Für Systematik und Dokumentation ist allerdings nicht nur der Vorgesetzte zuständig. Auch Mitarbeiter sollten die Gespräche vorbereiten. Denn gefragt ist ein Dialog von beiden Parteien, kein Vortrag vom Chef.
Die perfekte Vorbereitung beginnt deshalb – auch wenn das Gespräch im Dezember stattfindet – schon im Januar.
Mitarbeiter sollten über das ganze Jahr hinweg notieren, wann immer im Job etwas besonders gut oder schlecht läuft. Im Dezember erinnert sich schließlich niemand mehr an alle Einzelheiten eines Projektes aus dem Februar. Ein Protokoll sorgt außerdem dafür, dass Mitarbeiter konkrete Beispiele nennen können und sich nicht in Verallgemeinerungen – „immer muss ich“, „nie machen die Kollegen“ - zu verlieren.
Mitarbeitergespräche: Zehn Tipps für Arbeitgeber
Fordern Sie den Angestellten nicht spontan zum Gespräch, sondern kündigen Sie den Termin am besten mehrere Wochen vorher per E-Mail an. Um die Vorbereitung zu erleichtern, können Sie im Voraus einen Gesprächsleitfaden verschicken.
Faustregel: Nehmen Sie sich mindestens eine Stunde Zeit, eher mehr. Dann haben Sie genug Zeit für ungeplante Aspekte. Sorgen Sie außerdem für eine angenehme Gesprächsatmosphäre. Das Telefon schalten Sie aus, die Bürotür schließen Sie.
Was hat der Mitarbeiter im vergangenen Jahr erreicht? Wo hätte er noch besser abschneiden können? Solche Fragen sollten Sie sich vorab beantworten und notieren. So haben Sie für das Gespräch eine Struktur.
Setzen Sie sich nicht gegenüber, denn dann neigt man eher zur Konfrontation. Besser und entspannter: Am Tisch im 90-Grad-Winkel zu einander.
Zunächst geht es um eine Bilanz. Wie gut hat der Mitarbeiter seine Ziele der vergangenen zwölf Monate erfüllt? Vergessen Sie nicht, ihn dafür zu loben. Äußern Sie aber auch deutlich, womit Sie nicht zufrieden waren – ohne den Mitarbeiter bloßzustellen. Bleiben Sie deshalb unbedingt sachlich.
Sie müssen dem Mitarbeiter einerseits verdeutlichen, wohin sich das Unternehmen im kommenden Jahr entwickeln soll – und andererseits, was er selbst dazu beitragen kann. Wie lassen sich seine Stärken ausbauen, und zwar so, dass der Betrieb davon profitiert?
Was soll der Mitarbeiter leisten – und vor allem: bis wann? Konkrete, individuelle, messbare Ziele geben Orientierung und können die Motivation steigern.
Sie sollen keinen Monolog halten, der Mitarbeiter soll sich auch selbst äußern. Bitten Sie ihn deshalb um ein Urteil. Wie empfindet er die Zusammenarbeit mit Ihnen und seinen Kollegen?
Halten Sie den Inhalt des Gesprächs hinterher schriftlich fest. Das hilft sowohl Ihnen persönlich als auch dem Mitarbeiter. Fragen Sie dafür in der Personalabteilung nach einheitlichen Formularen.
Warten Sie nicht bis zum nächsten Gespräch ab. Je regelmäßiger Sie sich nach den Fortschritten erkundigen, desto eher erreicht der Mitarbeiter die Ziele. Und er realisiert: Das Jahresgespräch war keine Alibiveranstaltung.
Wenn das Jahresgespräch jetzt schon vor der Tür steht, aber kein Jahresprotokoll vorliegt, ist das dennoch kein Grund zur Panik. Arbeitnehmer sollten aber in jedem Fall vor dem Gespräch eine Checkliste machen, was sie im Gespräch loswerden wollen. Wie gesagt, es geht um den Dialog. Auch die Angestellten können und sollen ausführlich darlegen, was aus ihrer Sicht im abgelaufenen Jahr gut und was schlecht gelaufen ist. Sie sollen ihre eigene Performance bewerten und Wünsche und Ziele für das kommende Jahr formulieren. Damit dabei nichts vergessen geht, hilft die Checkliste:
• Welche Aufgaben und Herausforderungen haben Sie im vergangenen Jahr bewältigt und welche Ergebnisse konnten Sie dabei erzielen?
• An welchen Stellen können Sie sich fachlich und persönlich noch weiterentwickeln? Was bräuchten Sie dazu an Unterstützung von Ihrem Vorgesetzten?
• Wohin wollen Sie sich im Unternehmen entwickeln? Welche Ihrer Stärken können Sie künftig noch besser für das Unternehmen einsetzen?
• Welche Ideen haben Sie für Ihre Abteilung oder das Unternehmen? Welche Projekte würden Sie gerne anstoßen?
Mitarbeitergespräche: Zehn Tipps für Arbeitnehmer
Legen Sie sich direkt vor und nach das Gespräch keine Termine, schon gar keine wichtigen. Bereiten Sie sich außerdem gründlich vor – im Optimalfall wie auf ein Vorstellungsgespräch.
Blicken Sie zurück auf die vergangenen zwölf Monate. Welche Aufgaben und Projekte haben Sie besonders gut gemeistert, was lief nicht so gut – und warum? Und: Wie können Sie es besser machen? Diese Fragen sollten Sie sich vor dem Gespräch beantworten. Notieren Sie sich die Antworten in Stichpunkten. Je besser Sie sich vorbereiten, umso souveräner treten Sie im Gespräch auf.
Im Gespräch wird Ihnen Ihr Vorgesetzter sagen, was Sie in den kommenden Monaten tun können. Nun sollten Sie dazu Ihre Meinung sagen. Halten Sie diese Ziele für realistisch? Falls Ihnen die Details nicht klar sind, haken Sie sofort nach. Das ist besser, als nach dem Gespräch ratlos zu sein.
Welche Projekte reizen Sie? Wie wollen Sie sich weiterbilden? Jede Führungskraft mag Mitarbeiter, die mitdenken. Überlegen Sie sich deshalb vorab eigene Ideen und sprechen Sie sie von sich aus an – bevor Ihr Chef Sie dazu auffordert. Natürlich sollten Sie gleichzeitig verdeutlichen, welche Rolle Sie dabei übernehmen.
Sie haben heikle Themen auf dem Herzen? Die gehören jetzt auf den Tisch. Wie so oft ist der Ton entscheidend. Kritik ist grundsätzlich in Ordnung, sie sollte aber konstruktiv erfolgen.
Wichtig: Das Mitarbeitergespräch ist keine Gehaltsverhandlung. Sie dürfen gerne um ihr Gehalt feilschen – bei einem separaten Termin. Tipp: Vereinbaren Sie den am Schluss des Jahresgesprächs.
Analysieren Sie die Unterredung direkt im Anschluss. Was lief gut, was schlecht? Machen Sie sich Notizen, sonst vergessen Sie wichtige Details – was Sie hinterher sicher bereuen.
Sie haben alle Punkte beachtet, sich gut vor- und sorgfältig nachbereitet? Trotzdem sind noch Fragen offen? Dann bitten Sie Ihren Chef um einen Termin für ein kurzes Nachgespräch.
Das Gesprächsprotokoll ist die Basis für Ihr nächstes Jahresgespräch. Lesen Sie sich die Details deshalb sorgsam durch. Falls Sie Details anders erinnern, sprechen Sie das direkt an.
Sie waren mit dem Gespräch zufrieden? Dann spricht alles für, genau das dem Chef mitzuteilen. Denn über positive Rückmeldung freut sich jeder, auch Führungskräfte.
Wichtig: Sachlich bleiben. Sowohl Lob als auch Kritik sind willkommen, Selbstbewusstsein ist angebracht, Tobsuchtsanfälle nicht. "Reden Sie Klartext, nur so können Sie einander ein- und wertschätzen", sagt auch Doris Mailänder, Geschäftsführerin der Hamburger Personalberatung TreuenFels. Ziel sei es schließlich, gemeinsam herauszufinden, was der Mitarbeiter gut kann und mag und wie er entsprechend eingesetzt werden kann.
