Überleben im Büro

Die wichtigsten Methoden für das Selbstmanagement

Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen, sagen die einen. Zeitmanagement ist definitorischer Quatsch, sagen die anderen. Denn Zeit kann man nicht managen. Wer seine Zeit besser in den Griff bekommen will, braucht ein gutes Selbstmanagement. Einige Tipps.

  • Teilen per:
  • Teilen per:
Selbstmanagement Quelle: Digitalpress - Fotolia.com

Manchmal, wenn der Wind leise durch die Binsen pfeift, dann erzählt er den Leuten, die vorbeikommen, eine Geschichte, aus der dann irgendwann wie im griechischen Mythos eine Weisheit wird, weil es immer dieselbe Leier ist. Eine dieser Geschichten lautet etwa so: Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen.

Das jedenfalls verbreiten die einen, und das klingt schon ziemlich binsig. Zeitmanagement ist definitorischer Quatsch, sagen die anderen. Denn Zeit kann man nicht managen. Sie vergeht immer gleich schnell – unabhängig davon, was wir damit anstellen. Jeder Tag hat für jeden Menschen gleich viele Stunden, egal, ob man ihn managt oder nicht.

Wer seine Zeit und damit auch seinen Büroalltag besser in den Griff bekommen will, sollte sich deshalb weniger über Zeitmanagement Gedanken machen, dafür umso mehr über besseres Selbstmanagement. Denn genau darum geht es auch bei Ersterem: sich selbst besser zu organisieren, sich schon morgens einen Überblick zu verschaffen, seine Aufgaben zu planen, zu priorisieren und natürlich über den Tag motiviert zu bleiben – oder anders gesagt: Es geht darum, bessere Entscheidungen zu treffen.

Das allerdings ist harte Arbeit. Rund 20.000 Entscheidungen treffen wir täglich, die meisten davon binnen Sekunden. Das macht diese erstens nicht gerade leichter und zweitens tückisch. Insbesondere im Job geraten wir immer wieder in Situationen, in denen wir blitzschnell reagieren müssen. Denn dort stehen wir mit einer Wahrscheinlichkeit von etwa 60 Prozent unter Zeitdruck, hat einmal das Deutsche Institut für Wirtschaftsforschung in Berlin ermittelt. Keine guten Voraussetzungen. Wer viel entscheiden muss, büßt dabei einen Gutteil seiner geistigen Kapazitäten ein. Die Psychologin Kathleen Vohs hat das in einigen Experimenten untersucht und festgestellt, dass viele Entscheidungen die Anfälligkeit für Fehler erhöhen und müde machen. Bei einem ihrer Experimente wurden die Probanden etwa zum Shoppen in ein Einkaufszentrum geschickt. Dort trafen sie zweifellos eine Menge Konsumentscheidungen. Anschließend mussten sie einen Mathetest absolvieren. Dabei machten die Einkaufsbummler keine gute Figur, im Gegenteil: Ihre Lösungsbögen strotzten im Gegensatz zur Kontrollgruppe nur so von Fehlern. Egal also, ob man freiwillig oder unter Druck eine Wahl trifft, ob sie Spaß macht oder nicht – sie powert einen aus.

ABC-Methode

Seien Sie sich dieser Wirkungen also bewusst, wenn Sie Ihre Prioritäten setzen oder Ihren Tag planen. Nun gibt es inzwischen gefühlte 15 Meter Ratgeber zum Thema Zeitmanagement mit – mehr oder weniger – hilfreichen Tipps zur idealen Zeitgewinnung. Nicht wenige Autoren mutieren dabei zu Akronym-Akrobaten und Komponisten angeblich völlig neuer Managementtechniken. Ein paar Beispiele:

-   Die ABC-Methode etwa nimmt Rücksicht auf sogenannte Links- und Rechtshirner. Heißt: Bei manchen Menschen dominiert die linke Gehirnhälfte, sie mögen Zahlen, Fakten, Pläne, Systeme. Etwa 90 Prozent der Zeitmanagement-Bücher sind für sie gemacht. Für Rechtshirner, die dazu neigen chaotisch, kreativ, spontan zu sein, ist das aber nichts. Bei ihnen sträuben sich schon die Nackenhaare, wenn sie nur an Pläne oder feste Termine denken. Sie entscheiden lieber spontan und intuitiv. Einer Studie zufolge gehört nur eine Minderheit zu den Linkshirnern, dafür sind fast alle Kinder bis ins Teenageralter und rund 41 Prozent der Erwachsenen in Zentraleuropa eher Rechtshirner. Für sie gibt es die ABC-Methode: Sie steht dafür, anfallende Aufgaben lediglich nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen: A für sehr wichtig (sofort erledigen), B für weniger wichtig (später erledigen oder delegieren) und C für kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen). Ist also eine ziemlich simple Sache – ABC-Methode klingt aber besser.

Die Büro-Alltags-Bibel - Alle Regeln und Gesetze für den Job (DTV, ISBN 978-3-423-24762-7)

- Die Eisenhower-Methode ist vermutlich der Ursprung der ABC-Methode. Sie geht auf den amerikanischen General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück und erinnert im Kern an eine klassische Postkorbübung. Eisenhower empfahl damals, Aufgaben jeweils in zwei Kategorien zu unterteilen: Sind sie wichtig oder unwichtig, eilig oder nicht eilig? Um das Ganze etwas anschaulicher zu gestalten, empfahl er – wie in der Abbildung – ein Koordinatensystem für diese Kategorien anzulegen, in dem die Aufgaben später eingetragen werden – wenn schon nicht physisch, dann wenigstens gedanklich. Der Quadrant rechts unten ist eigentlich nichts weiter als ein Papierkorb. Diese Aufgaben kann man getrost vergessen: weder eilig noch wichtig. Eine Spalte darüber sieht das schon anders aus (unwichtig zwar, aber eilig). Diese Jobs sollten Sie delegieren. Aufgaben wiederum, die nicht eilig, aber wichtig sind (unten links), gehören in den Kalender eingetragen und Schritt für Schritt abgearbeitet. Bleiben noch die Obliegenheiten oben links: eilig und wichtig. Also sofort erledigen! Natürlich wäre es müßig, ein solches Koordinatensystem täglich anzulegen. Ziel ist deshalb, das Prinzip zu verinnerlichen, sodass sie es bald intuitiv anwenden können.

- Die ALPEN-Methode ist so eine Art Tagesplan und steht für: Aufgaben aufschreiben, Länge einschätzen, ufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen), Entscheidungen priorisieren und achkontrollieren (was man erreicht hat). Unerledigtes wird dann auf den nächsten Tag übertragen.

SMART-Methode

- Die SMART-Methode soll beim Formulieren von Zielen helfen und steht für: Ziele so pezifisch wie möglich beschreiben, sich dabei an messbaren Fakten orientieren, aktionsorientiert denken – heißt: so, dass man auch Lust hat, das umzusetzen und schließlich ebenso realistisch wie termingerecht zu planen, also etwa: Bis Ende des Jahres will ich zehn Prozent mehr verdienen.

Sie merken schon, bei all dem ist viel Wortgeklingel und Pseudo-Novität dabei. Die Methodik bleibt im Kern immer dieselbe: Überblick verschaffen, Aufgaben planen, priorisieren und in realistische Teilschritte zerlegen, die man tagsüber auch erreichen kann, damit man motiviert bleibt. Wer will, darf das gerne auch die ÜVAPPTEM-Methode nennen. Besser wird sie dadurch aber nicht.

© Handelsblatt GmbH – Alle Rechte vorbehalten. Nutzungsrechte erwerben?
Zur Startseite
-0%1%2%3%4%5%6%7%8%9%10%11%12%13%14%15%16%17%18%19%20%21%22%23%24%25%26%27%28%29%30%31%32%33%34%35%36%37%38%39%40%41%42%43%44%45%46%47%48%49%50%51%52%53%54%55%56%57%58%59%60%61%62%63%64%65%66%67%68%69%70%71%72%73%74%75%76%77%78%79%80%81%82%83%84%85%86%87%88%89%90%91%92%93%94%95%96%97%98%99%100%