Die meisten Zeitmanagement-Tipps gehen so: Analysieren Sie Ihren Alltag! Zerlegen Sie große Aufgaben in kleine Teilschritte! Setzen Sie Prioritäten! Alles nicht falsch, aber es funktioniert nicht bei jedem. Rund die Hälfte aller Erwachsenen scheitert am herkömmlichen Zeitmanagement. Der Grund dafür liegt im Großhirn, dessen zwei Hälften jeweils andere Funktionen erfüllen: Links wohnt das logische, analytische und strukturierte Denken; rechts haben bildhaftes Denken, emotionale Verknüpfungen und kreative Gedanken ihren Platz. Beide Hemisphären sind miteinander verbunden und interagieren beim Denken, Arbeiten und Organisieren.
Allerdings gibt eine Hälfte stets den Takt vor. Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie sollen eine Orange ohne Hilfsmittel schälen? Ihr Gehirn entscheidet blitzschnell, wie Sie das Problem lösen. Die Einen gehen diese Aufgabe eher rational an, die anderen lieber kreativ. Typ eins ist ein Linkshirner, bei ihm dominiert die linke Gehirnhälfte. Beim Kreativ-Spontanen ist es die rechte.
Die jeweilige Dominanz sorgt auch dafür, wie man sich und seinen Alltag am liebsten organisiert. Bei rund 25 Prozent aller Erwachsenen dominiert die linke Gehirnhälfte. Bei 34 Prozent ist das Verhältnis ausgewogen und bei gut 41 Prozent überwiegt die rechte Hemisphäre. Damit ist klar: Die meisten Zeitmanagement-Bücher und -Seminare mit klassisch-analytischen Tools zielen an der Mehrheit vorbei. Die Tipps wirken auf sie so als würde man einem Depressiven raten: „Sei doch mal froh!“
Die Lösung lautet: Machen Sie sich zuerst klar, welche Hirnhälfte bei Ihnen den Takt vorgibt und erst dann wählen Sie die Methoden aus. Hilfreiche Fragen dafür können sein:
Wie lange bleiben Sie einem Planungsinstrument (Kalender, Outlook, PDA, Blackberry) treu? Typisch für Rechtshirner: Sie lieben Abwechslung und hassen Routinen. Spätestens nach rund sechs Wochen brauchen sie neue Impulse. Stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch Fachzeitschriften, Ausdrucke und Post-it-Zettel? Rechtshirner sind Menschen, die gerne an vielen Projekten gleichzeitig arbeiten und die aus dem Chaos auf dem Tisch kreative Ideen ziehen. Wie reagieren Sie auf durchgetaktete Terminpläne? Spontane Menschen verabscheuen ein enges Zeitkorsett und schaffen darin selten ihr Pensum. Sie benötigen Freiheiten. Lieben Sie neue Herausforderungen? Auch das kann ein Indiz für Rechtsdominanz sein. Im Gegensatz zu rational abwägenden Linkshirnern, stürzen sich kreative Chaoten gern in neue Aufgaben, weil sie das beflügelt.
Falls bei Ihnen die rechte Gehirnhälfte überwiegt, werden folgende Methoden eher dabei helfen, den Alltag zu organisieren:
Geben Sie Ihrem Planungsinstrument einen kreativen Namen, der Sie motiviert. Also nicht „To-do-Liste“, sondern „Erfolgs-Journal“ oder „Chancen-Planer“. Sie überlisten so Ihr Unterbewusstsein, tragen Aktivitäten (statt Termine) lieber ein und gewinnen Überblick.
Schaffen Sie Zeit-Inseln für Herzensangelegenheiten. Sie wollen als Führungskraft die Firma voranbringen. Als kreativer Kopf lieben Sie es aber zugleich, Ideen dazu zu spinnen. In der Regel fallen letztere Phasen der Alltagshektik zum Opfer. Das macht Sie als Vordenker meist unzufrieden, sodass auch andere Arbeit leidet. Blocken Sie deshalb einmal pro Woche zwei bis drei Stunden für Kreativpausen. Rechtshirner lieben sprunghaftes Arbeiten. Überlegen Sie, welche Tagesaufgabe Ihnen die wichtigste ist und erlauben Sie sich dazwischen an unwichtigen Dingen zu tüfteln. Mit dieser „offiziellen Genehmigung“ ziehen Sie auch aus nachrangigen Projekten viel Energie, statt sich über Abschweifungen zu ärgern.
Sie haben ein Händchen dafür, Visionen zu entwickeln, Leute zu begeistern und neue Projekte anzustoßen. Das langfristige Umsetzen und Detailarbeiten sind allerdings nicht Ihr Ding. Suchen Sie sich deshalb Mitarbeiter, die Sie ergänzen. Nehmen Sie eher systematische Persönlichkeiten in Ihren inneren Kreis auf, die genau auf diese Art von Tätigkeiten Lust haben. Achten Sie beim Delegieren auf das Briefing. Sie selbst haben zwar vielleicht nur eine vage Vorstellung davon, wie sich Ihre Idee realisieren lässt. Ein systematischer Mitarbeiter braucht aber detaillierte Informationen, um loslegen zu können. Denken Sie sich in den anderen hinein und fragen Sie konkret, welchen Input er noch braucht, um die Aufgabe anpacken zu können.
