Kommunikation: Info-Stress: Ich schalt’ dann mal ab - Seite 3

Selbst der Geschäftsführer des Blackberry-Erfinders RIM, Jim Balsillie, versucht nichts zu beschönigen: „Natürlich kann die ständige Verfügbarkeit süchtig machen“, sagte er in einem Interview: „Es kommt eben auf die Dosierung an.“ Ein Glas Schnaps sei nicht unbedingt schädlich. Aber wer davon 20 Gläser vor der Arbeit trinkt, habe ein ernstes Problem.

Wer sich ständig unterbrechen lässt, lebt in einer Art Dauerstress. Aus einer Umfrage der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin geht hervor, dass Mitarbeiter die ständigen Störungen bei der Arbeit als besonders belastend empfinden: Mehr als die Hälfte der Befragten in den Büros beklagte den Konzentrationsterror durch dauernde Unterbrechungen. Durchschnittlich alle elf Minuten wird die Aufmerksamkeit der Kopfarbeiter auf etwas » anderes gelenkt. Bis sie wieder zur ursprünglichen Tätigkeit zurückfinden, brauchen sie dann rund 25 Minuten.

Das frisst Energie. Doch die Kraftreserven „sind bei jedem Menschen nun einmal begrenzt“, sagt Michael Frese, Arbeitspsychologe an der Universität Gießen. Jeder brauche Phasen, in denen er sich entspannen kann. Kurze und häufige Pausen sind dabei sogar besser als ein langer Urlaub ein- oder zweimal im Jahr. Schließlich sind drei Tage nach der Auszeit die Entspannungs- und Glücksgefühle ohnehin meist wieder verschwunden, so das Ergebnis einer Studie der Universität Tel Aviv.

Wir benachrichtigen uns dumm.

Menschen sind keine Maschinen. Und so selbstverständlich, wie Computer mehrere Aufgaben scheinbar gleichzeitig erledigen, bleibt uns dieses Talent versagt. Multitasking klappt nicht. Wer es versucht, arbeitet sich sprichwörtlich dumm und dusselig.

Forscher des Center for Cognitive Brain Imaging der Carnegie- Mellon-Universität in Pittsburgh untersuchten 18 Studenten im Kernspintomografen auf ihre Leistungsfähigkeit. Die Teilnehmer sollten sprachliche und visuelle Aufgaben lösen, während sie parallel Sätze vorgelesen bekamen. Ergebnis: Die Gehirnaktivität, die auf die Lösung der visuellen Aufgaben gerichtet war, sank um 29 Prozent. Bei den sprachlichen Aufgaben reduzierte sich die entsprechende Hirnaktivität um 53 Prozent. Auf den Alltag übertragen, bedeutet das: Wer etwa Auto fährt und mit dem Handy telefoniert, blendet rund ein Drittel seines Sichtfelds aus, obendrein verkommt das Projektgespräch mit dem Kollegen zu einer oberflächlichen Faselei. „In einem Augenblick können wir immer nur einen Bewusstseinsinhalt wahrnehmen“, sagt Wissenschaftler Pöppel.

Das Gehirn spielt uns dabei regelmäßig einen Streich. Denn es springt auf jeden äußerlichen Reiz an, egal, ob wichtig oder unwichtig. Was in Urzeiten das Überleben sicherte, wirkt heute kontraproduktiv: Statt einer Gefahr wittern wir heute einen kleinen „Flash“, schreibt der Wissenschaftsjournalist Stefan Klein in seinem Buch „Zeit. Der Stoff, aus dem das Leben ist“. Das Handyklingeln könnte den Anruf eines Freundes ankündigen, das E-Mail-Bimmeln die Nachricht der Geliebten. Der Effekt sei mit dem einer Droge vergleichbar: So haben Wissenschaftler herausgefunden, dass Nikotin oder Kokain auf ähnliche Nervenbahnen wirken.

Um dem zu entkommen, hilft meist nur Disziplin. Beispiel Friedrich-Georg Lischke: Der Kontinentaleuropa-Chef des Getränkesysteme-Herstellers Mars Drinks, einer Tochter des amerikanischen Schokoriegel-Konzerns, setzt auf die Macht der Rituale: Vor zehn Uhr morgens berühren seine Finger keine Tastatur. Stattdessen greift er zu seinem „Moleskine“, dem klassischen Notizbuch aus Papier. „Ich genieße die alte Arbeitsweise“, sagt Lischke. Er könne Ideen skizzieren und Gedanken visuell in Grafiken festhalten. In den vergangenen Jahren sei ihm das immer hilfreicher geworden.

Ab zehn Uhr weiß er, dass er in unregelmäßigen Abständen gestört wird – durch E-Mails, Anrufe, Kollegenfragen. Aber das sei kein Problem, weil er diese Stunden nicht als Konzentrationsphase definiert habe. Der Nachmittag wiederum ist für die Meetings reserviert. Und ab 21 Uhr stellt er Handy und Blackberry grundsätzlich aus.

Für die Kreativität sind solche Ruhephasen enorm wichtig. Jeder braucht sie, um seine vielen Impulse zu klaren Gedanken und Analysen zu verknüpfen. Wenn wir in Deutschland täglich von zehn bis elf Uhr nicht kommunizieren würden, brächte das einen enormen „Innovationsschub“, glaubt etwa Psychologe Pöppel.

Wie wenig Menschen dafür gemacht sind, über ein halbes Dutzend Kanäle gleichzeitig zu kommunizieren, zeigt auch ein etwas bizarr anmutender Vergleich von Forschern des Londoner King’s College. Sie ließen zwei Versuchsgruppen dieselben Aufgaben erledigen. Die eine bekam parallel mehrere E-Mails zugesandt. Die andere Gruppe rauchte Joints vor der Arbeit. Und siehe da: Die Kiffer erzielten deutlich bessere Ergebnisse als die Probanden, die gleichzeitig mit ihren E-Mails beschäftigt waren.

Wir werden immer unsicherer.

Menschen treffen täglich Entscheidungen — und zwar nicht zu knapp: Hirnforscher rechnen mit 20 000 pro Tag. Doch je mehr Informationen vorhanden sind, desto weniger klar können wir entscheiden.

Das beginnt schon bei einem simplen Produkt wie Marmelade. US-Psychologen testeten in einem Supermarkt das Kundenverhalten bei einem Angebot von 24 Brotaufstrichen im Vergleich zu sechs Gläsern. Ergebnis: Bei großer Auswahl blieben zwar 60 Prozent der Kunden stehen, aber nur drei Prozent kauften. Bei dem Angebot von sechs Konfitüren blieben zwar nur 40 Prozent stehen, dafür kauften 30 Prozent ein Glas. Die Entscheidung fiel ihnen leichter.

Weniger ist mehr — das gilt besonders für digitale Informationen. Es hat mehr Sinn, sich tiefgründig mit wenigen Studien, Testergebnissen und Zeitungsartikeln auseinanderzusetzen, als die Quantität zu erhöhen. Karen Heumann, Strategiechefin der Werbeagentur Jung von Matt, beschäftigt sich „seit Jahren mit dem Thema“, weil sie verhindern will, dass ihre „Konzentrationskraft unter der Reizüberflutung leidet“. Sie könne leicht bis zu sieben Stunden am Tag E-Mails beantworten, 120 bis 200 davon landen täglich in ihrem Posteingang. Bei dieser Informationsflut „wird es eher schwerer, effiziente Entscheidungen zu treffen“, sagt Heumann.

Deswegen schafft sie sich regelmäßig Rückzugsräume. Auf Bahnfahrten zum Beispiel nutze sie die Zeit, um Entscheidungen zu überdenken oder einfach nur zu träumen. „Ich bin jemand, der seinen Gedanken nachhängt“, sagt sie. So komme sie auf neue Ideen und zu nachhaltigen Entscheidungen. Die werden in Zeiten elektronischer Kommunikation immer schneller getroffen und ebenso schnell revidiert. Das verursacht dann noch mehr Arbeit.

Inspiration von außen und Ruhe sind für solide Entscheidungen fundamental. „Das Gehirn“, sagt Neurowissenschaftler Pöppel, „ist unglaublich konservativ.“ Es arbeite seit 100 000 Jahren immer nach gleichem Muster: Eine Entscheidung beruht auf neuronalen Verknüpfungen und abgespeicherten Erfahrungen. Damit Manager diese Erkenntnisse abrufen können, dürfen sie sich nicht ständig mit neuen Informationen aufladen. Die moderne Kommunikation verführe jedoch dazu, „zu schnell zu agieren“ – und damit zu Oberflächlichkeit und Fehlentscheidungen.

Wir provozieren das Chaos.

Jede E-Mail löst neue Nachrichten aus: Auf eine Anfrage folgen in der Regel Antwort, Bestätigung und Gegenbestätigung. Das sind allein drei Mails ohne einen großen Verteiler. Mit CC- oder BC-Funktion erhöht sich dieser Faktor gar um ein Viel- » faches. Entsprechend fühlen sich die Nutzer von E-Mail-Diensten schnell als Opfer einer zunehmenden Datenlawine. Dabei sind sie selbst auch die Auslöser: Durch Unachtsamkeit müllen viele den Posteingang ihrer Kollegen zu und wundern sich später über die virtuellen Geister, die sie riefen.

Norbert Winkeljohann kennt diesen Mail-Wahnsinn. Der Vorstand der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Pricewater-house-Coopers und bekennender Blackberry-Fan nutzt den mobilen Postdienst als „permanente Informationsquelle“. Täglich erhält er rund 100 E-Mails. Doch jede vierte sei „überflüssig“, stellt er fest. Eine enorme Zeitverschwendung: Forscher des britischen Henley Management College haben ausgerechnet, dass Manager im Durchschnitt dreieinhalb Jahre ihres Lebens mit irrelevanten E-Mails verdaddeln.

Den Trend zum „Management by E-Mail“ hält Winkeljohann für eine „große Unsitte“. Mitarbeiter würden Kollegen und ihn auf den Verteiler setzen, „selbst wenn ich an den Entscheidungen gar nicht beteiligt werden muss“, sagt Winkeljohann. „Das ärgert mich.“

Der Höhepunkt sei für ihn ein Disput zwischen zwei Kollegen gewesen, die sich per Pingpong-Mails beschimpften — mit Winkeljohann als stillem Mitleser. „Nach kurzer Zeit habe ich empfohlen, auf das persönliche Gespräch umzuschalten“, sagt der Manager. Der Konflikt war sofort gelöst.

Seitdem zieht der PWC-Manager immer schneller die Reißleine und fragt direkt nach: „War diese Mail jetzt erforderlich?“ Das diszipliniere die Mitarbeiter enorm. So hätten sich mit der Zeit Standards etabliert, die den elektronischen Briefverkehr deutlich reduziert hätten: Die Kollegen gehen heute sehr vorsichtig mit Verteilern um, kopieren nicht mehr alle Mitarbeiter eines Büros in die Empfängerliste, Handys und Blackberrys werden zunehmend kategorisch vor Meetings ausgeschaltet.

Wir sind die Lösung.

Alle Beispiele zeigen zugleich: Die Technik zu verteufeln oder sich gar als Opfer einer zunehmenden Kommunikationsmanie zu wähnen ist der falsche Blickwinkel. E-Mail, SMS, Internet, Handy, Blackberry und Laptop – das alles sind nur technische Instrumente. Wie man sie nutzt, dafür ist jeder selbst verantwortlich. „Wir alle haben es in der Hand, mit dem Zeitdruck gekonnt umzugehen“, sagt Arbeitspsychologe Frese.

Wer aber nur Seminare für Zeitmanagement absolviert, „tappt häufig in eine Falle“, sagt Wilhelm Schmid-Bode, Stressforscher und Facharzt für psychotherapeutische Medizin. Teilnehmer lernen dort nur, ihre Zeit noch effizienter zu nutzen, „nicht aber, sich mehr Zeit zu lassen“.

Wer effektiver und kreativer werden will, müsse lernen, „Stille und Langsamkeit wieder zu genießen“, sagt Schmid-Bode. Ein Ort, an dem sich das lernen lässt, ist etwa die Abgeschiedenheit eines Klosters, in die es immer mehr Manager zieht. Die Idylle gibt ihnen die Möglichkeit, abzuschalten, Kraft zu tanken und zu sich selbst zu finden (siehe Kasten rechts).

Entschleunigung liegt im Trend. Wellnessanbieter boomen dank ihrer Angebote wie Massage, Yoga und Meditation. Hotels wie das Sheraton in Chicago werben damit, dass die Gäste ihre Mobilfunkgeräte kostenlos wegschließen lassen können, und Fluglinien wie Air Berlin werben mit dem handyfreien Flug.

Es muss aber nicht gleich die Flucht ins Funkloch sein. Cem Basman etwa hat für sich eine ganz simple Lösung gefunden – allerdings eher unfreiwillig. Der frühere IT-Manager arbeitet heute als selbstständiger Berater, Initiator des Gründernetzwerks „StartupWeekend“ und Profi-Blogger. Rund 80 Prozent seiner Arbeit wickelt er über Handy, E-Mail und Internet ab, der persönliche Austausch mit seinen Kunden macht allenfalls 20 Prozent aus. Entsprechend wichtig sind für ihn seine technischen Geräte. Wie geht so einer damit um, wenn die Festplatte verreckt oder das Notebook geklaut wird? Beides passierte ihm kurz hintereinander. „Ich war kurz vor dem Herzinfarkt“, sagt Basman. Alles war weg: Adressen, Manuskripte, Schriftverkehr. Horror pur.

Das Missgeschick zeigte ihm aber auch, wie unnötig seine Panikattacke war. „Dabei habe ich festgestellt, wie unglaublich schnell Wissen veraltet“, sagt Basman. Viele Adressen, Manuskripte und Mails seien nach kurzer Zeit ohnehin irrelevant gewesen, andere Daten habe er leicht rekonstruieren können. Im Nachhinein sei er über den Verlust sogar froh gewesen, denn der habe ihm die Chance „für ein geistiges Aufladen“ gegeben. Er habe sich in dieser Zeit wieder auf das Wesentliche konzentriert: die wirklich wichtigen Informationen, die besten Freunde, die wichtigsten Gesprächspartner, die Familie. Seitdem löscht er sämtliche Blogeinträge in regelmäßigen Abständen: „Das befreit.“

Mal nicht erreichbar zu sein ist gut fürs Gemüt. Gleiches gilt auch im Umgang mit Kollegen. Werbemanagerin Heumann antwortet nur auf die allerwichtigsten E-Mails sofort. Auf alle anderen reagiert sie erst, wenn sie ungestört ist und sich konzentrieren kann. Das ist meist abends. So dehnt sich die Spanne zwischen E-Mail-Lesen und Beantworten aus. Vieles habe sich bis dahin „von selbst erledigt“. Heumann plädiert sehr für neue Umgangsformen elektronischer Kommunikation.

Solche Übereinkünfte unter Kollegen oder zwischen Chef und Mitarbeitern helfen, die Informationsflut frühzeitig einzudämmen. Das ist einfacher, als viele denken. Allein das Problem ehrlich anzusprechen kann bereits zur Lösung führen.

So war das auch bei Mars-Drinks-Chef Lischke. Verantwortungsbewusst, wie er ist, schickte er Mitarbeitern auch spätabends noch E-Mails. Ende Februar mailten Mitarbeiter seines Teams aus der Niederlassung im französischen Roissy eine Art Notruf zurück. Sie fühlten sich durch den nicht endenden Ideenfluss regelrecht „unter Druck“ gesetzt. Das Feedback zeigte Lischke, welches Vorbild er mit seinem eigenen Kommunikationsverhalten hat. Die Bitte der Franzosen brachte den gewünschten Erfolg: Seitdem sendet der Manager keine E-Mail mehr nach 19 Uhr.

Norbert Winkeljohann Jede vierte empfangene E-Mail ist überflüssig, und Management by E-Mail hält der Vorstand von PricewaterhouseCoopers für eine Unsitte. Der Wirtschaftsprüfer ermahnt Kollegen daher zu mehr Disziplin und Bedacht: auf CC darf zum Beispiel nur gesetzt werden, wer wirklich an einem Projekt beteiligt ist. Karen Heumann Bis zu 200 Mails drängen sich der Strategiechefin der Werbeagentur Jung von Matt täglich auf. Die Gefahr der Infoflut: zu schnelle und undurchdachte Entscheidungen. Nur die wichtigsten E-Mails beantwortet sie sofort, den Rest in Ruhe, meist abends. Vieles erledigt sich so von selbst.

Cem Basman Das Web kennt keine Zeitverschiebung. Nachrichten aus Asien und Amerika trudeln auch nachts ein. Das verführt Profi-Blogger wie ihn zur sofortigen Antwort. Der Verlust seines Blackberry hat Basman verändert: E-Mails schreibt er nur im Büro, auf ein neues Gerät und permanente Erreichbarkeit verzichtet er seitdem.

Friedrich-Georg Lischke Unterbrechungen hält der Kontinentaleuropa-Chef von Mars Drinks  für eine enorme Leistungsbremse. Der Manager setzt auf die Macht der Rituale: keine E-Mail vor zehn Uhr. Stattdessen skizziert und visualisiert er Gedanken in sein Notizbuch „Moleskine“.