr. Die Frage ist: Wie behält man den Überblick in Zeiten der Dauerberieselung und Perma-Unterbrechungen.

Von Natur aus ohne Disziplin

Mal ehrlich: Verdaddeln Sie manchmal Ihren Arbeitstag? Geht Ihre Konzentration in der Flut von Terminen, E-Mails und Telefonaten unter? Werden Sie ständig abgelenkt, im Zweifelsfall von sich selbst? "Die menschliche Produktivität über einen längeren Zeitraum aufrecht zu erhalten ist ein ständiges Problem der Industrie", schrieb der US-Managementprofessor William Scott bereits in den Sechzigerjahren. Seitdem haben sich zahlreiche Wissenschaftler mit dem Problem beschäftigt – Arbeits- und Organisationspsychologen, Betriebswirte, Kommunikationswissenschaftler und Ökonomen.

Neue Erkenntnisse lassen zwei Schlüsse zu: Jeder Angestellte kann seine Leistungsfähigkeit nicht nur selbst beeinflussen. Auch Führungskräfte können viel dafür tun, die Produktivität zu fördern, damit die Kosten-Nutzen-Rechnung stimmt. Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto vertrat bereits im 19. Jahrhundert die Auffassung, dass 80 Prozent der Ergebnisse in 20 Prozent der Zeit erreicht werden. Das Problem ist nur, dass uns selbst dieser entscheidende Anteil noch große Schwierigkeiten bereitet – aus zwei Gründen: die Hektik am vernetzten Arbeitsplatz und unsere Persönlichkeit. Von Natur aus neigt der Mensch zu Disziplinlosigkeit.

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