Bürosoftware: Was uns bei der Arbeit die Zeit stiehlt

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Bürosoftware: Was uns bei der Arbeit die Zeit stiehlt

Es sind nicht nur Facebook und E-Mails, die uns am Arbeitsplatz ablenken. Selbst wer keine nervigen Mails beantwortet oder die Zeit im Internet totschlägt, vergeudet Zeit - und zwar mit handelsüblicher Bürosoftware.

Konferenzen, Telefonate, E-Mails, SMS –Angestellte werden ständig abgelenkt und verzetteln sich. Das schadet letztlich auch der Produktivität des Unternehmens. Doch selbst wenn die Mitarbeiter hoch konzentriert am Rechner sitzen und arbeiten, vertrödeln sie Arbeitszeit - und das ohne es zu merken. Eine repräsentative Umfrage der GfK im Auftrag des Softwareherstellers Made in Office GmbH zeigt nämlich, dass ein Großteil der Zeit, in der Angestellte mit Bürosoftware arbeiten, eingespart werden könnte.

Größter Zeitaufwand ist die Formatierung

"Unternehmen können ihre Produktivität in allen Bereichen, egal ob Finance, HR, Marketing, Vertrieb oder Management, um 25 Prozent steigern", heißt es in der Studie. Ein Großteil der täglichen Arbeit werde mit den klassischen Microsoft Office-Anwendungen erledigt. Im Schnitt 72 Prozent der Arbeitszeit verbringt der durchschnittliche Büromensch mit Powerpoint-Präsentationen, Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten. Das Problem: Die Aufgaben sind immer die gleichen. 35 Prozent der Zeit, während der die Befragten mit Office arbeiten, bestehen aus wiederkehrenden Tätigkeiten, heißt es in der Studie.

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Da wird formatiert, Tabellen gestaltet und die immer gleiche Bestellung an den Kaffeelieferanten geschrieben - mit wechselndem Datum versteht sich. Um beispielsweise eine Powerpoint-Präsentation zu erstellen, benötigt ein durchschnittlicher Office-Nutzer 38 Prozent der Gesamtzeit nur für die Formatierung. Dazu gehört die Formatierung von neu erstellten Folien, Tabellen und Diagrammen ebenso wie die Überführung von alten Folien in neue Designs. Ähnliches gilt auch für die Textverarbeitung und Tabellenkalkulation: auch hier beansprucht die Formatierung gut ein Drittel der Arbeitszeit. Bei E-Mail-Programmen sind die Zeitfresser hingegen in der Organisation zu finden: Für das Auffinden von E-Mails, das Aufräumen des Posteingangs und das mehrmalige Verfassen von wiederkehrenden Textbausteinen geht viel Zeit verloren.

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Wie groß das Einsparpotenzial in diesem Bereich tatsächlich ist, zeigt eine einfache Rechnung: 1.760 Stunden arbeitet im Schnitt ein Mitarbeiter pro Jahr. 1.267 Stunden arbeitet ein Mitarbeiter pro Jahr mit Office-Software. 443 Stunden lassen sich bei der Arbeit mit Office durch entsprechende Makros und Add-ins automatisieren. Die Powerpoint-Präsentation müsste beispielsweise nicht mehr von Hand formatiert werden. Diese 443 Stunden entsprächen einem Produktivitätsgewinn von 25 Prozent. Je nach Unternehmen liegt im täglichen Einsatz von Office-Software ein Optimierungspotenzial zwischen 20 und 50 Prozent.

Und der Aufwand lohnt sich noch nicht einmal immer: Pro Jahr erstellt allein ein Mitarbeiter durchschnittlich 240 Word-Dokumente, 180 Excel-Arbeitsmappen, 48 PowerPoint-Präsentationen und mehr als 7.000 E-Mails. Doch in 70 bis 87 Prozent der Fälle entsprechen die Dokumente nicht dem korrekten Corporate Design – obwohl die Mitarbeiter sehr viel Zeit mit der Formatierung verbringen.

Für Arbeitgeber gibt es zwei Ansatzpunkte das Problem zu lösen: Sie investieren in Software, die die klassische Bürosoftware optimiert und wo möglich automatisiert und schulen ihre Mitarbeiter im Umgang mit Microsoft Office. Die Studie zeigt nämlich auch: Ein Viertel der Befragten verfügt gerade einmal über Grundkenntnisse in den Office-Programmen, mit denen sie täglich mehrere Stunden arbeiten. Sogar knapp die Hälfte gibt an, wenig oder gar kein Training in der Anwendung von Office-Software zu erhalten.

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