Wie Knigge auch im Alltag weiter hilft: Benimmregeln als Navigationsgerät

Der E-Mail-Knigge

Korrekte Signatur

Name, Firma, Position, Adresse und Telefonnummer sind ein absolutes Muss in der digitalen Signatur. So weiß der Empfänger stets mit wem er es zu tun hat und wie er ihn erreichen kann. Achten Sie darauf, dass Ihre Signatur auch mitgeschickt wird, wenn Sie auf Emails antworten oder die elektronische Post weiterleiten. Diese Einstellungen werden oftmals übersehen. Da eine berufliche Email seit 2007 als Geschäftsbrief gilt, müssen die erforderlichen Angaben des Unternehmens mitgesandt werden: Name der Firma, Handelsregisternummer, Rechtsform etc. Das passiert in den meisten Unternehmen automatisch.

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Keine Werbung

Vermeiden Sie es unbedingt in die Signatur Werbebotschaften einzubauen. Ein einfacher Link zu einem bestimmten Angebot ist erlaubt, mehrzeilige Werbesprüche lenken vom eigentlichen Inhalt ab und wirken oftmals unübersichtlich. Außerdem sollte die Signatur auch bei kurzen Emails im richtigen Größenverhältnis zum restlichen Text stehen.

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Individuelle Grußformeln  

Legen Sie auf keinen Fall eine bestimmte Abschiedsformel in der Signatur fest. So können Sie je nach Verhältnis zum Email-Empfänger variieren. „Mit freundlichen Grüßen“ ist zwar die Standardverabschiedung, sie wirkt allerdings schräg, wenn sie an jemanden gerichtet wird, den man besser kennt, zum Beispiel einen Kollegen oder einen langjährigen Kunden, zu dem man ein gutes Verhältnis hat. 

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Große Verteiler meiden

Jeder kennt es, jeden nervt es. Emails werden über einen Verteiler geschickt, obwohl nur ein oder zwei bestimmte Empfänger die Nachricht bekommen sollen. Machen Sie sich die Mühe und suchen Sie die persönlichen Email-Adressen raus. Die anderen auf der Verteilerliste sind sonst schnell genervt. Auch die Option „Allen antworten“ sollte nur genutzt werden, wenn Ihre Antwort wirklich für alle relevant ist.

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Postfach pflegen

Achten Sie darauf, dass Ihr digitales Postfach nicht überquillt. Ist nur noch wenig Platz im Posteingang, bekommen Geschäftspartner und Kollegen Fehlermeldungen, wenn sie versuchen Ihnen größere Anhänge zu schicken. Die Email kommt nicht an und der Absender hat mehr Arbeit, weil er Sie anrufen und auf das Problem hinweisen muss.

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Abwesenheitsnotiz überprüfen

Vor allem während der Sommerferien und an Weihnachten sind viele Büros nur notbesetzt. In diesen Zeiten ist es besonders wichtig, darauf zu achten, dass in der Abwesenheitsnotiz ein Ersatzansprechpartner angegeben wird, der während des kompletten Urlaubs als Vertretung erreichbar ist. Eine Abwesenheitsnotiz von der Vertretung mit Verweis auf deren Vertretung ist inakzeptable.

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Aussagekräftiger Betreff

Bei der täglichen Flut an Emails ist es wichtig den Überblick zu behalten. Hierbei helfen die Betreffzeilen. Emails ohne Betreff oder mit schwammiger Zeile wie „Frage“ oder „Pressemitteilung“ gehen unter oder werden spät beantwortet, weil der Inhalt nicht auf den ersten Blick erkennbar ist und damit auch nicht die Relevanz der Email.

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Doch wie verhalte ich mich nun richtig im privaten Umfeld? Dazu gibt es hunderte von Regeln, die von den Pflichten eines Gastgebers, über das Verhalten auf Hochzeiten bis zum richtigen Umgang mit neuen Bekannten erklären, was Sie dürfen und was nicht. Da den Überblick zu behalten fällt schwer. Deswegen raten die Experten einhellig zur Maxime der Feinfühligkeit. "Was du nicht willst, dass man dir tu', das füg' auch keinem anderen zu", beschreibt Freifrau von Korff ein altes Sprichwort als Grundregel für einen respektvollen Umgang miteinander. Graf von Hoyos ergänzt: "Mein Mantra in Sachen respektvollem Umgang miteinander ist ein souveränes und authentisches Auftreten. Außerdem sollten Sie das schon erwähnte Fingerspitzengefühl gegenüber der anderen Person nie vergessen und während des Gesprächs den ganzen Fokus auf ebendiese richten." So entstehe ein positives Gefühl und Vertrauen, da der andere sich wohl und ernst genommen fühle.

Er rät außerdem insbesondere Männern zu zwei Dingen. "Es ist wichtig, dass Sie als Mann stets einen gewissen Humor bewahren." Außerdem sei es bei Komplimenten wichtig, dass diese kreativ und ehrlich seien. "Nichts ist schlimmer als ein plattes Kompliment."  Daneben beobachtet Graf von Hoyos bei Männern immer häufiger eine Sache, die sich im Stilknigge und damit auch beim "Guten Benimm" verordnen lässt: "Wenn Sie als Mann einen Anzug tragen, achten Sie darauf dass er gut sitzt und die Manschetten des Hemds an den Ärmeln noch zwei Finger breit herausschauen." Geht es also um den modernen Knigge, sind kurze Hemden unterm Anzug tabu.

Elisabeth Bonneau fasst das passende Benehmen metaphorisch zusammen: "Benimmregeln sind wie eine Art Navigationsgerät das zeigt, in welche Richtung Sie fahren müssen. Im Detail und im Kleinen sollten Sie dann allerdings selbst die Augen offen halten und entscheiden, was richtig ist." Das gilt im Privaten wie auch im Beruflichen.

So sollten Bitte und Danke ins Standardrepertoire gehören, egal mit wem man zu tun hat. Ob Sie als Mann aber jedes Mal aufstehen, wenn die Dame zum Tisch kommt oder ihn verlässt - das sollten Sie je nach Situation entscheiden und vorher aufmerksam beobachten, was angemessen scheint.